檔案館查檔制度一、總則（一）目的為了規(guī)范檔案館檔案查閱利用工作，保障檔案的安全與完整，充分發(fā)揮檔案的作用，滿足公司/組織內(nèi)部及外部相關(guān)單位和個人對檔案信息的需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、分支機(jī)構(gòu)以及因工作需要查閱公司/組織檔案的外部單位和個人。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案查閱利用工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)以及公司/組織的相關(guān)規(guī)定。2.安全保密原則：確保檔案在查閱利用過程中的安全，防止檔案信息的泄露、篡改和丟失。同時，對涉及公司/組織機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。3.服務(wù)利用原則：以服務(wù)公司/組織各項工作為宗旨，積極為查閱利用者提供優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的價值。二、檔案查閱主體及權(quán)限（一）公司/組織內(nèi)部人員1.本部門員工：因工作需要，可查閱本部門形成的檔案以及與本部門業(yè)務(wù)相關(guān)的其他檔案。查閱時需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)本部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理查閱手續(xù)。2.跨部門員工：因工作需要查閱其他部門檔案的，需填寫《檔案查閱申請表》，詳細(xì)說明查閱目的和所需檔案內(nèi)容，經(jīng)檔案形成部門負(fù)責(zé)人和本部門負(fù)責(zé)人審批后，方可到檔案館查閱。3.公司/組織管理層：公司/組織管理層有權(quán)查閱與公司/組織整體運(yùn)營、決策等相關(guān)的檔案資料。查閱時需填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核后，報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可查閱。（二）外部單位人員1.合作單位：與公司/組織有合作關(guān)系的單位，因合作項目需要查閱相關(guān)檔案的，需提前向公司/組織檔案館提交書面申請，說明查閱的目的、范圍和時間等。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意，并報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在公司/組織檔案館工作人員的陪同下查閱。2.政府部門及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)：政府部門及其他相關(guān)機(jī)構(gòu)因履行職責(zé)需要查閱公司/組織檔案的，需出具正式的查閱函件，說明查閱的依據(jù)和內(nèi)容。經(jīng)公司/組織相關(guān)部門審核同意，并報公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序查閱。查閱過程中需遵守公司/組織的相關(guān)規(guī)定和要求。三、檔案查閱流程（一）申請1.查閱利用者需填寫《檔案查閱申請表》，申請表應(yīng)包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門或單位、聯(lián)系方式、查閱目的、所需檔案名稱及檔號等信息。2.申請表需由查閱利用者本人簽字，并按照權(quán)限分別經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（二）受理1.檔案館工作人員收到《檔案查閱申請表》后，對申請表的內(nèi)容進(jìn)行審核，檢查審批手續(xù)是否齊全。2.如申請表內(nèi)容完整、審批手續(xù)齊全，檔案館工作人員予以受理，并根據(jù)查閱利用者的需求，確定查閱檔案的具體范圍和地點(diǎn)。（三）查閱1.查閱利用者憑有效身份證件到檔案館指定地點(diǎn)查閱檔案。查閱時，檔案館工作人員應(yīng)在場監(jiān)督，確保查閱過程符合規(guī)定要求。2.查閱利用者只能查閱批準(zhǔn)范圍內(nèi)的檔案，不得擅自擴(kuò)大查閱范圍或查閱未經(jīng)批準(zhǔn)的檔案。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（四）登記1.檔案館工作人員應(yīng)對查閱利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括查閱日期、查閱人姓名、所在部門或單位、查閱檔案名稱及檔號、查閱目的、查閱時長、摘錄或復(fù)制的內(nèi)容等。2.查閱登記記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查詢和統(tǒng)計分析。（五）歸還1.查閱結(jié)束后，查閱利用者應(yīng)及時將所查閱的檔案歸還檔案館工作人員。檔案館工作人員應(yīng)對歸還的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對，檢查檔案是否完整無損。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，查閱利用者應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照公司/組織的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。四、檔案摘錄與復(fù)制（一）摘錄1.查閱利用者如需摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)向檔案館工作人員提出申請，說明摘錄的范圍和用途。2.檔案館工作人員根據(jù)申請內(nèi)容，對摘錄范圍進(jìn)行審核，經(jīng)批準(zhǔn)后，為查閱利用者提供必要的協(xié)助。查閱利用者應(yīng)在檔案館工作人員的監(jiān)督下進(jìn)行摘錄，摘錄內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，并注明出處。（二）復(fù)制1.查閱利用者如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制的檔案名稱、檔號、復(fù)制內(nèi)容范圍、用途等信息，并按照權(quán)限經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人或主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.檔案館工作人員根據(jù)審批后的申請表，對復(fù)制內(nèi)容進(jìn)行審核，確保復(fù)制內(nèi)容符合規(guī)定要求。審核通過后，按照檔案復(fù)制的相關(guān)規(guī)定進(jìn)行復(fù)制操作。3.檔案復(fù)制件應(yīng)加蓋檔案館印章，并注明“復(fù)制件”字樣。復(fù)制件與原件具有同等效力，但查閱利用者需遵守公司/組織關(guān)于復(fù)制件使用的相關(guān)規(guī)定。五、檔案保密規(guī)定（一）保密范圍1.涉及公司/組織商業(yè)秘密的檔案：包括公司/組織的產(chǎn)品研發(fā)、營銷策略、客戶信息、財務(wù)數(shù)據(jù)等方面的檔案。2.涉及公司/組織技術(shù)秘密的檔案：如技術(shù)方案、工藝流程、技術(shù)訣竅等檔案。3.其他經(jīng)公司/組織認(rèn)定為機(jī)密的檔案：根據(jù)公司/組織的實際情況和業(yè)務(wù)需求，確定其他需要保密的檔案范圍。（二）保密措施1.檔案館工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對涉及保密的檔案信息嚴(yán)格保密，不得泄露給無關(guān)人員。2.查閱利用涉及保密的檔案時，檔案館工作人員應(yīng)在查閱現(xiàn)場監(jiān)督，確保查閱利用者遵守保密規(guī)定。查閱利用者不得將保密檔案帶出檔案館指定查閱地點(diǎn)，不得在查閱地點(diǎn)以外的地方談?wù)?、傳播保密檔案內(nèi)容。3.如需摘錄、復(fù)制涉及保密的檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并對摘錄、復(fù)制件采取相應(yīng)的保密措施。4.對違反保密規(guī)定的行為，公司/組織將按照相關(guān)規(guī)定追究責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。六、檔案安全保護(hù)（一）檔案實體安全1.檔案館應(yīng)具備完善的檔案保管設(shè)施，確保檔案存放環(huán)境安全、適宜，具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.定期對檔案保管設(shè)施進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行。對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行修復(fù)和處理，保障檔案實體的安全。3.嚴(yán)格控制檔案庫房的出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入庫房。檔案管理人員進(jìn)入庫房時，應(yīng)遵守庫房管理制度，確保檔案安全。（二）檔案信息安全1.建立健全檔案信息安全管理制度，采取有效的技術(shù)手段和管理措施，保障檔案信息系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行。2.對檔案信息進(jìn)行備份，定期進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)演練，確保檔案信息在遭受自然災(zāi)害、系統(tǒng)故障等情況下能夠及時恢復(fù)。3.加強(qiáng)對檔案信息訪問的權(quán)限管理，嚴(yán)格按照查閱權(quán)限設(shè)置用戶賬號和密碼，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。4.對檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行安全審計，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。定期對檔案信息安全狀況進(jìn)行評估，不斷完善安全防護(hù)措施。七、特殊檔案查閱規(guī)定（一）重要?dú)v史檔案1.重要?dú)v史檔案是指反映公司/組織發(fā)展歷程、重大事件、重要人物等具有重要?dú)v史價值的檔案。2.查閱重要?dú)v史檔案需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由檔案館負(fù)責(zé)人指定專人陪同查閱。查閱過程中，查閱利用者不得擅自拍照、錄像、錄音等，如需留存相關(guān)資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理手續(xù)。（二）電子檔案1.查閱電子檔案應(yīng)使用檔案館提供的專用設(shè)備和軟件，在指定的計算機(jī)上進(jìn)行操作。2.電子檔案查閱過程中，不得對電子檔案進(jìn)行修改、刪除、移動等操作。如需復(fù)制電子檔案內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并確保復(fù)制件的完整性和準(zhǔn)確性。3.查閱結(jié)束后，應(yīng)按照檔案館工作人員的要求關(guān)閉計算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，妥善保管好個人物品。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.檔案館應(yīng)建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，定期對檔案查閱利用工作進(jìn)行自查，檢查查閱流程是否規(guī)范、審批手續(xù)是否齊全、檔案安全是否得到保障等。2.對自查中發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改，不斷完善檔案查閱利用工作制度和流程。（二）外部監(jiān)督1.接受公司/組織內(nèi)部審計部門、紀(jì)檢監(jiān)察部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關(guān)部門對檔案查閱利用工作的審計和調(diào)查。2.根據(jù)監(jiān)督檢查部門提出的意見和建議，及時改進(jìn)檔案查閱利用工作，確保檔案查閱利用工作合法合規(guī)、規(guī)范有序。九、違規(guī)處理（一）違規(guī)行為界定1.未經(jīng)批準(zhǔn)擅自查閱檔案。2.查閱檔案時超出批準(zhǔn)范圍。3.在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。4.將檔案帶出檔案館指定查閱地點(diǎn)或泄露檔案內(nèi)容。5.違反檔案摘錄、復(fù)制規(guī)定，擅自摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容。6.其他違反檔案查閱利用制度的行為。（二）處理措施1.對于輕微違規(guī)行為，檔案館工作人員應(yīng)及時制止，并對違規(guī)人員進(jìn)行批評教育，要求其立即改正。2.對于情節(jié)較重的違規(guī)行為，公司/組織將視情節(jié)給予警告、通報批評等處理，并責(zé)令違規(guī)人員采取措施消除不良影響。3.對于嚴(yán)重違規(guī)行為，如造成檔案丟失、損壞或