檔案制度上墻要求一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本檔案制度上墻要求。（二）適用范圍本要求適用于公司各部門及全體員工。（三）檔案定義本制度所指檔案是公司在各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司各項(xiàng)工作活動(dòng)的實(shí)際情況。3.完整性原則：保證檔案的齊全、完整，不遺漏重要信息。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，行政會(huì)議紀(jì)要，工作計(jì)劃與總結(jié)，規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工入職、離職、調(diào)動(dòng)、考核、培訓(xùn)等相關(guān)資料，勞動(dòng)合同，薪酬福利文件等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表，審計(jì)報(bào)告，稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)類型分類，如銷售合同、采購訂單、項(xiàng)目文檔等。5.技術(shù)檔案：產(chǎn)品研發(fā)資料，工藝文件，技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，設(shè)備檔案等。6.聲像檔案：照片、錄音、錄像等反映公司重要活動(dòng)和工作場(chǎng)景的資料。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用層級(jí)編碼方式，一級(jí)代碼表示檔案類別，二級(jí)代碼表示該類別下的具體檔案細(xì)分，三級(jí)代碼為流水號(hào)。2.例如：行政檔案用“XZ”表示，其中行政會(huì)議紀(jì)要用“XZ01”表示，某次行政會(huì)議紀(jì)要的編號(hào)為“XZ01001”。3.編號(hào)應(yīng)具有唯一性，便于檔案的識(shí)別和查找。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，及時(shí)將本部門工作活動(dòng)中形成的檔案材料收集齊全。2.對(duì)于重要文件、合同等，應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)提交至綜合管理部門。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)督促其將個(gè)人保管的檔案材料移交至綜合管理部門。（二）整理要求1.綜合管理部門收到檔案材料后，應(yīng)按照分類和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括檔案名稱、編號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.去除檔案材料中的金屬物，破損或褪色的文件應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.按照一定順序排列檔案，便于查閱和存放。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和歷史價(jià)值，確定不同檔案的保管期限，分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）。2.具體保管期限劃分如下：永久保管：公司章程、股東會(huì)議記錄、年度財(cái)務(wù)報(bào)告等。長期保管：重要合同、項(xiàng)目文檔、員工晉升記錄等。短期保管：一般性文件、臨時(shí)性通知等。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.檔案應(yīng)按照類別和編號(hào)順序存放于檔案柜中，標(biāo)識(shí)清晰。2.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用服務(wù)器，并定期進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。五、檔案查閱與借閱（一）查閱流程1.內(nèi)部人員查閱檔案，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號(hào)等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至綜合管理部門。3.綜合管理部門檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)，提供相應(yīng)檔案，并在《檔案查閱登記表》上記錄查閱時(shí)間、查閱人等信息。4.查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并登記復(fù)印或摘錄內(nèi)容。（二）借閱流程1.因工作需要借閱檔案的，借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱用途和歸還時(shí)間。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。3.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、圈劃、污損。5.檔案歸還時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無誤后在《檔案借閱登記表》上注銷登記。（三）特殊檔案查閱與借閱涉及公司機(jī)密或重要商業(yè)秘密的檔案，查閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，經(jīng)公司高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可進(jìn)行，并采取必要的保密措施。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對(duì)已到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用情況，提出鑒定意見，確定檔案的存毀。（二）銷毀1.對(duì)確定銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊(cè)》，注明檔案名稱、編號(hào)、日期、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊(cè)》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷毀。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享和利用。（二）檔案數(shù)字化1.對(duì)重要檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。（三）電子檔案管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和安全管理。2.采用先進(jìn)的電子檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的分類檢索、權(quán)限控制、備份恢復(fù)等功能。3.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保電子檔案的完整性和可用性。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部門定期對(duì)各部門檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括檔案收集、整理、保管、查閱、借閱等環(huán)節(jié)。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見，督促相關(guān)部門限期整改。（二）考核機(jī)制1.將檔案管理工作納入公司績效考核體系，對(duì)檔案管理工作成績突出的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案管理不善，導(dǎo)致檔案丟失、損壞或泄露的部門和個(gè)人，