銀行檔案匯編制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)銀行檔案管理，規(guī)范檔案匯編工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在銀行各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于銀行總行及各分支機(jī)構(gòu)的檔案匯編工作，涵蓋各類(lèi)業(yè)務(wù)檔案、管理檔案、人事檔案等所有銀行檔案范疇。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：檔案匯編工作必須嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)以及銀行業(yè)監(jiān)管要求，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容應(yīng)如實(shí)反映銀行業(yè)務(wù)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，不得篡改、偽造檔案資料。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集銀行在經(jīng)營(yíng)管理過(guò)程中形成的各類(lèi)檔案，保持檔案之間的有機(jī)聯(lián)系，構(gòu)建完整、系統(tǒng)的檔案體系。4.便于利用原則：檔案匯編應(yīng)注重提高檔案的檢索和利用效率，方便銀行內(nèi)部各部門(mén)及外部相關(guān)單位查詢(xún)和使用檔案信息。二、檔案匯編工作組織架構(gòu)（一）檔案管理委員會(huì)成立銀行檔案管理委員會(huì)，由行領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任主任，各相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人為成員。主要職責(zé)是：1.審議檔案匯編工作的發(fā)展規(guī)劃、年度計(jì)劃和重要制度。2.協(xié)調(diào)解決檔案匯編工作中的重大問(wèn)題，確保檔案管理工作與銀行整體業(yè)務(wù)發(fā)展相適應(yīng)。3.監(jiān)督檢查檔案匯編工作的執(zhí)行情況，對(duì)違規(guī)行為進(jìn)行糾正和處理。（二）檔案管理部門(mén)銀行設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，配備專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員。其職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)制定檔案匯編工作的具體操作流程和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。2.組織實(shí)施檔案的收集、整理、分類(lèi)、編目、裝訂等基礎(chǔ)工作，確保檔案資料的有序存放。3.開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的存儲(chǔ)和利用效率。4.定期對(duì)檔案匯編工作進(jìn)行總結(jié)和評(píng)估，提出改進(jìn)措施和建議。（三）各業(yè)務(wù)部門(mén)各業(yè)務(wù)部門(mén)應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理和初步審核工作，并按照檔案管理部門(mén)的要求及時(shí)移交檔案資料。同時(shí)，配合檔案管理部門(mén)做好檔案匯編過(guò)程中的相關(guān)工作，提供必要的業(yè)務(wù)信息和支持。三、檔案收集（一）收集范圍1.業(yè)務(wù)檔案：包括各類(lèi)貸款業(yè)務(wù)檔案、存款業(yè)務(wù)檔案、信用卡業(yè)務(wù)檔案、國(guó)際業(yè)務(wù)檔案等，涵蓋業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中的申請(qǐng)資料、審批文件、合同協(xié)議、交易記錄等所有相關(guān)材料。2.管理檔案：如行政公文、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、審計(jì)報(bào)告、風(fēng)險(xiǎn)管理資料等。3.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、入職離職材料、考核評(píng)價(jià)記錄、培訓(xùn)經(jīng)歷、薪酬福利資料等。4.其他檔案：如財(cái)務(wù)檔案、信息技術(shù)檔案、安全保衛(wèi)檔案等與銀行經(jīng)營(yíng)管理相關(guān)的各類(lèi)檔案。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確檔案收集責(zé)任人，按照規(guī)定的時(shí)間和標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)收集本部門(mén)產(chǎn)生的檔案資料，確保檔案的齊全完整。2.檔案資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損毀或丟失。對(duì)于重要的電子文件，應(yīng)同時(shí)保存紙質(zhì)版本，并確保兩者內(nèi)容一致。3.在業(yè)務(wù)辦理過(guò)程中形成的檔案，經(jīng)辦人員應(yīng)在業(yè)務(wù)辦結(jié)后[X]個(gè)工作日內(nèi)將檔案資料移交至本部門(mén)檔案收集責(zé)任人；對(duì)于跨部門(mén)業(yè)務(wù)形成的檔案，由主辦部門(mén)負(fù)責(zé)牽頭收集相關(guān)資料，并在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成移交。四、檔案整理（一）分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)1.按年度分類(lèi)：將檔案按形成年度進(jìn)行劃分，每個(gè)年度單獨(dú)整理。2.按業(yè)務(wù)類(lèi)型分類(lèi)：根據(jù)銀行業(yè)務(wù)種類(lèi)，如對(duì)公業(yè)務(wù)、零售業(yè)務(wù)、金融市場(chǎng)業(yè)務(wù)等進(jìn)行二級(jí)分類(lèi)。3.按保管期限分類(lèi)：分為永久保管、定期保管（[X]年、[X]年等）兩類(lèi)。（二）整理流程1.區(qū)分全宗：以銀行各分支機(jī)構(gòu)或部門(mén)為全宗單位，對(duì)檔案進(jìn)行區(qū)分，確保不同全宗的檔案相互獨(dú)立。2.裝訂成冊(cè)：對(duì)紙張規(guī)格不一致、破損或散裝的檔案資料進(jìn)行修整和裝訂，使其整齊規(guī)范。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持檔案內(nèi)容的完整性，避免損壞文件。3.編頁(yè)編號(hào)：對(duì)每份檔案的頁(yè)面進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、清晰，便于查找和統(tǒng)計(jì)。4.編制目錄：根據(jù)檔案分類(lèi)情況，編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等基本信息，確保目錄與檔案內(nèi)容準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。五、檔案編目（一）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)：全宗號(hào)用于區(qū)分不同的分支機(jī)構(gòu)或部門(mén)；年度為檔案形成年份；保管期限用漢字表示，如“永久”“長(zhǎng)期”“短期”；流水號(hào)為同一全宗、同一年度、同一保管期限內(nèi)檔案的順序編號(hào)。2.例如，某分支機(jī)構(gòu)2023年形成的永久保管的貸款業(yè)務(wù)檔案，其編號(hào)可能為“012023永久001”。（二）編目?jī)?nèi)容1.檔號(hào)：填寫(xiě)檔案編號(hào)。2.題名：準(zhǔn)確概括檔案的主要內(nèi)容，應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、反映主題。3.日期：記錄檔案形成的具體年月日。4.責(zé)任者：注明檔案的形成部門(mén)或個(gè)人。5.保管期限：按照規(guī)定填寫(xiě)檔案的保管期限。6.密級(jí)：根據(jù)檔案內(nèi)容的機(jī)密程度，標(biāo)注相應(yīng)的密級(jí)，如“絕密”“機(jī)密”“秘密”。（三）編目要求1.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，與檔案實(shí)際內(nèi)容相符。2.編目工作應(yīng)在檔案整理完成后及時(shí)進(jìn)行，確保編目信息的時(shí)效性。3.編目完成后，應(yīng)進(jìn)行核對(duì)和審核，避免出現(xiàn)編目錯(cuò)誤。六、檔案裝訂（一）裝訂材料1.采用符合檔案保存要求的裝訂材料，如無(wú)酸紙、線繩等，避免使用金屬裝訂物，防止對(duì)檔案造成氧化損壞。2.對(duì)于較厚的檔案，可以采用三孔一線或膠裝的方式進(jìn)行裝訂，但應(yīng)確保裝訂牢固，不影響檔案的查閱和使用。（二）裝訂方法1.去除檔案資料中的金屬物、訂書(shū)釘?shù)?，?duì)紙張進(jìn)行整理，使其整齊排列。2.在檔案左側(cè)適當(dāng)位置打孔，孔距應(yīng)均勻，一般為[X]厘米左右。3.用線繩穿過(guò)打好的孔，將檔案裝訂成冊(cè)，并在背面打結(jié)固定。4.對(duì)于采用膠裝方式裝訂的檔案，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠的膠水，確保裝訂牢固，且膠水不滲透到檔案頁(yè)面上影響字跡。（三）裝訂要求1.裝訂應(yīng)保持檔案的原有順序，不得顛倒或遺漏頁(yè)面。2.裝訂后的檔案應(yīng)平整、牢固，便于翻閱和保存。3.裝訂過(guò)程中應(yīng)注意保護(hù)檔案內(nèi)容，避免損壞文件。七、檔案數(shù)字化（一）數(shù)字化流程1.掃描：使用專(zhuān)業(yè)的掃描設(shè)備，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，掃描分辨率應(yīng)不低于[X]dpi，確保掃描圖像清晰可讀。2.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去噪、去污、裁剪、糾偏等處理，提高圖像質(zhì)量。3.數(shù)據(jù)掛接：將數(shù)字化后的檔案圖像與對(duì)應(yīng)的檔案目錄信息進(jìn)行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和利用。4.存儲(chǔ)備份：將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（二）數(shù)字化質(zhì)量控制1.建立數(shù)字化質(zhì)量抽檢制度，定期對(duì)已數(shù)字化的檔案進(jìn)行質(zhì)量檢查，抽檢比例不低于[X]%。2.對(duì)質(zhì)量不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行重新掃描和處理，確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量。3.加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化設(shè)備和軟件的維護(hù)管理，確保設(shè)備和軟件的正常運(yùn)行，保證數(shù)字化工作的順利開(kāi)展。（三）數(shù)字化安全管理1.建立數(shù)字化檔案安全保密制度，對(duì)數(shù)字化檔案的存儲(chǔ)、傳輸、使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理，防止檔案信息泄露。2.對(duì)數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限，只有經(jīng)過(guò)授權(quán)的人員才能訪問(wèn)和使用數(shù)字化檔案。3.定期對(duì)數(shù)字化檔案存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。八、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.銀行應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)安裝溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備，將溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）保管方式1.按照檔案的分類(lèi)和編號(hào)順序，將檔案存放于檔案架或檔案盒中，確保檔案排列有序，便于查找和管理。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)采用磁盤(pán)陣列、磁帶庫(kù)等存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，并建立相應(yīng)的存儲(chǔ)管理系統(tǒng)，對(duì)電子檔案進(jìn)行分類(lèi)存儲(chǔ)和管理。（三）保管期限管理1.嚴(yán)格按照檔案保管期限的規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)存放和管理。2.定期對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和處置，對(duì)于已到保管期限且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷(xiāo)毀；對(duì)于仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限，并進(jìn)行妥善保管。九、檔案利用（一）利用范圍1.銀行內(nèi)部各部門(mén)因業(yè)務(wù)辦理、工作研究、決策支持等需要，可以查閱和利用相關(guān)檔案資料。2.外部單位如監(jiān)管機(jī)構(gòu)、司法機(jī)關(guān)等，在依法履行職責(zé)的情況下，可以按照規(guī)定程序查閱銀行檔案。3.涉及銀行商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，限制查閱和利用范圍。（二）利用流程1.內(nèi)部利用：銀行內(nèi)部人員如需查閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱(chēng)和編號(hào)等信息，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門(mén)辦理查閱手續(xù)。檔案管理部門(mén)根據(jù)申請(qǐng)?zhí)峁┫鄳?yīng)的檔案，并做好查閱登記工作。2.外部利用：外部單位查閱銀行檔案，應(yīng)出具正式的查閱函，注明查閱事項(xiàng)、檔案范圍等內(nèi)容。銀行檔案管理部門(mén)收到查閱函后，應(yīng)進(jìn)行審核，并報(bào)行領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)安排專(zhuān)人陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用反饋1.檔案利用部門(mén)在查閱檔案后，應(yīng)及時(shí)將利用情況反饋給檔案管理部門(mén)，如發(fā)現(xiàn)檔案存在問(wèn)題或?qū)n案利用有其他意見(jiàn)和建議，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門(mén)提出。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，總結(jié)檔案利用規(guī)律和存在的問(wèn)題，為檔案管理工作的改進(jìn)提供依據(jù)。十、檔案鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門(mén)負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)專(zhuān)家、法律合規(guī)人員等組成。主要職責(zé)是：1.定期對(duì)銀行檔案進(jìn)行全面鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核，確保銷(xiāo)毀檔案符合規(guī)定要求。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的重要性、歷史價(jià)值、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，綜合判斷檔案的保管期限和價(jià)值。2.對(duì)于涉及銀行核心業(yè)務(wù)、重大決策、重要?dú)v史事件等的檔案，應(yīng)長(zhǎng)期或永久保存；對(duì)于一般性業(yè)務(wù)檔案和已失去利用價(jià)值的檔案，可以按照規(guī)定的保管期限進(jìn)行銷(xiāo)毀。（三）銷(xiāo)毀流程1.檔案鑒定小組對(duì)擬銷(xiāo)毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《檔案銷(xiāo)毀清單》，清單應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等詳細(xì)信息。2.將《檔案銷(xiāo)毀清單》報(bào)行領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門(mén)組織實(shí)施檔案銷(xiāo)毀工作。3.檔案銷(xiāo)毀應(yīng)采用安全可靠的方式進(jìn)行，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。銷(xiāo)毀過(guò)程中應(yīng)安排專(zhuān)人監(jiān)督，并在《檔案銷(xiāo)毀記錄》上簽字確認(rèn)。4.銷(xiāo)毀完畢后，將《檔案銷(xiāo)毀清單》、《檔案銷(xiāo)毀記錄》等相關(guān)資料進(jìn)行歸檔保存，以備查考。十一、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.銀行內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)檔案匯編工作進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案利用的合規(guī)性等。2.檔案管理部門(mén)應(yīng)建立內(nèi)部自查制度，定期對(duì)本部門(mén)檔案匯編工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。（二）檢查內(nèi)容1.檔案收集情況：檢查各部門(mén)是否按照規(guī)定及時(shí)、完整地收集檔案資料。2.檔案整理質(zhì)量：查看檔案分類(lèi)、編目、裝訂等整理工作是否符合要求。3.檔案保管條件：檢查檔案庫(kù)房的溫濕度、安全防護(hù)等保管條件是否達(dá)標(biāo)。4.檔案利用情況：審查檔案利用流程是否規(guī)范，利用登記是否完整。5.檔案鑒定與銷(xiāo)毀工作：核實(shí)檔案鑒定小組的工作情況，檢查銷(xiāo)毀檔案是否經(jīng)過(guò)審批和按規(guī)定程序進(jìn)行。（三）問(wèn)題整改1.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，明確整改