中學(xué)團(tuán)校檔案制度一、總則（一）目的中學(xué)團(tuán)校檔案制度旨在規(guī)范團(tuán)校檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，為團(tuán)校的教學(xué)、管理、研究等各項(xiàng)工作提供有力支持，促進(jìn)團(tuán)校教育事業(yè)的健康發(fā)展。（二）適用范圍本制度適用于中學(xué)團(tuán)校在教學(xué)、組織建設(shè)、學(xué)員管理、活動(dòng)開展等過(guò)程中形成的各類檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映團(tuán)校工作的實(shí)際情況。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與團(tuán)校相關(guān)的各類檔案，確保檔案的齊全。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)整理，使其具有系統(tǒng)性和邏輯性。4.保密性原則：對(duì)涉及團(tuán)校機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便利性原則：檔案管理應(yīng)便于檔案的查閱、利用和保管。二、檔案管理職責(zé)分工（一）團(tuán)校管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善團(tuán)校檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.統(tǒng)籌規(guī)劃團(tuán)校檔案管理工作，明確檔案管理的目標(biāo)和任務(wù)。3.組織開展檔案管理培訓(xùn)，提高相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)和技能。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等具體工作。2.對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等，建立健全檔案檢索體系。3.定期檢查檔案的保管狀況，確保檔案的安全。4.按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，做好查閱登記工作。（三）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門在團(tuán)校工作中形成檔案的收集、整理，并及時(shí)移交檔案管理人員。2.配合檔案管理人員做好檔案管理相關(guān)工作，如提供檔案資料、協(xié)助查閱等。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件等。學(xué)員成績(jī)記錄、考試試卷、作業(yè)批改情況等。教學(xué)評(píng)估資料，包括教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、學(xué)員反饋等。2.組織建設(shè)檔案團(tuán)校組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員配備情況。團(tuán)干部選拔、培養(yǎng)、考核等相關(guān)材料。團(tuán)組織活動(dòng)記錄，如團(tuán)支部會(huì)議記錄、團(tuán)日活動(dòng)方案及總結(jié)等。3.學(xué)員管理檔案學(xué)員登記表、基本信息、入團(tuán)申請(qǐng)書等。學(xué)員獎(jiǎng)懲記錄，包括表彰決定、處分文件等。學(xué)員結(jié)業(yè)證書、優(yōu)秀學(xué)員證書等頒發(fā)記錄。4.活動(dòng)開展檔案各類主題教育活動(dòng)、社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的策劃方案、活動(dòng)照片、視頻等?；顒?dòng)總結(jié)報(bào)告、活動(dòng)成果展示材料等。5.師資隊(duì)伍檔案教師基本信息、教學(xué)資格證書、培訓(xùn)經(jīng)歷等。教師教學(xué)工作考核記錄、教學(xué)成果材料等。6.其他檔案上級(jí)團(tuán)組織及學(xué)校相關(guān)部門下發(fā)的與團(tuán)校工作有關(guān)的文件、通知等。團(tuán)校工作的調(diào)研報(bào)告、經(jīng)驗(yàn)交流材料等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用年度類別流水號(hào)的編號(hào)方式。2.年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。3.類別：用兩位字母表示，對(duì)應(yīng)上述檔案分類，如“JX”表示教學(xué)檔案，“ZJ”表示組織建設(shè)檔案等。4.流水號(hào)：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號(hào)。例如，2023年教學(xué)檔案中的第一份文件編號(hào)為“2023JX0001”。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案應(yīng)包括紙質(zhì)文件、電子文件、照片、視頻等各種載體形式。3.對(duì)重要活動(dòng)、事件形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或事件處理完畢后及時(shí)收集。（二）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)、編目，填寫檔案目錄清單，包括檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。3.去除檔案中的金屬物，對(duì)破損的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。4.將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、年度、起止編號(hào)等信息。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員定期接收各部門移交的檔案，并進(jìn)行核對(duì)。2.對(duì)核對(duì)無(wú)誤的檔案，按照編號(hào)順序放入檔案柜或檔案架進(jìn)行歸檔保存。3.建立檔案歸檔登記冊(cè)，記錄檔案的移交部門、移交時(shí)間、檔案名稱、數(shù)量等信息。（二）保管期限劃分1.永久保管：涉及團(tuán)校重大歷史事件、重要決策、長(zhǎng)期保存有價(jià)值的檔案，如團(tuán)校發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議記錄等。2.定期保管：30年保管期限：教學(xué)檔案中的長(zhǎng)期教學(xué)資料、學(xué)員管理檔案中的重要學(xué)籍材料等。10年保管期限：一般性的教學(xué)文件、學(xué)員獎(jiǎng)懲記錄等。（三）保管環(huán)境與設(shè)施1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。2.配備防火設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護(hù)。3.安裝防盜門窗、監(jiān)控設(shè)備，確保檔案庫(kù)房的安全。4.檔案架應(yīng)堅(jiān)固耐用，便于檔案的存放和查找。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.團(tuán)校內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，需填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理人員處查閱。2.外單位人員查閱團(tuán)校檔案的，需持有單位介紹信，說(shuō)明查閱理由，經(jīng)團(tuán)校管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。涉及重要檔案的查閱，需經(jīng)團(tuán)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱登記檔案管理人員應(yīng)對(duì)查閱檔案的人員進(jìn)行登記，記錄查閱時(shí)間、查閱人員姓名、單位、查閱內(nèi)容等信息。（三）利用方式1.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供檔案原件或復(fù)印件。2.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并在規(guī)定范圍內(nèi)進(jìn)行。3.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在檔案查閱室進(jìn)行，不得將檔案帶出查閱室。如需帶出，需辦理借閱手續(xù)，并限期歸還。七、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及團(tuán)校機(jī)密、學(xué)員隱私等內(nèi)容的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，未經(jīng)批準(zhǔn)不得向任何單位和個(gè)人透露。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得私自傳播檔案內(nèi)容。3.在檔案整理、查閱等過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止檔案信息泄露。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，嚴(yán)禁無(wú)關(guān)人員進(jìn)入檔案庫(kù)房。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。3.做好檔案的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，確保檔案的安全。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.成立檔案鑒定小組，由團(tuán)校管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、價(jià)值、保管期限等因素，對(duì)檔案進(jìn)行綜合評(píng)估，提出鑒定意見(jiàn)。（二）銷毀程序1.對(duì)失去保存價(jià)值的檔案，經(jīng)鑒定小組審核，報(bào)團(tuán)校主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，進(jìn)行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當(dāng)?shù)姆绞?，如?/p>