檔案管理制度社保一、總則（一）目的本檔案管理制度旨在規(guī)范公司社保檔案的管理，確保社保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于社保業(yè)務(wù)的開展、查詢、統(tǒng)計以及為公司決策提供有力支持，同時保障員工的合法權(quán)益，符合國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工的社保檔案管理，包括養(yǎng)老保險、醫(yī)療保險、失業(yè)保險、工傷保險和生育保險等各類社保業(yè)務(wù)相關(guān)檔案資料。（三）管理原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家關(guān)于社會保險的法律法規(guī)以及檔案管理的相關(guān)規(guī)定，確保社保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映員工社保參保情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，嚴禁弄虛作假。3.完整安全原則：保證社保檔案資料的完整性，防止檔案丟失、損壞或泄露，確保檔案信息安全。4.便于查詢原則：建立科學(xué)合理的檔案分類和索引體系，方便公司內(nèi)部相關(guān)部門及員工查詢社保檔案信息。二、檔案內(nèi)容（一）員工基本信息檔案1.個人資料：包括員工身份證復(fù)印件、戶口本復(fù)印件、學(xué)歷證書復(fù)印件、勞動合同等。2.入職信息：員工入職登記表、入職時間、崗位信息、薪資待遇等。（二）社保參保檔案1.參保登記資料：社保開戶申請表、社保登記證復(fù)印件、參保人員增減變動申報表等。2.繳費記錄：每月社保繳費明細，包括繳費基數(shù)、繳費金額、繳費日期等。3.社保變更記錄：員工社保信息變更申請表、變更事項證明材料及審批文件等，如姓名變更、身份證號碼變更、參保類別變更、繳費基數(shù)調(diào)整等。4.社保待遇申領(lǐng)及支付記錄：員工退休申請表、養(yǎng)老金待遇核定表、醫(yī)療費用報銷憑證、工傷認定決定書及待遇支付憑證、生育津貼申領(lǐng)表及支付憑證等。（三）其他相關(guān)檔案1.社保政策文件：國家及地方出臺的社保政策法規(guī)文件、解讀資料等，便于公司及時了解政策動態(tài)，調(diào)整社保管理工作。2.社保工作往來文件：與社保經(jīng)辦機構(gòu)、稅務(wù)部門等相關(guān)單位的函件、通知、批復(fù)等，記錄社保業(yè)務(wù)辦理過程中的溝通協(xié)調(diào)情況。3.社保培訓(xùn)資料：組織員工參加社保培訓(xùn)的教材、課件、培訓(xùn)記錄等，提升員工對社保政策的認知和理解。三、檔案管理職責(zé)分工（一）人力資源部門1.負責(zé)員工社保檔案的建立、收集、整理和保管工作，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.辦理員工社保參保、變更、停保等業(yè)務(wù)，并及時更新檔案信息。3.審核員工社保待遇申領(lǐng)資料，與社保經(jīng)辦機構(gòu)溝通協(xié)調(diào)待遇支付事宜。4.定期對社保檔案進行清查核對，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報。（二）財務(wù)部門1.根據(jù)人力資源部門提供的社保繳費明細，按時足額繳納社保費用，并做好繳費記錄。2.配合人力資源部門核對社保繳費數(shù)據(jù)，確保財務(wù)賬目與社保檔案信息一致。3.負責(zé)保管社保繳費憑證、發(fā)票等財務(wù)資料，按照財務(wù)檔案管理規(guī)定進行歸檔保存。（三）信息技術(shù)部門1.協(xié)助建立和維護社保檔案管理信息系統(tǒng)，確保系統(tǒng)安全穩(wěn)定運行，實現(xiàn)社保檔案信息的電子化管理和便捷查詢。2.負責(zé)對社保檔案管理信息系統(tǒng)進行日常維護和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。3.根據(jù)公司社保管理需求，開發(fā)或優(yōu)化相關(guān)功能模塊，提高社保檔案管理工作效率。（四）檔案管理部門1.制定并完善公司社保檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的社保檔案管理工作。2.定期對社保檔案進行檢查和評估，提出改進意見和建議，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負責(zé)社保檔案的集中保管，按照檔案管理要求進行分類存放、編號標(biāo)識，建立檔案目錄索引，便于查找和利用。4.做好社保檔案的安全保密工作，防止檔案信息泄露，對涉及員工個人隱私的檔案資料嚴格保密。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.人力資源部門在員工入職、社保業(yè)務(wù)辦理過程中，應(yīng)及時收集相關(guān)檔案資料，確保資料齊全、真實有效。2.對于社保變更業(yè)務(wù)，涉及的部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將變更證明材料提交至人力資源部門，人力資源部門負責(zé)整理歸檔。3.社保待遇申領(lǐng)業(yè)務(wù)辦理完畢后，相關(guān)部門應(yīng)及時將申領(lǐng)資料及待遇支付憑證收集整理，移交至人力資源部門統(tǒng)一保管。（二）整理規(guī)范1.按照檔案內(nèi)容分類，將員工基本信息檔案、社保參保檔案、其他相關(guān)檔案分別進行整理。2.每份檔案資料應(yīng)按順序排列，附上目錄清單，注明資料名稱、日期、頁碼等信息，便于查閱。3.社保參保檔案中的繳費記錄、變更記錄等應(yīng)按照時間順序進行整理，確保資料的連貫性和完整性。4.對于電子檔案，應(yīng)建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)和命名規(guī)則，與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，便于查找和管理。五、檔案保管（一）保管方式1.社保檔案采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和年度進行分類存放，并做好防潮、防蟲、防火、防盜等措施。2.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯υO(shè)備上，定期進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，確保數(shù)據(jù)安全。同時，要設(shè)置嚴格的訪問權(quán)限，防止數(shù)據(jù)被非法篡改或泄露。（二）保管期限1.員工基本信息檔案、社保參保檔案中的參保登記資料、社保變更記錄等長期保存。2.社保繳費記錄、社保待遇申領(lǐng)及支付記錄等按照國家規(guī)定的保管期限進行保存，一般為10年或15年。3.其他相關(guān)檔案中的社保政策文件、工作往來文件等根據(jù)實際需要確定保管期限，重要文件應(yīng)長期保存。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對社保檔案進行清查核對，每年至少進行一次全面清查，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.清查內(nèi)容包括檔案數(shù)量、檔案內(nèi)容、電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性等。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時記錄，并查明原因，采取相應(yīng)的處理措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成書面報告，報公司領(lǐng)導(dǎo)審閱，并作為檔案管理工作考核的依據(jù)。六、檔案查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱社保檔案的，應(yīng)填寫《社保檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱規(guī)定的，安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱日期、查閱人、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。3.查閱人員應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案室或進行涂改、損毀、抽取、撤換等操作。查閱完畢后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門。（二）借閱規(guī)定1.因特殊情況需要借閱社保檔案的，除填寫《社保檔案查閱申請表》外，還應(yīng)經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，確保檔案安全。借閱期滿后，應(yīng)按時歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。4.檔案管理部門應(yīng)對借閱檔案進行跟蹤管理，及時提醒借閱人員歸還檔案。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.所有涉及社保檔案管理的工作人員應(yīng)嚴格遵守保密制度，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。2.社保檔案管理人員不得向無關(guān)人員泄露檔案內(nèi)容，嚴禁在公共場所談?wù)撋绫n案信息。3.對于涉及員工個人隱私的社保檔案資料，如醫(yī)療費用報銷憑證、工傷認定決定書等，應(yīng)嚴格保密，妥善保管，防止信息泄露。4.在社保檔案管理信息系統(tǒng)中設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，對涉及核心數(shù)據(jù)的操作進行嚴格授權(quán)，確保數(shù)據(jù)安全。（二）安全管理1.加強檔案室的安全防范措施，安裝必要的防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備，確保檔案存放環(huán)境安全。2.定期對檔案室進行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時整改。3.對社保檔案管理信息系統(tǒng)進行安全防護，安裝防火墻、殺毒軟件等，定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和數(shù)據(jù)備份，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)丟失。4.加強對檔案管理人員的安全教育，提高安全意識，確保檔案管理工作安全有序進行。八、檔案信息化管理（一）信息系統(tǒng)建設(shè)1.建立完善的社保檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)社保檔案的電子化錄入、存儲、查詢、統(tǒng)計和分析等功能。2.信息系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)錄入、審核、修改、刪除等操作權(quán)限控制功能，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和安全性。3.系統(tǒng)應(yīng)與社保經(jīng)辦機構(gòu)、稅務(wù)部門等相關(guān)單位的信息系統(tǒng)進行對接，實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同，提高社保業(yè)務(wù)辦理效率。（二）數(shù)據(jù)維護1.定期對社保檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行維護，包括數(shù)據(jù)更新、備份、清理等工作，確保數(shù)據(jù)的及時性和完整性。2.及時處理系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)的問題和故障，保證系統(tǒng)正常運行。對于因系統(tǒng)升級、數(shù)據(jù)遷移等原因?qū)е碌臄?shù)據(jù)變化，應(yīng)做好記錄和備份，并及時通知相關(guān)部門和人員。3.對信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，保存期限應(yīng)符合檔案保管要求。同時，要建立數(shù)據(jù)恢復(fù)機制，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時能夠及時恢復(fù)。九、檔案銷毀（一）銷毀條件1.社保檔案保管期限已滿，且已無保存價值的，可按照規(guī)定進行銷毀。2.因機構(gòu)改革、業(yè)務(wù)調(diào)整等原因，導(dǎo)致社保檔案不再使用或失去保存意義的，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門提出社保檔案銷毀申請，填寫《社保檔案銷毀申請表》，注明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.公司組織相關(guān)部門對銷毀申請進行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案管理部門負責(zé)組織實