檔案歸檔保管制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的歸檔與保管工作，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司/組織的各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織各部門形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、科技檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機構(gòu)或指定專人負責(zé)檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。2.完整準確原則各部門應(yīng)及時、準確地將本部門形成的檔案進行歸檔，保證檔案內(nèi)容的完整性和真實性，如實反映公司/組織的各項工作活動。3.便于利用原則檔案管理應(yīng)遵循方便查閱、高效利用的原則，建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，提高檔案的利用效率。4.安全保密原則加強檔案的安全防護措施，確保檔案的實體安全和信息安全，嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，防止檔案信息的泄露。二、檔案歸檔（一）歸檔范圍1.文書檔案公司/組織發(fā)布的各類文件、通知、決定、報告、請示、批復(fù)等。各部門之間的往來信函、傳真、電子郵件等。會議記錄、紀要、決議等。工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。合同、協(xié)議、章程、制度等。2.科技檔案產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、工藝文件等?？蒲许椖苛㈨棃蟾?、研究報告、實驗數(shù)據(jù)等。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護等技術(shù)資料。工程建設(shè)項目的可行性研究報告、設(shè)計圖紙、施工資料、竣工驗收報告等。3.人事檔案員工個人基本信息登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證書、學(xué)位證書等。員工入職、轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)手續(xù)文件。員工績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等。員工勞動合同、社會保險繳納記錄等。4.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料。審計報告、稅務(wù)申報資料、財務(wù)預(yù)算與決算報告等。資金收付憑證、銀行對賬單、發(fā)票等財務(wù)收支資料。5.業(yè)務(wù)檔案市場營銷活動策劃方案、客戶資料、銷售合同等。采購業(yè)務(wù)的采購訂單、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等。生產(chǎn)業(yè)務(wù)的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等。售后服務(wù)業(yè)務(wù)的客戶投訴處理記錄、維修記錄等。（二）歸檔時間1.文書檔案當(dāng)年形成的文書檔案，應(yīng)在次年上半年完成歸檔。重要緊急文件應(yīng)及時歸檔。2.科技檔案產(chǎn)品研發(fā)、設(shè)計、工藝文件等應(yīng)在項目結(jié)束后一個月內(nèi)歸檔?？蒲许椖课募?yīng)在項目驗收后三個月內(nèi)歸檔。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護等技術(shù)資料應(yīng)在設(shè)備交付使用后一個月內(nèi)歸檔。工程建設(shè)項目文件應(yīng)在項目竣工驗收后三個月內(nèi)歸檔。3.人事檔案員工入職檔案應(yīng)在員工入職后一個月內(nèi)歸檔。員工轉(zhuǎn)正、晉升、調(diào)動、離職等相關(guān)手續(xù)文件應(yīng)在手續(xù)辦理完畢后一周內(nèi)歸檔。員工績效考核記錄、培訓(xùn)記錄、獎懲記錄等應(yīng)在考核、培訓(xùn)、獎懲決定作出后一周內(nèi)歸檔。4.財務(wù)檔案會計憑證、賬簿、報表等財務(wù)核算資料應(yīng)在年度終了后三個月內(nèi)歸檔。審計報告、稅務(wù)申報資料、財務(wù)預(yù)算與決算報告等應(yīng)在相關(guān)工作完成后一個月內(nèi)歸檔。資金收付憑證、銀行對賬單、發(fā)票等財務(wù)收支資料應(yīng)在業(yè)務(wù)發(fā)生后一周內(nèi)整理歸檔。5.業(yè)務(wù)檔案市場營銷活動策劃方案、客戶資料、銷售合同等應(yīng)在活動結(jié)束或合同簽訂后一周內(nèi)歸檔。采購業(yè)務(wù)的采購訂單、供應(yīng)商資料、采購發(fā)票等應(yīng)在采購業(yè)務(wù)完成后一周內(nèi)歸檔。生產(chǎn)業(yè)務(wù)的生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)記錄、質(zhì)量檢驗報告等應(yīng)在生產(chǎn)任務(wù)完成后一周內(nèi)歸檔。售后服務(wù)業(yè)務(wù)的客戶投訴處理記錄、維修記錄等應(yīng)在處理或維修工作完成后一周內(nèi)歸檔。（三）歸檔要求1.材料齊全完整各部門應(yīng)確保歸檔材料的齊全完整，不得遺漏重要文件和信息。對于不完整的材料，應(yīng)及時補充完善。2.分類準確合理按照檔案分類方案對歸檔材料進行分類，確保分類準確、層次清晰。同一類別的檔案應(yīng)按照時間順序或重要程度進行排列。3.編號規(guī)范統(tǒng)一對歸檔的檔案應(yīng)進行編號，編號應(yīng)規(guī)范統(tǒng)一，便于查找和管理。編號應(yīng)包含檔案類別代碼、年度、保管期限等信息。4.裝訂整齊牢固文書檔案、財務(wù)檔案等應(yīng)按照規(guī)定進行裝訂，裝訂應(yīng)整齊牢固，便于翻閱和保存。裝訂時應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝方式。5.編制目錄清晰編制檔案目錄，目錄應(yīng)清晰準確地反映檔案的內(nèi)容和存放位置。目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。三、檔案保管（一）保管機構(gòu)公司/組織設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備和設(shè)施，確保檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等要求。（二）保管人員檔案保管人員應(yīng)具備檔案管理專業(yè)知識和技能，熟悉檔案管理業(yè)務(wù)流程。保管人員應(yīng)定期對檔案進行檢查和清點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保管中存在的問題。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案公司/組織的章程、制度、重要會議記錄、決議等。公司/組織的年度財務(wù)決算報告、審計報告等。涉及公司/組織重大權(quán)益的合同、協(xié)議等。公司/組織的重要人事任免文件等。2.長期保管的檔案公司/組織的工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等。一般業(yè)務(wù)合同、協(xié)議等。員工人事檔案等。設(shè)備采購、安裝、調(diào)試、維護等技術(shù)資料。3.短期保管的檔案當(dāng)年形成的文書檔案中一般性文件。臨時性業(yè)務(wù)活動形成的文件資料。（四）保管措施1.檔案上架排列檔案應(yīng)按照分類編號順序上架排列，便于查找和管理。不同保管期限、不同密級的檔案應(yīng)分開存放。2.溫濕度控制檔案庫房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.防火防盜檔案庫房應(yīng)配備防火、防盜設(shè)施，如滅火器、煙霧報警器、防盜門窗等。嚴禁在檔案庫房內(nèi)吸煙和使用明火，定期檢查防火防盜設(shè)施的有效性。4.防蟲防鼠檔案庫房應(yīng)采取防蟲防鼠措施，如放置防蟲藥品、封堵鼠洞等。定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)蟲害或鼠害應(yīng)及時處理。5.防光防塵檔案庫房應(yīng)采用防光窗簾和防塵設(shè)備，避免陽光直射和灰塵污染檔案。6.電子檔案保管對于電子檔案，應(yīng)采用安全可靠的存儲設(shè)備進行備份，并定期進行數(shù)據(jù)檢查和維護。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。四、檔案查閱利用（一）查閱權(quán)限1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案因工作需要查閱檔案的公司/組織內(nèi)部人員，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱重要檔案或涉及機密的檔案，需經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.外部單位查閱檔案外部單位因工作需要查閱公司/組織檔案的，應(yīng)出具正式介紹信，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱期限等信息，經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)。查閱涉及公司/組織商業(yè)秘密或機密的檔案，需經(jīng)公司/組織法定代表人審批。（二）查閱程序1.查閱人員填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責(zé)人審批。2.審批通過后，查閱人員持申請表到檔案管理部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請表提供的查閱內(nèi)容和范圍，查找并提供相應(yīng)的檔案。3.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。如需復(fù)印或摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進行登記。4.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)對檔案進行核對，確保檔案無損壞、丟失等情況。（三）利用限制1.檔案查閱利用應(yīng)嚴格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和公司/組織的保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。2.未經(jīng)檔案管理部門同意，查閱人員不得擅自對檔案進行拍照、錄像、錄音等操作。3.檔案查閱利用應(yīng)僅限于工作需要，不得用于其他非工作目的。五、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責(zé)對到期檔案進行鑒定，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標準檔案鑒定工作應(yīng)依據(jù)檔案保管期限表和相關(guān)法律法規(guī)，對到期檔案進行全面審查，判斷檔案是否仍具有保存價值。具有下列情形之一的檔案，可予以鑒定銷毀：1.已超過保管期限，且確無保存價值的檔案。2.保管期限未滿，但已失去利用價值的檔案。3.因保管不善等原因造成檔案損壞、霉變、褪色等，無法恢復(fù)且無利用價值的檔案。（三）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行逐一審查，提出銷毀意見，并填寫《檔案銷毀審批表》。2.《檔案銷毀審批表》經(jīng)公司/組織分管領(lǐng)導(dǎo)審核、法定代表人批準后，方可進行檔案銷毀。3.檔案銷毀應(yīng)在檔案管理部門指定的地點進行，由檔案管理人員和監(jiān)銷人員共同實施。銷毀過程應(yīng)進行詳