村檔案室制度牌一、總則（一）目的為加強村檔案室的規(guī)范化管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。本制度旨在規(guī)范村檔案室的各項工作流程，提高檔案管理水平，為村務(wù)決策、工作開展以及村民查詢提供可靠的信息支持，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標準制定。（二）適用范圍本制度適用于本村檔案室的所有檔案管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)，涉及本村黨組織建設(shè)、村委會工作、村民事務(wù)等各類檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映本村各項工作的實際情況，嚴禁偽造、篡改檔案信息。2.完整性原則：全面收集本村工作中形成的各類檔案，確保檔案資料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施保障檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。4.便利性原則：檔案管理工作應(yīng)便于檔案的查找、調(diào)閱和利用，提高工作效率，滿足村民合理需求。二、檔案管理人員職責（一）檔案管理員崗位設(shè)置與任職條件1.設(shè)立專職檔案管理員一名，負責村檔案室的日常管理工作。檔案管理員應(yīng)具備高中以上文化程度，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，具有較強的責任心和保密意識。2.檔案管理員應(yīng)經(jīng)過檔案管理專業(yè)培訓，取得相應(yīng)的崗位資格證書，方可上崗。（二）檔案管理員主要職責1.檔案收集與整理負責收集本村在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等不同載體的檔案材料，確保檔案收集的全面性和及時性。按照檔案分類標準，對收集到的檔案進行科學分類、編號、編目，編制檔案目錄索引，便于檔案的查找和利用。2.檔案保管負責檔案庫房的日常管理，保持庫房清潔、整齊、通風良好，確保檔案存放環(huán)境符合要求。對檔案進行妥善保管，定期檢查檔案的保管狀況，做好防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施解決。建立檔案保管賬目，詳細記錄檔案的收進、移出、保管等情況，做到賬物相符。3.檔案利用負責接待檔案查閱利用者，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，提供必要的檔案利用服務(wù)。根據(jù)利用者的需求，準確、迅速地查找和提供所需檔案，不得故意拖延或拒絕提供服務(wù)。對檔案利用情況進行登記，記錄利用者姓名、單位、利用目的、查閱內(nèi)容及利用時間等信息，做好檔案利用效果的跟蹤反饋工作。4.檔案信息化管理積極推進檔案信息化建設(shè)，將重要檔案資料進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和共享利用。負責檔案管理軟件的操作和維護，確保檔案信息系統(tǒng)的正常運行，及時備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失。5.檔案統(tǒng)計與鑒定定期對檔案的收進、移出、整理、利用等情況進行統(tǒng)計分析，向上級主管部門報送檔案統(tǒng)計報表，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見，經(jīng)村領(lǐng)導批準后，對確無保存價值的檔案進行銷毀處理，并做好銷毀記錄。6.檔案安全與保密嚴格遵守檔案安全保密制度，加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全保密意識，防止檔案信息泄露。對檔案庫房、檔案查閱場所等重點區(qū)域安裝必要的安全防范設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、防盜門窗等，確保檔案實體安全。對涉及本村機密、敏感信息的檔案，嚴格限制查閱范圍，并要求查閱者履行保密承諾，防止信息擴散。三、檔案收集（一）收集范圍1.黨群工作類：本村黨組織建設(shè)、黨員管理、黨群活動等方面形成的文件、記錄、報表等檔案材料。2.行政管理類：村委會工作計劃、總結(jié)、會議記錄、決議、通知、報告、合同協(xié)議、人事檔案等。3.經(jīng)濟發(fā)展類：本村產(chǎn)業(yè)規(guī)劃、經(jīng)濟統(tǒng)計報表、項目申報與實施資料、財務(wù)收支賬目、審計報告等。4.社會事務(wù)類：村民戶籍管理、社會保障、民政救助、計劃生育、土地管理、環(huán)境衛(wèi)生等方面的檔案。5.文化教育類：本村文化活動記錄、教育事業(yè)發(fā)展資料、村民文化生活相關(guān)材料等。6.其他類：本村獲得的榮譽證書、上級領(lǐng)導調(diào)研考察資料、與本村發(fā)展相關(guān)的重要文件及資料等。（二）收集要求1.各部門、各崗位工作人員應(yīng)及時將工作中形成的檔案材料整理齊全，定期移交檔案管理員。移交時，應(yīng)填寫檔案移交清單，注明檔案名稱、數(shù)量、形成時間等信息。2.檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范，簽字蓋章手續(xù)完備。對于不符合要求的檔案材料，應(yīng)及時補充或修正。3.對具有保存價值的電子文件，應(yīng)同時收集其紙質(zhì)版本，并確保電子文件與紙質(zhì)文件內(nèi)容一致。電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲，便于長期保存和查閱利用。四、檔案整理（一）分類標準1.年度分類法：將檔案按形成年度進行分類，同一年度的檔案集中排列在一起。2.機構(gòu)（問題）分類法：根據(jù)檔案內(nèi)容所涉及的機構(gòu)或問題，將檔案分為黨群工作、行政管理、經(jīng)濟發(fā)展、社會事務(wù)、文化教育等類別。3.保管期限分類法：按照檔案的保存價值，將檔案分為永久、長期（1650年）、短期（15年以下）三種保管期限。（二）整理步驟1.裝訂：對紙張規(guī)格不一致、破損或折疊的檔案材料進行修整、裱糊，去除金屬物，采用線裝或膠裝等方式進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。2.編頁號：在檔案每一頁的正面右上角或背面左上角編寫頁號，以固定檔案順序，便于查閱和統(tǒng)計。3.編目：編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、檔號、頁數(shù)、備注等內(nèi)容。案卷題名應(yīng)準確概括檔案內(nèi)容，簡潔明了。4.裝盒：將整理好的檔案按照分類順序裝入檔案盒，并在檔案盒封面和脊背填寫相關(guān)信息，如全宗號、年度、保管期限、機構(gòu)（問題）、起止件號、盒號等，便于檔案的存放和查找。五、檔案保管（一）庫房建設(shè)與設(shè)施配備1.村檔案室應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房面積應(yīng)滿足本村檔案存儲需求。庫房應(yīng)具備良好的通風、防潮、防蟲、防火、防盜、防光、防塵等條件。2.庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案裝具，如檔案架、檔案柜等，檔案架（柜）應(yīng)堅固耐用，排列整齊，便于檔案的存放和管理。3.安裝防火、防盜報警裝置，配備滅火器材，如滅火器、消防栓等，并定期進行檢查和維護，確保其性能良好。4.庫房內(nèi)設(shè)置溫濕度計，配備空調(diào)、除濕機等設(shè)備，將庫房溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放與排列1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，不同類別、不同保管期限的檔案分別存放，便于查找和管理。2.同一類別的檔案按照年度順序排列，同一年度的檔案按照保管期限長短依次排列，保管期限相同的檔案按照檔號順序排列。3.檔案盒應(yīng)在檔案架（柜）上有序排列，按照從上到下、從左到右的順序編號，便于標識和查找。（三）庫房管理1.檔案庫房應(yīng)專人負責，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入庫房。檔案管理人員進入庫房時，應(yīng)隨手關(guān)門，嚴禁在庫房內(nèi)吸煙、用火和存放易燃、易爆物品。2.定期對庫房進行清潔衛(wèi)生打掃，保持庫房整潔干凈。對檔案裝具進行定期檢查，發(fā)現(xiàn)損壞及時維修或更換。3.做好庫房溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化情況及時采取調(diào)節(jié)措施。每年對檔案進行全面檢查，檢查檔案的保管狀況、有無霉變、蟲蛀等現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案利用（一）利用范圍1.本村工作人員因工作需要查閱檔案，用于村務(wù)決策、工作參考、項目申報、財務(wù)審計等。2.村民因個人事務(wù)需要查閱與自身相關(guān)的檔案，如戶籍信息、土地承包合同、婚姻登記記錄等。3.外單位因工作需要查閱本村檔案，須經(jīng)本村同意，并按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.本村工作人員查閱檔案：填寫檔案查閱申請表，并經(jīng)所在部門負責人簽字批準后，到檔案管理員處查閱。檔案管理員應(yīng)根據(jù)申請表提供相應(yīng)的檔案，并做好查閱登記。2.村民查閱檔案：村民需持有效身份證件，填寫檔案查閱申請表，說明查閱目的和內(nèi)容，經(jīng)村檔案室負責人審核同意后，方可查閱。查閱時，檔案管理員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱完畢后及時歸還檔案。3.外單位查閱檔案：外單位查閱檔案，須提前向本村提交查閱申請函，注明查閱單位名稱、查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)本村領(lǐng)導批準后，辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，外單位人員應(yīng)遵守本村檔案管理制度，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照檔案內(nèi)容。如需摘抄、復(fù)制、拍照，須另行提出申請，經(jīng)批準后方可進行，并注明用途。（三）利用登記檔案管理員應(yīng)對檔案利用情況進行詳細登記，登記內(nèi)容包括利用者姓名、單位、利用目的、查閱檔案名稱、查閱日期、歸還日期等信息。利用登記冊應(yīng)妥善保管，以備查閱和統(tǒng)計分析。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標逐步實現(xiàn)村檔案室檔案管理的信息化，建立涵蓋本村各類檔案信息的數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索、在線查閱、遠程利用和數(shù)據(jù)共享，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）數(shù)字化檔案采集1.制定數(shù)字化檔案采集計劃，按照檔案整理分類方案，對重要檔案進行數(shù)字化處理。數(shù)字化檔案應(yīng)保持原檔案內(nèi)容的真實性和完整性，圖像清晰、文字準確。2.采用專業(yè)的檔案數(shù)字化設(shè)備和軟件進行檔案掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于200dpi，存儲格式為通用的PDF或TIFF格式。對掃描后的圖像進行圖像處理，去除黑邊、歪斜、模糊等問題，確保圖像質(zhì)量。3.對數(shù)字化檔案進行命名和分類存儲，命名規(guī)則應(yīng)遵循唯一性、規(guī)范性和可讀性原則，便于識別和查找。分類存儲應(yīng)與紙質(zhì)檔案分類體系相對應(yīng)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)電子檔案的有效管理。（三）檔案信息系統(tǒng)管理1.使用專業(yè)的檔案管理軟件建立村檔案室檔案信息系統(tǒng)，將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的集中存儲和管理。2.在檔案信息系統(tǒng)中設(shè)置權(quán)限管理功能，根據(jù)不同人員的工作職責和查閱需求，分配相應(yīng)的系統(tǒng)操作權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。3.利用檔案信息系統(tǒng)的檢索功能，實現(xiàn)對檔案的快速查詢和定位。系統(tǒng)應(yīng)支持多種檢索方式，如按關(guān)鍵詞、題名、年度、保管期限等進行檢索，提高檔案利用效率。4.定期對檔案信息系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。備份檔案數(shù)據(jù)，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。八、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計1.檔案管理員應(yīng)定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表。統(tǒng)計報表應(yīng)內(nèi)容準確、數(shù)據(jù)真實，報送及時。2.統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案數(shù)量、種類、保管期限、利用人次、利用檔案卷（件）數(shù)等。通過統(tǒng)計分析，掌握檔案管理工作動態(tài)，為檔案管理決策提供依據(jù)。3.建立檔案統(tǒng)計臺賬，詳細記錄檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)，便于查詢和核對。統(tǒng)計臺賬應(yīng)妥善保管，保存期限與檔案保管期限相同。（二）檔案鑒定1.成立檔案鑒定小組，由村領(lǐng)導、檔案管理員及相關(guān)部門負責人組成。檔案鑒定小組負責定期對到期檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。2.檔案鑒定小組應(yīng)根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和檔案保管期限表，結(jié)合本村實際情況，對到期檔案進行全面審查。審查內(nèi)容包括檔案的內(nèi)容價值、歷史意義、現(xiàn)實利用需求等。3.對確無保存價值的檔案，填寫檔案銷毀清單，經(jīng)村領(lǐng)導批準后，予以銷毀。銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清單上簽字確認。4.對仍有保存價值但保管期限已滿的檔