檔案館檔案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案館檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保護(hù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則本公司/組織的檔案實行集中統(tǒng)一管理，由檔案館負(fù)責(zé)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)。2.真實性原則檔案應(yīng)如實反映本公司/組織各項活動的真實情況，確保檔案內(nèi)容的真實性和可靠性。3.完整性原則全面收集、整理本公司/組織在各個方面形成的檔案，保證檔案的完整性，避免遺漏重要信息。4.安全性原則采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案館1.負(fù)責(zé)制定和完善本公司/組織檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理本公司/組織各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、會計檔案、人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.對檔案進(jìn)行分類、整理、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，確保檔案的規(guī)范化管理。4.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等工作，定期對檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)。6.組織開展檔案的鑒定、銷毀工作，按照規(guī)定程序?qū)κケ４鎯r值的檔案進(jìn)行處理。7.對各部門檔案工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平。（二）檔案管理人員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作，確保檔案的齊全、完整和規(guī)范。2.按照檔案管理制度的要求，對檔案進(jìn)行分類、編號、編目等處理，建立檔案檢索工具。3.做好檔案的日常保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施解決。4.積極為公司/組織各部門提供檔案利用服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，做好登記和跟蹤管理。5.協(xié)助檔案館開展檔案鑒定、銷毀等工作，提供相關(guān)檔案信息和資料。（三）各部門負(fù)責(zé)人1.為本部門檔案管理工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本部門檔案的收集、整理和歸檔工作，確保檔案的及時、準(zhǔn)確和完整。2.督促本部門員工按照檔案管理制度的要求，妥善保管和使用檔案，不得擅自銷毀、涂改、轉(zhuǎn)借檔案。3.支持檔案管理人員的工作，配合檔案館做好檔案的移交、查閱、利用等工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.本公司/組織在各項活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料，均應(yīng)納入檔案收集范圍。2.具體包括但不限于：上級機關(guān)頒發(fā)的與本公司/組織有關(guān)的文件、指示、規(guī)定等。本公司/組織的會議文件、決議、決定、工作計劃、總結(jié)、報告等。本公司/組織的業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、訂單、報表、統(tǒng)計數(shù)據(jù)等。本公司/組織的科研項目文件、技術(shù)資料、實驗報告、成果鑒定材料等。本公司/組織的財務(wù)文件、會計憑證、賬簿、報表等。本公司/組織的人事檔案、員工培訓(xùn)記錄、考核材料、獎懲文件等。本公司/組織的基本建設(shè)項目文件、工程圖紙、竣工驗收報告等。本公司/組織的對外宣傳材料、廣告策劃、活動照片、視頻等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，按照檔案形成規(guī)律和歸檔要求，及時收集本部門在工作中產(chǎn)生的各類檔案材料，確保檔案的齊全、完整。2.檔案收集應(yīng)保持文件材料的原始性和真實性，不得擅自修改、涂抹、偽造檔案內(nèi)容。3.對于重要的文件材料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件保存地點和出處。4.各部門應(yīng)定期將收集的檔案材料移交至檔案館，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史聯(lián)系，便于檔案的管理和利用。2.按照檔案的類別、年度、保管期限等進(jìn)行分類整理，確保檔案分類科學(xué)、合理。3.對檔案進(jìn)行編號、編目，編制檢索工具和目錄，便于快速查找和利用檔案。（四）整理方法1.文書檔案整理將文件材料按照年度、保管期限進(jìn)行分類，同一保管期限的文件按照問題或文號順序排列。對每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性，便于識別和管理。編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號、文號、責(zé)任者、題名、日期、頁數(shù)等項目。將文件材料裝訂成冊，采用左側(cè)裝訂方式，確保整齊、牢固。按照分類順序?qū)⒀b訂好的文件上架存放。2.科技檔案整理按照項目進(jìn)行分類，每個項目下再按照文件材料的形成階段和性質(zhì)進(jìn)行細(xì)分，如項目立項文件、可行性研究報告、設(shè)計文件、施工文件、竣工驗收文件等。對每份科技文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)體現(xiàn)項目名稱、文件類別和順序號。編制科技檔案目錄，目錄應(yīng)詳細(xì)列出文件編號、題名、日期、責(zé)任者等信息。對科技文件中的圖紙、圖表等應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂和保管。將整理好的科技檔案按照項目順序上架存放，并建立項目檔案索引。3.會計檔案整理按照會計年度將會計憑證、賬簿、報表等進(jìn)行分類。對會計憑證進(jìn)行裝訂，每本憑證厚度應(yīng)適中，一般不超過2厘米。在憑證封面上注明年度、月份、憑證種類、起止號碼、冊數(shù)等信息。編制會計賬簿目錄，包括賬簿名稱、年度、頁碼范圍等。對會計報表進(jìn)行整理，按照年度順序排列，編制報表目錄。將整理好的會計檔案按照類別順序存放于專門的會計檔案柜中。4.人事檔案整理按照員工個人建立人事檔案，檔案內(nèi)容包括員工基本信息、履歷材料、學(xué)歷學(xué)位證書、職稱評定材料、考核材料、獎懲材料、勞動合同等。對每份人事檔案材料進(jìn)行編號，編號應(yīng)與員工個人信息相對應(yīng)，并建立人事檔案索引。將人事檔案材料按照類別順序排列，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明員工姓名、檔案編號等信息。人事檔案應(yīng)專柜存放，嚴(yán)格保密，確保員工個人信息安全。四、檔案的保管（一）保管場所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備良好的防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠、防塵、防光等條件。2.庫房應(yīng)配備必要的消防器材、防盜設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠藥品等，確保檔案的安全保管。3.檔案庫房應(yīng)保持清潔、整齊，嚴(yán)禁在庫房內(nèi)吸煙、堆放雜物，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入庫房。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序上架存放，排列整齊，便于查找和利用。2.對于珍貴檔案、易損檔案等應(yīng)采取特殊的保管措施，如采用專柜存放、復(fù)制備份、密封保存等方式。3.電子檔案應(yīng)存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。同時，應(yīng)建立電子檔案的訪問權(quán)限管理制度，確保電子檔案的安全。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管的檔案是指反映本公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對本公司/組織和國家具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。長期保管的檔案是指反映本公司/組織一般工作活動，在較長時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為16年至50年。短期保管的檔案是指反映本公司/組織局部工作活動，在較短時間內(nèi)對本公司/組織有查考利用價值的檔案，保管期限為5年以下。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的重要程度、形成規(guī)律和利用價值等因素，合理確定檔案的保管期限，并在檔案整理時予以標(biāo)注。（四）檔案清查1.檔案館應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量核對、保管狀況檢查、檔案整理情況復(fù)查等。對清查中發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時進(jìn)行記錄，并采取措施加以解決。3.檔案清查結(jié)束后，應(yīng)編制檔案清查報告，報告內(nèi)容包括清查時間、范圍及內(nèi)容、清查結(jié)果、存在問題及處理情況等，并將報告存檔。五、檔案的利用（一）利用范圍1.本公司/組織內(nèi)部員工因工作需要，可查閱、借閱本公司/組織的相關(guān)檔案。2.外單位因工作需要查閱本公司/組織檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。3.涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制利用范圍。（二）利用手續(xù)1.本公司/組織內(nèi)部員工查閱、借閱檔案，應(yīng)填寫檔案查閱、借閱申請表，注明查閱、借閱的檔案名稱、內(nèi)容、用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，交檔案館辦理手續(xù)。2.檔案館工作人員根據(jù)申請表，對查閱、借閱的檔案進(jìn)行審核，符合規(guī)定的予以辦理，并登記查閱、借閱的檔案名稱、數(shù)量、期限、查閱人等信息。3.查閱檔案一般應(yīng)在檔案館內(nèi)進(jìn)行，如需借出檔案館，借閱期限一般不超過[X]個工作日，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.外單位查閱本公司/組織檔案，應(yīng)提前向檔案館提交查閱申請函，注明查閱目的、范圍、時間等信息，并加蓋單位公章。檔案館審核同意后，與查閱單位簽訂檔案查閱協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。查閱單位應(yīng)派專人到檔案館查閱檔案，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、錄像等，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（三）利用監(jiān)督1.檔案館工作人員應(yīng)對檔案利用情況進(jìn)行監(jiān)督，確保查閱、借閱人員按照規(guī)定使用檔案，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。2.查閱、借閱人員歸還檔案時，檔案館工作人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案數(shù)量、內(nèi)容和完好情況，如有問題應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。3.對于檔案利用過程中發(fā)現(xiàn)的重要線索或問題，檔案館應(yīng)及時向上級領(lǐng)導(dǎo)報告，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括檔案管理人員、各部門業(yè)務(wù)骨干等。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對檔案的鑒定工作進(jìn)行組織和指導(dǎo)。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、利用價值等因素，對檔案進(jìn)行鑒定。2.對保管期滿且確無保存價值的檔案，可予以銷毀；對仍有保存價值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保管。3.對于涉及國家機密、商業(yè)秘密和個人隱私的檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行處理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定工作。2.鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見，填寫檔案鑒定審批表，注明檔案名稱、年度、保管期限、鑒定意見等信息。3.檔案鑒定審批表經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人審核、公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實施銷毀。（四）銷毀實施1.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的銷毀清單進(jìn)行銷毀，確保銷毀檔案的準(zhǔn)確性和徹底性。2.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，嚴(yán)禁將檔案作為廢品出售或隨意丟棄。3.檔案銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并做好記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、檔案名稱、數(shù)量、銷毀方式等信息。4.檔案銷毀記錄應(yīng)與檔案鑒定審批表等相關(guān)材料一并存檔，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.逐步實現(xiàn)檔案信息資源的共享，為公司/組織各部門提供便捷的檔案信息服務(wù)，促進(jìn)公司/組織的業(yè)務(wù)發(fā)展。（二）數(shù)字化處理1.對館藏檔案進(jìn)行全面數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，確保數(shù)字化檔案與原件內(nèi)容一致。2.數(shù)字化檔案應(yīng)按照檔案分類體系進(jìn)行存儲，建立相應(yīng)的電子目錄和索引，便于快速檢索和利用。3.對數(shù)字化過程中產(chǎn)生的圖像文件、數(shù)據(jù)文件應(yīng)進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的存儲介質(zhì)上，并異地存放，確保數(shù)據(jù)的安全性。（三）系統(tǒng)建設(shè)與應(yīng)用1.選用適合本公司/組織檔案管理需求的信息化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)應(yīng)具備檔案錄入、存儲、檢索、借閱、統(tǒng)計分析等功能。2.建立檔案信息化管理系統(tǒng)的用戶權(quán)限管理制度，根據(jù)不同用戶的工作職責(zé)和需求，設(shè)置相應(yīng)的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全。3.加強檔案信息化管理系統(tǒng)的日常維護(hù)和管理，定期對系統(tǒng)進(jìn)行升級、優(yōu)化，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行。同時，應(yīng)做好系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份和恢復(fù)工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（四）安全管理1.建立檔案信息化