檔案項目經(jīng)理制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理工作，提高檔案管理的規(guī)范化、科學化水平，確保檔案的完整性、準確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在公司生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各部門、各分支機構在檔案管理工作中涉及檔案項目經(jīng)理的相關活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.集中統(tǒng)一原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，明確檔案項目經(jīng)理的職責和權限，確保檔案管理工作的有序開展。3.全程管理原則：對檔案從形成、收集、整理、歸檔到保管、利用等全過程進行有效管理，確保檔案質(zhì)量。4.服務利用原則：以服務公司各項工作為宗旨，充分開發(fā)利用檔案資源，為公司發(fā)展提供有力支持。二、檔案項目經(jīng)理職責（一）項目策劃與規(guī)劃1.根據(jù)公司檔案管理的總體目標和要求，結合具體項目特點，制定檔案管理工作計劃和方案，明確項目各階段檔案管理的任務、目標和措施。2.參與項目前期調(diào)研和需求分析，了解項目業(yè)務流程和檔案形成規(guī)律，為檔案管理工作提供針對性的指導。（二）檔案收集與整理1.組織項目團隊成員按照檔案收集范圍和要求，及時、全面地收集項目各階段形成的各類文件材料，確保檔案的完整性。2.指導項目團隊成員對收集到的文件材料進行分類、編號、編目等整理工作，保證檔案整理的規(guī)范性和準確性。（三）檔案歸檔與保管1.負責對整理好的檔案進行審核，符合歸檔要求后及時移交公司檔案管理部門進行集中歸檔保管。移交時要辦理詳細的交接手續(xù)，明確雙方責任。2.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的存儲、保管工作，確保檔案存儲環(huán)境符合要求，防止檔案損壞、丟失和泄密。（四）檔案利用與服務1.建立健全檔案利用制度，根據(jù)公司內(nèi)部各部門的需求，及時提供檔案查閱、借閱等服務，確保檔案利用的高效性和安全性。2.對檔案利用情況進行統(tǒng)計和分析，了解檔案利用需求和趨勢，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（五）項目監(jiān)督與檢查1.定期對項目檔案管理工作進行自查，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取有效措施加以整改，確保項目檔案管理工作符合要求。2.配合公司檔案管理部門對項目檔案管理工作進行定期檢查和不定期抽查，對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題認真整改落實。（六）團隊建設與培訓1.負責項目檔案管理團隊的建設和管理，合理配置人員，明確各成員的職責分工，充分發(fā)揮團隊成員的積極性和主動性。2.組織開展檔案管理業(yè)務培訓，提高項目團隊成員的檔案管理業(yè)務水平和綜合素質(zhì)，確保檔案管理工作質(zhì)量。三、檔案項目管理流程（一）項目啟動階段1.檔案項目經(jīng)理接到項目任務后，與項目負責人溝通，了解項目基本情況和檔案管理需求，制定項目檔案管理工作初步計劃。2.組織項目團隊成員學習檔案管理相關法律法規(guī)、行業(yè)標準以及公司檔案管理制度，明確項目檔案管理的目標和要求。（二）項目實施階段1.檔案收集根據(jù)項目檔案收集范圍，制定詳細的檔案收集清單，分發(fā)給項目團隊成員。定期檢查項目團隊成員的檔案收集工作進展情況，督促及時收集各類文件材料。對項目過程中形成的重要文件材料，如合同、協(xié)議、技術文件等，進行重點跟蹤收集。2.檔案整理指導項目團隊成員按照檔案分類標準對收集到的文件材料進行分類，確保分類準確合理。對每份文件材料進行編號，編制文件目錄，建立文件索引，方便查找和利用。對項目文件材料中的電子文件，按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行整理和存儲，確保電子檔案的可讀性和可利用性。3.檔案審核檔案項目經(jīng)理對整理好的檔案進行全面審核，檢查文件材料的完整性、準確性、規(guī)范性。重點審核文件材料的內(nèi)容是否真實、手續(xù)是否齊全、簽字蓋章是否完備等。對審核中發(fā)現(xiàn)的問題，及時反饋給項目團隊成員進行整改，整改完成后再次進行審核，直至符合要求。（三）項目驗收階段1.在項目驗收前，檔案項目經(jīng)理組織對項目檔案進行預驗收，確保檔案整理工作已全部完成且符合驗收標準。2.配合項目驗收組對項目檔案進行驗收，提供檔案驗收所需的文件材料和說明。3.根據(jù)驗收意見，對項目檔案存在的問題進行整改，整改完成后將整改情況書面報告公司檔案管理部門。（四）項目歸檔階段1.項目檔案預驗收合格后，檔案項目經(jīng)理按照公司檔案移交規(guī)定，填寫檔案移交清單，將項目檔案及時移交公司檔案管理部門。2.與公司檔案管理部門辦理檔案交接手續(xù)，雙方在交接清單上簽字確認，明確檔案移交的數(shù)量、質(zhì)量和責任。四、檔案質(zhì)量控制（一）質(zhì)量標準1.檔案內(nèi)容應真實、準確、完整，與項目實際情況相符，能夠全面反映項目的全過程。2.檔案整理應符合國家有關檔案分類標準和公司檔案管理制度的要求，分類科學合理，編號規(guī)范統(tǒng)一，編目清晰準確。（二）質(zhì)量控制措施1.培訓教育：加強對項目團隊成員的檔案質(zhì)量意識培訓，使其熟悉檔案質(zhì)量標準和要求，提高檔案質(zhì)量意識。2.過程監(jiān)督：在項目檔案管理過程中，檔案項目經(jīng)理要加強對各個環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和糾正質(zhì)量問題。3.審核把關：嚴格執(zhí)行檔案審核制度，對檔案的內(nèi)容、整理質(zhì)量等進行認真審核，確保檔案質(zhì)量符合要求。4.整改落實：對審核中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問題，要明確整改責任人，限期整改落實，整改完成后進行復查，確保問題得到徹底解決。五、檔案安全管理（一）安全制度1.建立健全檔案安全管理制度，明確檔案存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全要求和操作規(guī)程。2.加強對檔案管理人員的安全保密教育，提高安全意識，防止檔案泄密事件的發(fā)生。（二）安全措施1.存儲環(huán)境：檔案存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案存儲安全。2.設備設施：配備必要的檔案安全防護設備設施，如消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設備、防盜報警裝置等，并定期進行檢查和維護，確保設備設施正常運行。3.電子檔案安全：加強對電子檔案的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密存儲、訪問控制等措施，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞和泄密。4.利用安全：嚴格執(zhí)行檔案利用審批制度，對檔案查閱、借閱等利用活動進行登記和跟蹤，確保檔案利用過程中的安全。六、檔案信息化建設（一）建設目標1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司各部門提供便捷的檔案信息服務。（二）建設內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對公司存量檔案和項目檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.系統(tǒng)開發(fā)：開發(fā)適合公司檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，具備檔案錄入、查詢、借閱、統(tǒng)計分析等功能。3.安全保障：建立檔案信息化安全保障體系，確保檔案信息在存儲、傳輸和利用過程中的安全。（三）實施步驟1.規(guī)劃設計階段：制定檔案信息化建設規(guī)劃，明確建設目標、任務和實施步驟，進行系統(tǒng)設計和方案論證。2.系統(tǒng)建設階段：按照規(guī)劃設計要求，組織開展檔案數(shù)字化工作和信息化管理系統(tǒng)開發(fā)建設工作。3.系統(tǒng)測試與上線階段：對開發(fā)完成的信息化管理系統(tǒng)進行測試，確保系統(tǒng)功能正常、運行穩(wěn)定。測試合格后，正式上線運行。4.運行維護階段：對檔案信息化管理系統(tǒng)進行日常運行維護，及時處理系統(tǒng)故障和問題，不斷優(yōu)化系統(tǒng)功能，提高系統(tǒng)運行效率。七、檔案績效考核（一）考核指標1.檔案收集完整性：考核項目檔案收集是否齊全，有無遺漏重要文件材料。2.檔案整理規(guī)范性：檢查檔案整理是否符合分類標準和編號、編目等要求。3.檔案歸檔及時性：考核檔案是否按照規(guī)定時間及時移交公司檔案管理部門。4.檔案利用服務滿意度：通過用戶反饋調(diào)查，了解公司內(nèi)部各部門對檔案利用服務的滿意度。5.檔案安全管理情況：檢查檔案存儲、保管、利用等環(huán)節(jié)的安全措施落實情況，有無發(fā)生檔案安全事故。（二）考核方式1.定期考核：每季度對檔案項目經(jīng)理的工作進行一次定期考核，考核結果作為績效獎金發(fā)放和崗位晉升的重要依據(jù)。2.不定期抽查：公司檔案管理部門不定期對項目檔案管理工作進行抽查，對發(fā)現(xiàn)的問題及時反饋給檔案項目經(jīng)理，并納入考核范圍。（三）考核結果應用1.績效獎金：根據(jù)考核結果，發(fā)放相應的績效獎金，激勵檔案項目經(jīng)理積極履行職責，提高檔案管理工作質(zhì)量。2.崗位晉升：考核結果優(yōu)秀的檔案項目經(jīng)理，在崗位晉升、評先評優(yōu)等方