刻制檔案留存制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司刻制檔案的管理，確?？讨茩n案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于公司各項(xiàng)工作的開展和查詢，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及刻制業(yè)務(wù)的部門和人員，包括但不限于行政部門、財(cái)務(wù)部門、法務(wù)部門、項(xiàng)目部門等在刻制印章、文件、資料等過程中產(chǎn)生的檔案。（三）基本原則1.合法性原則：刻制檔案的管理應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)以及行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)要求。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映刻制業(yè)務(wù)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：涵蓋刻制業(yè)務(wù)從申請(qǐng)到完成全過程的相關(guān)資料，確保檔案資料的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的刻制檔案進(jìn)行嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.可追溯性原則：能夠通過檔案清晰追溯刻制業(yè)務(wù)的歷史記錄和相關(guān)信息。二、檔案內(nèi)容及分類（一）印章刻制檔案1.印章刻制申請(qǐng)：包括申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、印章名稱、用途、規(guī)格等詳細(xì)信息。2.審批文件：各級(jí)審批領(lǐng)導(dǎo)的簽字、批示及審批意見。3.印章刻制合同：與印章制作單位簽訂的合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)、制作要求、價(jià)格、交付時(shí)間等條款。4.印章樣模：留存印章的清晰樣模，包括正面、側(cè)面、底面等不同角度的圖像資料。5.領(lǐng)取記錄：記錄印章領(lǐng)取時(shí)間、領(lǐng)取人、領(lǐng)取方式等信息。6.印章啟用文件：注明印章正式啟用的日期、范圍等內(nèi)容。（二）文件刻制檔案1.文件刻制申請(qǐng)：包含申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、文件名稱、編號(hào)、內(nèi)容摘要、刻制份數(shù)、交付時(shí)間等。2.審批流程記錄：詳細(xì)記錄文件刻制申請(qǐng)的審批環(huán)節(jié)及審批意見。3.排版文件：留存文件排版后的電子文檔，確保格式準(zhǔn)確無(wú)誤。4.校對(duì)記錄：記錄文件校對(duì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題及修改情況。5.印刷合同：與印刷單位簽訂的合同，明確印刷要求、數(shù)量、價(jià)格、交付方式等。6.印刷樣本：留存印刷后的文件樣本，用于質(zhì)量檢驗(yàn)和存檔。7.交付記錄：記錄文件交付時(shí)間、交付人、接收人等信息。（三）資料刻制檔案1.資料刻制申請(qǐng)：說明申請(qǐng)部門、申請(qǐng)人、申請(qǐng)日期、資料名稱、來(lái)源、刻制目的、數(shù)量等。2.審批文件：相關(guān)審批意見和簽字。3.原始資料：如電子文檔、紙質(zhì)文件等原始資料的備份。4.刻制記錄：包括刻制設(shè)備、刻制人員、刻制時(shí)間等信息。5.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：對(duì)刻制資料的質(zhì)量檢驗(yàn)情況，如清晰度、準(zhǔn)確性等。6.分發(fā)記錄：記錄資料分發(fā)的對(duì)象、時(shí)間、方式等。三、檔案收集與整理（一）收集要求1.各業(yè)務(wù)部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)刻制檔案的收集工作，確保在刻制業(yè)務(wù)完成后及時(shí)將相關(guān)資料提交至檔案管理部門。2.收集的檔案資料應(yīng)齊全、完整，包括紙質(zhì)文件、電子文檔、圖像資料等各種形式。3.對(duì)于涉及多個(gè)部門協(xié)同的刻制業(yè)務(wù)，各部門應(yīng)密切配合，及時(shí)共享相關(guān)資料，確保檔案收集的全面性。（二）整理流程1.檔案管理部門收到收集的刻制檔案后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，檢查資料是否齊全、真實(shí)、準(zhǔn)確，不符合要求的應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門補(bǔ)充或更正。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行分類整理。同一類別的檔案應(yīng)按照時(shí)間順序或業(yè)務(wù)流程進(jìn)行排序，確保檔案排列有序。3.為每份檔案編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于查詢和管理。4.制作檔案目錄，詳細(xì)記錄每份檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，目錄應(yīng)與檔案實(shí)體一一對(duì)應(yīng)，方便查閱。四、檔案存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)檔案：應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。按照檔案類別和年份進(jìn)行分區(qū)存放，便于查找。2.電子檔案：存儲(chǔ)在公司指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，按照電子文件管理規(guī)范進(jìn)行分類存儲(chǔ)。建立電子檔案索引目錄，確保電子檔案的可訪問性。同時(shí)，定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)在不同的物理位置，以防數(shù)據(jù)丟失。3.圖像資料：可采用紙質(zhì)打印存檔或電子存儲(chǔ)的方式。對(duì)于紙質(zhì)圖像資料，應(yīng)與相關(guān)紙質(zhì)檔案一并存放；電子圖像資料應(yīng)按照類別和時(shí)間進(jìn)行整理存儲(chǔ)，并與對(duì)應(yīng)的電子檔案建立關(guān)聯(lián)。（二）保管職責(zé)1.檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案的日常保管工作，定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。2.對(duì)檔案存儲(chǔ)環(huán)境進(jìn)行定期維護(hù)，如保持檔案柜清潔、控制存儲(chǔ)場(chǎng)所的溫度和濕度等，防止檔案受損。3.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案存儲(chǔ)區(qū)域，確需查閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面清查，核對(duì)檔案數(shù)量、完整性等情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱刻制檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、檔案名稱、查閱范圍等信息。2.一般員工查閱檔案需經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批；部門負(fù)責(zé)人查閱檔案需經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批；涉及公司機(jī)密或重要事項(xiàng)的檔案查閱，需經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整，查閱人員不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或帶出檔案資料。（二）借閱規(guī)定1.因工作需要借閱刻制檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時(shí)間等。2.借閱審批流程與查閱審批流程相同，嚴(yán)格控制借閱范圍和期限。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理審批手續(xù)。5.檔案管理部門應(yīng)對(duì)借閱檔案進(jìn)行跟蹤管理，到期未歸還的，應(yīng)及時(shí)催還，并記錄相關(guān)情況。如發(fā)現(xiàn)檔案丟失或損壞，借閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司機(jī)密的刻制檔案，檔案管理部門應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行管理，明確保密責(zé)任人和保密范圍。2.在檔案存儲(chǔ)、查閱、借閱等環(huán)節(jié)，采取必要的保密措施，如對(duì)存儲(chǔ)場(chǎng)所進(jìn)行加密、對(duì)查閱和借閱人員進(jìn)行保密教育等。3.未經(jīng)公司授權(quán)，任何人不得擅自披露刻制檔案中的機(jī)密信息。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案存儲(chǔ)場(chǎng)所的安全防范措施，安裝監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等，確保檔案存儲(chǔ)區(qū)域的安全。2.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。3.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，針對(duì)火災(zāi)、水災(zāi)、盜竊等可能發(fā)生的安全事故，明確應(yīng)急處置流程和責(zé)任分工，定期進(jìn)行演練，確保在突發(fā)情況下能夠迅速有效地保護(hù)檔案安全。七、檔案銷毀（一）銷毀條件1.刻制檔案已超過保存期限，且無(wú)繼續(xù)保存價(jià)值的。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、機(jī)構(gòu)變更等原因，相關(guān)刻制業(yè)務(wù)不再存在，檔案已失去作用的。3.檔案資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等情況，無(wú)法修復(fù)且無(wú)保存意義的。（二）銷毀流程1.檔案管理部門定期對(duì)刻制檔案進(jìn)行清查，確定需要銷毀的檔案清單，并填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀原因等。2.《檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核、公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實(shí)性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀方式可根據(jù)檔案性質(zhì)選擇合適的方法，如紙質(zhì)檔案可采用焚燒、粉碎等方式；電子檔案應(yīng)進(jìn)行徹底刪除，并對(duì)存儲(chǔ)介質(zhì)進(jìn)行物理銷毀。5.銷毀記錄應(yīng)詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)銷人員等信息，作為檔案管理工作的重要資料留存。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)刻制檔案管理情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性、檔案存儲(chǔ)與保管的安全性等。2.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)自身工作進(jìn)行自查自糾，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題，不斷完善檔案管理工作。（二）外部檢查1.積極配合國(guó)家相關(guān)部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查工作，按照要求提供刻制檔案資料，接受外部監(jiān)督。2.根據(jù)外部檢查意見