醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案管理，規(guī)范會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、保管、利用和銷毀等工作，保證會(huì)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、可用、安全，根據(jù)《中華人民共和國會(huì)計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本醫(yī)院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于醫(yī)院各科室及所屬單位的會(huì)計(jì)檔案管理工作。（三）定義與原則1.定義會(huì)計(jì)檔案是指醫(yī)院在進(jìn)行會(huì)計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映醫(yī)院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價(jià)值的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。2.原則會(huì)計(jì)檔案管理應(yīng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，確保會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴(yán)防毀損、散失和泄密。二、會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容（一）會(huì)計(jì)憑證1.原始憑證，包括發(fā)票、收據(jù)、報(bào)銷單、借款單等，是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)取得或填制的，用以記錄和證明經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生或完成情況的原始書面證明。2.記賬憑證，是根據(jù)審核無誤的原始憑證編制的，用以確定會(huì)計(jì)分錄，作為登記賬簿直接依據(jù)的會(huì)計(jì)憑證。（二）會(huì)計(jì)賬簿1.總賬，是根據(jù)會(huì)計(jì)科目開設(shè)的賬簿，用于分類登記單位的全部經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益、收入、費(fèi)用、利潤等總括核算的資料。2.明細(xì)賬，是根據(jù)總賬科目所屬的明細(xì)科目設(shè)置的，用于分類登記某一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，提供有關(guān)明細(xì)核算資料。3.日記賬，包括現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，是按照經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)間先后順序，逐日逐筆進(jìn)行登記的賬簿。4.其他輔助性賬簿，如固定資產(chǎn)卡片、低值易耗品臺(tái)賬等，是對某些特定經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行補(bǔ)充登記的賬簿。（三）財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告1.月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，反映醫(yī)院一個(gè)月財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營成果的書面文件，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。2.季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，在月度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告基礎(chǔ)上，對一個(gè)季度財(cái)務(wù)情況的綜合反映。3.年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，全面反映醫(yī)院年度財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營成果和現(xiàn)金流量等情況的書面文件，包括資產(chǎn)負(fù)債表、利潤表、現(xiàn)金流量表、所有者權(quán)益變動(dòng)表及附注等。（四）其他會(huì)計(jì)資料1.銀行存款余額調(diào)節(jié)表，是在銀行對賬單余額與企業(yè)賬面存款余額的基礎(chǔ)上，各自加上對方已收本單位未收賬項(xiàng)數(shù)額，減去對方已付本單位未付賬項(xiàng)數(shù)額，以調(diào)整雙方余額使其一致的一種調(diào)節(jié)方法的書面記錄。2.銀行對賬單，是銀行和企業(yè)核對賬務(wù)的聯(lián)系單，也是證實(shí)企業(yè)業(yè)務(wù)往來的記錄，也可以作為企業(yè)資金流動(dòng)的依據(jù)。3.納稅申報(bào)表，記錄醫(yī)院應(yīng)納稅額計(jì)算、申報(bào)繳納等情況的表格。4.會(huì)計(jì)檔案移交清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案從一個(gè)部門或崗位移交至另一個(gè)部門或崗位時(shí)詳細(xì)情況的清單。5.會(huì)計(jì)檔案保管清冊，詳細(xì)記錄醫(yī)院會(huì)計(jì)檔案種類、數(shù)量、保管期限、存放地點(diǎn)等信息的清單。6.會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，記錄會(huì)計(jì)檔案銷毀過程中相關(guān)信息的清單，包括銷毀檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。7.其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料、經(jīng)濟(jì)合同等。三、會(huì)計(jì)檔案的管理部門與職責(zé)（一）檔案管理部門醫(yī)院應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)全院會(huì)計(jì)檔案管理工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督和具體實(shí)施。檔案管理部門應(yīng)配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的日常收集、整理、保管、查閱等工作。（二）財(cái)務(wù)部門財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的形成、整理和移交工作。財(cái)務(wù)人員應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地記錄經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，編制會(huì)計(jì)憑證、賬簿和財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將整理好的會(huì)計(jì)檔案移交檔案管理部門。同時(shí)，財(cái)務(wù)部門應(yīng)協(xié)助檔案管理部門做好會(huì)計(jì)檔案查閱、利用等工作。（三）其他部門醫(yī)院內(nèi)部其他涉及會(huì)計(jì)檔案形成或使用的部門，如審計(jì)部門、信息部門等，應(yīng)配合檔案管理部門和財(cái)務(wù)部門做好會(huì)計(jì)檔案管理相關(guān)工作。審計(jì)部門在審計(jì)工作中涉及查閱會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)；信息部門應(yīng)保障會(huì)計(jì)檔案電子數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)和有效利用，配合做好電子會(huì)計(jì)檔案的管理工作。四、會(huì)計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期收集會(huì)計(jì)檔案，確保會(huì)計(jì)資料的完整性和連續(xù)性。每月終了后，應(yīng)及時(shí)將本月形成的會(huì)計(jì)憑證、賬簿等資料整理完畢；年度終了后，應(yīng)將全年的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告及其他會(huì)計(jì)資料收集齊全。2.收集的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、篡改。原始憑證應(yīng)具備合法有效的憑證要素，記賬憑證應(yīng)編制規(guī)范、摘要清晰、附件齊全。（二）整理方法1.會(huì)計(jì)憑證整理拆除憑證上的金屬物，對大的張頁或附件要折疊成同記賬憑證大小，且要避開裝訂線，以便翻閱保持?jǐn)?shù)字完整。按憑證編號(hào)順序排列，檢查憑證日期、編號(hào)、摘要、金額及所附原始憑證張數(shù)是否齊全，確保準(zhǔn)確無誤。將整理好的記賬憑證連同所附原始憑證，加具封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加封，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在憑證封面上注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起訖日期、起訖號(hào)碼、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)，并由會(huì)計(jì)主管人員和保管人員簽章。2.會(huì)計(jì)賬簿整理檢查賬簿扉頁上的“賬簿啟用和經(jīng)管人員一覽表”填寫是否齊全、準(zhǔn)確，包括單位名稱、賬簿名稱、啟用日期、賬簿頁數(shù)、記賬人員和會(huì)計(jì)主管人員姓名，并加蓋名章和單位公章。按賬簿編號(hào)順序整理，對于活頁式賬簿應(yīng)抽出空白頁，撤掉賬夾，用結(jié)實(shí)的紙張加上封面、封底，裝訂成冊，并在裝訂處加封，由裝訂人員在封簽處簽名或蓋章。在賬簿封面上注明單位名稱、賬簿名稱、所屬年度、賬簿編號(hào)等信息。3.財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告整理按月度、季度、年度分別整理財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，檢查報(bào)告內(nèi)容是否完整，各項(xiàng)數(shù)據(jù)是否準(zhǔn)確。將財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告按順序排列，加具封面，封面應(yīng)注明單位名稱、年度、月份、季度、報(bào)告名稱等信息，并由單位負(fù)責(zé)人、主管會(huì)計(jì)工作負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人（會(huì)計(jì)主管人員）簽名并蓋章。對于一式多份的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告，應(yīng)在每份報(bào)告上加蓋單位公章，并注明“正本”“副本”字樣。4.其他會(huì)計(jì)資料整理銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表等應(yīng)按時(shí)間順序整理，每類資料應(yīng)單獨(dú)成冊，并加具封面，注明資料名稱、所屬期間、單位名稱等信息。會(huì)計(jì)檔案移交清冊、保管清冊、銷毀清冊等應(yīng)按照規(guī)定格式填寫，確保內(nèi)容準(zhǔn)確、完整。其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料，如財(cái)務(wù)分析報(bào)告、財(cái)務(wù)預(yù)算資料、經(jīng)濟(jì)合同等，應(yīng)根據(jù)資料性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類整理，每類資料應(yīng)編制目錄，注明資料名稱、日期、編號(hào)等信息，并裝訂成冊或裝盒保管。五、會(huì)計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會(huì)計(jì)憑證保管期限為30年。2.會(huì)計(jì)賬簿中總賬、明細(xì)賬、日記賬等保管期限為30年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3.月度、季度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為10年；年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告保管期限為永久。4.其他會(huì)計(jì)資料中，銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報(bào)表保管期限為10年；會(huì)計(jì)檔案移交清冊保管期限為30年；會(huì)計(jì)檔案保管清冊、銷毀清冊保管期限為永久。（二）保管地點(diǎn)1.醫(yī)院應(yīng)設(shè)置專門的會(huì)計(jì)檔案庫房，用于存放紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，保持清潔、干燥、通風(fēng)良好。2.對于電子會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)存儲(chǔ)在符合安全要求的電子存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防數(shù)據(jù)丟失。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全監(jiān)控機(jī)制，確保數(shù)據(jù)安全。（三）保管要求1.紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)分類存放，并按照保管期限和檔案類別進(jìn)行編號(hào)，便于查找和管理。檔案管理人員應(yīng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。2.電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和存儲(chǔ)方式進(jìn)行保存，確保電子數(shù)據(jù)的可讀性和完整性。同時(shí)，應(yīng)建立電子會(huì)計(jì)檔案的索引目錄，方便快速檢索和查閱。3.會(huì)計(jì)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保管制度，不得擅自出借、銷毀會(huì)計(jì)檔案。如因工作需要查閱會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理查閱手續(xù)。4.對保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時(shí)為止。單獨(dú)抽出立卷的會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊和會(huì)計(jì)檔案保管清冊中列明。六、會(huì)計(jì)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.醫(yī)院內(nèi)部人員查閱會(huì)計(jì)檔案，需經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并填寫查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。查閱申請表應(yīng)提交檔案管理部門備案。2.外部單位查閱會(huì)計(jì)檔案，如審計(jì)機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)關(guān)等依照法律法規(guī)和有關(guān)規(guī)定進(jìn)行查閱的，需持有單位介紹信，并經(jīng)醫(yī)院財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。查閱申請表應(yīng)詳細(xì)記錄查閱單位名稱、查閱人員姓名、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)查閱會(huì)計(jì)檔案，不得擅自將會(huì)計(jì)檔案帶出指定地點(diǎn)。2.檔案管理人員應(yīng)按照查閱申請表的內(nèi)容，提供相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。查閱人員不得在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，更不得抽換。3.如需復(fù)印或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并由檔案管理人員負(fù)責(zé)辦理復(fù)印或復(fù)制手續(xù)。復(fù)印或復(fù)制的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)加蓋醫(yī)院公章，并注明用途。（三）利用限制1.查閱會(huì)計(jì)檔案應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的目的和范圍進(jìn)行，不得用于其他非相關(guān)用途。2.涉及醫(yī)院商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的會(huì)計(jì)檔案，未經(jīng)醫(yī)院批準(zhǔn)，不得對外提供查閱或利用。七、會(huì)計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，除本制度第五條第三款規(guī)定的情形外，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.對于保管期限未滿但已失去保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案，經(jīng)醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同鑒定，確無保存必要的，可以銷毀。（二）銷毀程序1.由醫(yī)院財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門共同提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容。2.醫(yī)院負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽署意見。3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由檔案管理部門、財(cái)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊所列內(nèi)容清點(diǎn)核對所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊上簽名或蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告醫(yī)院負(fù)責(zé)人。（三）特殊情況處理1.對于電子會(huì)計(jì)檔案的銷毀，應(yīng)在確保電子數(shù)