檔案崗位制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的行為規(guī)范。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項活動的實際情況，嚴(yán)禁偽造、篡改檔案。3.完整性原則：全面收集公司在各項工作中形成的各種門類和載體的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案進(jìn)行保密管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理部門職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)置及人員配備公司設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案管理工作。檔案管理人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉公司業(yè)務(wù)，經(jīng)過培訓(xùn)后上崗。（二）檔案管理部門主要職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度并組織實施。2.負(fù)責(zé)公司各類檔案的收集、整理、分類、編號、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作。3.建立健全檔案保管制度，配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全保管。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，按照規(guī)定程序銷毀已到保管期限且無保存價值的檔案。5.開展檔案統(tǒng)計工作，及時準(zhǔn)確地反映檔案的收進(jìn)、移出、保管、利用等情況。6.積極開發(fā)檔案信息資源，為公司各項工作提供檔案查閱、借閱等服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理水平。8.對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。三、檔案分類及編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會、董事會、監(jiān)事會會議文件，公司規(guī)章制度，行政公文，工作計劃、總結(jié)，人事檔案，印章管理檔案等。2.財務(wù)會計類：包括會計憑證、賬簿、報表，財務(wù)審計報告，稅務(wù)資料，資金管理檔案等。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：包括市場調(diào)研報告，銷售合同、協(xié)議，采購合同、協(xié)議，客戶資料，招投標(biāo)文件，項目策劃書、可行性研究報告，業(yè)務(wù)統(tǒng)計報表等。4.生產(chǎn)技術(shù)類：包括產(chǎn)品研發(fā)資料，生產(chǎn)工藝文件，設(shè)備檔案，質(zhì)量檢驗報告，技術(shù)改造資料等。5.基本建設(shè)類：包括工程項目立項文件，設(shè)計圖紙，施工文件，竣工驗收文件等。6.聲像電子類：包括照片、錄音、錄像、光盤、電子文檔等。（二）檔案編號檔案編號采用“大類代碼+年度+流水號”的方式，具體如下：1.大類代碼：按照上述檔案分類，分別用一位大寫字母表示，如“A”代表行政管理類，“B”代表財務(wù)會計類，“C”代表業(yè)務(wù)經(jīng)營類，“D”代表生產(chǎn)技術(shù)類，“E”代表基本建設(shè)類，“F”代表聲像電子類。2.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“2023”。3.流水號：按照檔案形成的先后順序，用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，從“0001”開始編號。例如，一份2023年形成的行政管理類檔案，其編號為“A20230001”。四、檔案收集（一）收集范圍公司各部門應(yīng)按照檔案管理部門的要求，及時收集本部門在工作中形成的各類檔案，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。具體收集范圍如下：1.行政管理類：涵蓋公司各項行政管理活動中產(chǎn)生的文件、資料。2.財務(wù)會計類：包括會計核算、財務(wù)管理、審計監(jiān)督等方面的檔案。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類：涉及市場開拓、銷售、采購、客戶關(guān)系管理等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：有關(guān)產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、設(shè)備維護(hù)等技術(shù)領(lǐng)域的資料。5.基本建設(shè)類：工程項目從規(guī)劃到竣工全過程的相關(guān)文件。6.聲像電子類：記錄公司重要活動、會議、項目進(jìn)展等的照片、視頻、音頻及電子文檔。（二）收集要求1.及時性：各部門應(yīng)在檔案形成后及時整理并移交檔案管理部門，不得積壓。2.完整性：確保收集的檔案齊全完整，包括文件的正件、附件、底稿等。3.準(zhǔn)確性：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確，不得有虛假信息。（三）收集程序1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)收集本部門的檔案，定期進(jìn)行整理。2.整理后的檔案填寫《檔案移交清單》，一式兩份，一份由移交部門留存，一份隨檔案移交檔案管理部門。3.檔案管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、簽收，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件的種類、時間順序進(jìn)行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時間或問題進(jìn)行排列。2.財務(wù)會計類檔案：按照會計憑證、賬簿報表等類別分別整理，會計憑證按月裝訂成冊，賬簿按年度整理歸檔。3.業(yè)務(wù)經(jīng)營類檔案：根據(jù)業(yè)務(wù)類型和項目進(jìn)行分類，同一項目的文件按照文件形成時間順序排列。4.生產(chǎn)技術(shù)類檔案：按照產(chǎn)品、工藝、設(shè)備等類別進(jìn)行整理，相關(guān)技術(shù)文件配套存放。5.基本建設(shè)類檔案：按照工程項目階段進(jìn)行分類，如立項、設(shè)計、施工、竣工等，每個階段的文件按其內(nèi)在聯(lián)系排列。6.聲像電子類檔案：對照片、錄像等資料進(jìn)行分類編號，注明拍攝時間、地點、內(nèi)容等信息，電子文檔按照類別和時間進(jìn)行整理存儲。（三）整理要求1.分類準(zhǔn)確：嚴(yán)格按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類，不得混淆。2.編號規(guī)范：檔案編號應(yīng)清晰、準(zhǔn)確，便于查找和管理。3.裝訂整齊：紙質(zhì)檔案裝訂應(yīng)牢固、整齊，無掉頁、漏頁現(xiàn)象。4.編目詳細(xì)：編制檔案目錄，注明檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案：按照檔案類別和編號順序排列存放，便于查找和調(diào)閱。2.電子檔案：存儲在專用的服務(wù)器或存儲設(shè)備上，進(jìn)行分類備份，定期檢查數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.聲像檔案：照片、錄像帶等應(yīng)存放在專門的相冊、光盤盒等裝具中，并注明相關(guān)信息。（三）保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。具體劃分如下：1.永久保管：凡是反映公司主要職能活動和歷史面貌的，對公司有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，列為永久保管。2.長期保管：保管期限為16年至50年的檔案，主要是公司在一定時期內(nèi)具有重要價值的檔案。3.短期保管：保管期限為15年以下的檔案，是公司一般性業(yè)務(wù)活動中形成的檔案。（四）檔案清查檔案管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的安全和完整。清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、利用情況等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行處理，并做好記錄。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)根據(jù)檔案保管期限表，結(jié)合公司實際情況，對檔案進(jìn)行鑒定。鑒定時應(yīng)考慮檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值、是否涉及公司機密等因素。（三）鑒定程序1.檔案管理部門定期對到期檔案進(jìn)行清理，提出鑒定意見。2.檔案鑒定工作小組對檔案管理部門提出的鑒定意見進(jìn)行審核。3.對確定無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀。（四）銷毀方式檔案銷毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，紙質(zhì)檔案一般采用焚燒或粉碎等方式，電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除或格式化處理。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱公司檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)遵守本制度規(guī)定，不得擅自擴大利用范圍。（二）利用手續(xù)辦理1.查閱檔案：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。查閱檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。2.借閱檔案：借閱人填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，記錄查閱、借閱人的姓名、部門、查閱或借閱檔案的名稱、編號、時間、期限等信息，以便統(tǒng)計和查詢。九、檔案保密（一）保密措施1.檔案庫房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。3.對涉及公司機密的檔案，應(yīng)采取加密存儲、專人保管等