鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案歸檔制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)各部門、所屬事業(yè)單位及各村（居）委會(huì)在工作中形成的各類檔案的歸檔管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)綜合檔案室負(fù)責(zé)對(duì)各類檔案進(jìn)行集中收集、整理、保管和利用。2.真實(shí)完整原則歸檔的檔案必須真實(shí)反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容完整、準(zhǔn)確，不得遺漏、篡改。3.分類科學(xué)原則按照檔案的形成領(lǐng)域、內(nèi)容性質(zhì)等進(jìn)行科學(xué)分類，便于檔案的整理、保管和查找利用。4.便于利用原則檔案管理應(yīng)充分考慮利用需求，簡化手續(xù)，提高效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作人員和社會(huì)公眾提供便捷的檔案查閱服務(wù)。二、檔案歸檔范圍（一）黨群工作類1.黨組織建設(shè)文件，包括黨委會(huì)議記錄、黨支部工作資料等。2.黨員管理文件，如黨員名冊(cè)、入黨申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正材料等。3.宣傳工作文件，如宣傳報(bào)道稿件、活動(dòng)方案等。4.統(tǒng)戰(zhàn)工作文件，包括統(tǒng)戰(zhàn)對(duì)象信息、統(tǒng)戰(zhàn)活動(dòng)記錄等。（二）行政管理類1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等綜合性文件。2.會(huì)議文件，如鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府會(huì)議紀(jì)要、專題會(huì)議文件等。3.人事管理文件，包括干部任免文件、人員調(diào)動(dòng)手續(xù)、工資福利資料等。4.財(cái)務(wù)管理文件，如財(cái)務(wù)預(yù)算、決算報(bào)告、會(huì)計(jì)憑證、審計(jì)報(bào)告等。5.后勤管理文件，如辦公用品采購記錄、車輛管理資料等。（三）社會(huì)事務(wù)管理類1.民政工作文件，包括低保、五保、優(yōu)撫對(duì)象信息及相關(guān)審批文件等。2.計(jì)劃生育工作文件，如人口出生登記、節(jié)育措施落實(shí)情況等資料。3.教育工作文件，如學(xué)校建設(shè)規(guī)劃、教育資助申請(qǐng)及審批材料等。4.醫(yī)療衛(wèi)生工作文件，包括衛(wèi)生院工作記錄、公共衛(wèi)生服務(wù)資料等。5.文化體育工作文件，如文化活動(dòng)方案、體育賽事資料等。（四）經(jīng)濟(jì)發(fā)展類1.農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作文件，如農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)發(fā)展規(guī)劃、農(nóng)村土地流轉(zhuǎn)資料等。2.工業(yè)和信息化工作文件，包括企業(yè)扶持政策文件、工業(yè)項(xiàng)目建設(shè)資料等。3.招商引資工作文件，如招商項(xiàng)目洽談?dòng)涗洺晒?、投資協(xié)議等。4.統(tǒng)計(jì)工作文件，如各類統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告等。（五）安全生產(chǎn)與應(yīng)急管理類1.安全生產(chǎn)工作文件，包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、檢查記錄、隱患排查治理資料等。2.應(yīng)急管理工作文件，如應(yīng)急預(yù)案、應(yīng)急演練記錄、突發(fā)事件處置報(bào)告等。（六）村鎮(zhèn)建設(shè)與管理類1.村鎮(zhèn)規(guī)劃文件，如總體規(guī)劃、詳細(xì)規(guī)劃等。2.農(nóng)村基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)文件，包括道路、橋梁、水利設(shè)施建設(shè)資料等。3.環(huán)境衛(wèi)生管理文件，如垃圾處理方案、環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄等。（七）其他類1.上級(jí)機(jī)關(guān)下發(fā)的與鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作相關(guān)的各類文件、通知、指示等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)與其他單位簽訂的合同、協(xié)議等文件。3.具有保存價(jià)值的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌等實(shí)物檔案。三、檔案歸檔要求（一）文件材料齊全完整各部門、各村（居）委會(huì)應(yīng)確保歸檔文件材料齊全，能夠全面反映工作過程和結(jié)果。對(duì)于重要文件的定稿、修改稿、附件等應(yīng)一并歸檔。（二）文件材料真實(shí)準(zhǔn)確歸檔的文件材料必須是真實(shí)發(fā)生的，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。嚴(yán)禁虛假文件或篡改文件內(nèi)容進(jìn)入檔案。（三）文件材料格式規(guī)范1.紙質(zhì)文件應(yīng)使用A4紙張打印或書寫，字跡清晰、工整，簽字蓋章齊全。2.電子文件應(yīng)采用通用格式，如PDF、DOC、XLS等，并確保內(nèi)容完整可讀。文件命名應(yīng)規(guī)范，體現(xiàn)文件主題、時(shí)間等關(guān)鍵信息。（四）文件材料分類清晰按照本制度規(guī)定的檔案歸檔范圍進(jìn)行分類，同一類別的文件應(yīng)集中整理，不同類別之間界限分明。（五）文件材料裝訂整齊紙質(zhì)文件應(yīng)左側(cè)裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，不掉頁、不缺頁。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其符合A4紙張大小。四、檔案歸檔流程（一）收集1.各部門、各村（居）委會(huì)應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，定期將本部門、本轄區(qū)內(nèi)形成的文件材料進(jìn)行收集整理。2.對(duì)于重要會(huì)議、重大活動(dòng)等形成的文件材料，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)收集，確保文件的完整性。3.涉及多個(gè)部門的聯(lián)合工作文件，由牽頭部門負(fù)責(zé)收集匯總后交綜合檔案室歸檔。（二）整理1.綜合檔案室對(duì)收集到的文件材料進(jìn)行分類整理，按照檔案歸檔范圍和分類標(biāo)準(zhǔn)，將文件材料歸入相應(yīng)的類別。2.對(duì)每份文件進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，注明文件的標(biāo)題、文號(hào)、日期、來源、保管期限等信息。3.對(duì)紙質(zhì)文件進(jìn)行裝訂、編頁，去除金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。4.對(duì)電子文件進(jìn)行分類存儲(chǔ)，建立電子檔案目錄數(shù)據(jù)庫，確保電子文件與紙質(zhì)文件對(duì)應(yīng)一致。（三）鑒定1.綜合檔案室組織相關(guān)人員對(duì)整理后的檔案進(jìn)行鑒定，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，確定檔案的保管期限。2.保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。對(duì)于重要的、具有長遠(yuǎn)查考利用價(jià)值的檔案應(yīng)列為永久保管；對(duì)于在一定時(shí)期內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案列為長期保管；對(duì)于只在較短時(shí)間內(nèi)有查考利用價(jià)值的檔案列為短期保管。3.鑒定工作應(yīng)形成鑒定報(bào)告，注明每份檔案的保管期限，并由鑒定人員簽字確認(rèn)。（四）歸檔1.經(jīng)鑒定后的檔案，按照保管期限和類別分別裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、保管期限、起止年度等信息。2.將檔案盒存放在檔案架上，按照檔案類別和保管期限順序排列，便于查找和管理。3.同時(shí)，將電子檔案存儲(chǔ)到專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)目錄結(jié)構(gòu)，確保電子檔案的安全存儲(chǔ)和有效利用。五、檔案保管（一）檔案庫房管理1.設(shè)立專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能。2.庫房內(nèi)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境安全適宜。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，定期進(jìn)行清掃和消毒，防止檔案受到污染和損壞。（二）檔案裝具管理1.使用符合標(biāo)準(zhǔn)的檔案盒、檔案架等裝具，確保檔案存放整齊、有序。2.定期檢查檔案裝具的質(zhì)量狀況，如發(fā)現(xiàn)損壞應(yīng)及時(shí)維修或更換，防止檔案因裝具問題受損。（三）檔案存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照類別和保管期限分別存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開排列。2.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)定期進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。備份存儲(chǔ)地點(diǎn)應(yīng)與主存儲(chǔ)地點(diǎn)分開，以防意外情況發(fā)生。（四）檔案保管期限調(diào)整1.隨著時(shí)間的推移和工作的發(fā)展，對(duì)已歸檔檔案的保管期限進(jìn)行定期檢查和調(diào)整。2.當(dāng)檔案保管期限屆滿，且已失去查考利用價(jià)值時(shí)，按照規(guī)定的程序進(jìn)行鑒定和銷毀。3.對(duì)于因特殊原因需要延長保管期限的檔案，應(yīng)重新進(jìn)行鑒定，并辦理相關(guān)手續(xù)。六、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位人員查閱鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案需持單位介紹信，并經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、個(gè)人隱私等特殊檔案的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照國家有關(guān)保密規(guī)定執(zhí)行，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，在指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱手續(xù)1.查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱日期、查閱人姓名、單位、查閱內(nèi)容、用途等信息。2.綜合檔案室工作人員根據(jù)查閱權(quán)限和查閱內(nèi)容，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案，并在查閱過程中進(jìn)行監(jiān)督。3.查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換、銷毀檔案材料，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室工作人員同意，并進(jìn)行登記。（三）利用反饋1.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將檔案歸還綜合檔案室，并反饋查閱利用情況。2.綜合檔案室工作人員應(yīng)對(duì)查閱利用情況進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)，分析檔案利用需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。七、檔案統(tǒng)計(jì)與移交（一）檔案統(tǒng)計(jì)1.綜合檔案室應(yīng)建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，定期對(duì)檔案的收集、整理、保管、查閱利用等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.統(tǒng)計(jì)內(nèi)容包括檔案數(shù)量、類別、保管期限、查閱利用人次、利用效果等方面。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)，為檔案管理決策提供數(shù)據(jù)支持。3.每年年底，綜合檔案室應(yīng)將本年度檔案統(tǒng)計(jì)情況進(jìn)行匯總分析，形成檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)，并上報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。（二）檔案移交1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)行政區(qū)劃調(diào)整、機(jī)構(gòu)改革等原因?qū)е聶n案管理主體發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行檔案移交。2.檔案移交應(yīng)編制檔案移交清單，詳細(xì)注明移交檔案的名稱、數(shù)量、類別、保管期限等信息，并由移交單位和接收單位雙方簽字確認(rèn)。3.移交檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案的完整、準(zhǔn)確，同時(shí)移交電子檔案及相關(guān)目錄數(shù)據(jù)庫。接收單位應(yīng)按照檔案管理要求，及時(shí)對(duì)移交檔案進(jìn)行整理、歸檔和保管。八、檔案保密與安全（一）檔案保密1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等檔案信息進(jìn)行保密管理。2.綜合檔案室工作人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。在檔案管理工作中，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，不得向無關(guān)人員透露檔案查閱情況。3.對(duì)檔案查閱場所進(jìn)行必要的安全防護(hù)，防止無關(guān)人員進(jìn)入查閱區(qū)域。對(duì)涉及保密檔案的查閱，應(yīng)采取專門的保密措施，確保檔案信息安全。（二）檔案安全1.加強(qiáng)檔案安全管理，建立健全檔案安全管理制度，明確安全責(zé)任，確保檔案實(shí)體和信息的安全。2.定期對(duì)檔案庫房、設(shè)備設(shè)施等進(jìn)