檔案站保密制度一、總則（一）目的為加強公司檔案站的保密管理，確保公司各類檔案信息的安全與機密性，防止檔案信息泄露給公司造成損失，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于公司檔案站全體工作人員，以及因工作需要接觸公司檔案信息的其他人員。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴格遵守國家有關法律法規(guī)以及行業(yè)標準，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化保密意識教育，完善保密措施，從源頭上防止檔案信息泄露風險。3.最小化原則：嚴格限定知悉檔案信息的人員范圍，確保信息僅在必要的范圍內(nèi)流轉和使用。4.全程管控原則：對檔案的收集、整理、存儲、利用、銷毀等全過程實施保密管理。二、檔案保密管理職責（一）檔案站負責人職責1.全面負責檔案站的保密管理工作，制定和完善保密制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.組織開展保密宣傳教育活動，提高工作人員的保密意識。3.協(xié)調解決檔案保密工作中的重大問題，對違規(guī)行為進行處理。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守保密制度，負責檔案的日常管理工作，確保檔案的安全與完整。2.對檔案信息進行分類、編號、存儲，嚴格控制檔案的查閱、借閱權限。3.定期對檔案進行清查、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并采取措施處理。4.協(xié)助有關部門和人員做好檔案信息的保密工作，提供必要的支持和服務。（三）其他工作人員職責1.自覺遵守保密制度，不得擅自查閱、復制、傳播檔案信息。2.在工作中妥善保管好涉及檔案信息的文件、資料等，防止丟失或泄露。3.發(fā)現(xiàn)檔案信息有泄露風險時，及時報告檔案管理人員或相關負責人。三、檔案收集與整理過程中的保密措施（一）收集環(huán)節(jié)1.明確檔案收集范圍和要求，確保收集的檔案信息真實、完整、準確。2.在收集過程中，對涉及保密事項的檔案，應采取必要的保密措施，如專人負責、密封傳遞等。3.對收集到的檔案進行初步審查，發(fā)現(xiàn)有保密問題的，及時與相關部門溝通協(xié)調，采取措施解決。（二）整理環(huán)節(jié)1.檔案管理人員在整理檔案時，應嚴格遵守保密規(guī)定，避免在整理過程中泄露檔案信息。2.對檔案進行分類、編號、編目等操作時，要確保分類準確、編號唯一、編目清晰，便于查詢和管理。3.在整理過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案信息存在錯誤或不完整的情況，應及時與相關部門核實，不得擅自修改或補充。四、檔案存儲保密措施（一）存儲場所1.檔案站應設置專門的檔案存儲場所，確保場所安全、保密。存儲場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等功能。2.存儲場所應安裝必要的安全設施，如監(jiān)控設備、門禁系統(tǒng)等，防止無關人員進入。3.對存儲場所的溫度、濕度等環(huán)境條件進行定期監(jiān)測和控制，確保檔案存儲環(huán)境適宜。（二）存儲方式1.檔案應按照不同的類別、期限等進行分類存儲，便于查找和管理。2.采用電子存儲方式的檔案，應進行加密存儲，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對紙質檔案，應存放在專用的檔案柜中，按照順序排列，標識清晰。（三）存儲安全管理1.嚴格限制進入檔案存儲場所的人員，只有經(jīng)過授權的人員才能進入。2.檔案管理人員應定期對存儲的檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。3.對存儲場所的安全設施進行定期維護和檢查，確保其正常運行。五、檔案查閱與借閱保密規(guī)定（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時間等，并經(jīng)所在部門負責人審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，為查閱人員提供相應的檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。查閱人員不得擅自將檔案帶出檔案站。3.查閱人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、標記、污損等。查閱結束后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并辦理歸還手續(xù)。（二）借閱規(guī)定1.公司外部單位或個人因特殊原因需要借閱公司檔案的，應提前向公司提出書面申請，說明借閱目的、內(nèi)容、期限等，并經(jīng)公司主管領導審批。2.檔案管理人員根據(jù)審批意見，與借閱單位或個人簽訂《檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權利和義務。3.借閱單位或個人應按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱單位或個人應妥善保管檔案，不得轉借、轉讓、泄露檔案信息。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時報告檔案管理人員，并承擔相應的賠償責任。六、檔案利用過程中的保密要求（一）利用目的限制檔案的利用應嚴格限于公司內(nèi)部工作需要，不得用于任何違法違規(guī)或損害公司利益的目的。（二）利用方式規(guī)范1.在利用檔案過程中，如需對檔案進行復制、摘錄等操作，應經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定的程序進行。2.復制、摘錄的檔案應注明出處，并與原件一同妥善保管，不得擅自擴大傳播范圍。（三）利用過程監(jiān)督檔案管理人員應對檔案利用過程進行監(jiān)督，確保利用行為符合保密規(guī)定。如發(fā)現(xiàn)利用過程中有違規(guī)行為，應及時制止并報告相關部門。七、檔案傳輸保密措施（一）內(nèi)部傳輸1.在公司內(nèi)部傳輸檔案信息時，應采用安全可靠的傳輸方式，如公司內(nèi)部網(wǎng)絡、加密郵件等。2.對涉及保密的檔案信息，應進行加密傳輸，確保信息在傳輸過程中的安全。（二）外部傳輸1.公司向外部單位或個人傳輸檔案信息時，應提前評估傳輸風險，并采取必要的保密措施。2.如通過網(wǎng)絡傳輸，應使用加密技術或安全的傳輸協(xié)議；如通過郵寄等方式傳輸，應采用密封包裝，并在信封上注明“機密”字樣。3.在傳輸檔案信息前，應與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任。八、檔案銷毀保密規(guī)定（一）銷毀范圍1.對已超過保管期限、失去保存價值或因其他原因需要銷毀的檔案，應按照規(guī)定進行銷毀。2.在確定銷毀檔案范圍時，應嚴格審查，確保銷毀的檔案信息不涉及公司機密。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單：檔案管理人員應根據(jù)檔案銷毀范圍，編制《檔案銷毀清單》，詳細列出擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.審批：《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案站負責人審核后，報公司主管領導審批。3.銷毀實施：審批通過后，由檔案管理人員會同相關人員按照規(guī)定的方式對檔案進行銷毀。銷毀方式可采用焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復。4.監(jiān)督：在檔案銷毀過程中，應安排專人進行監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、安全。5.記錄：對檔案銷毀過程進行詳細記錄，包括銷毀時間、地點、方式、監(jiān)督人員等，記錄應妥善保存。九、保密教育培訓與監(jiān)督檢查（一）保密教育培訓1.檔案站應定期組織工作人員參加保密教育培訓，提高工作人員的保密意識和業(yè)務能力。2.保密教育培訓內(nèi)容應包括國家有關保密法律法規(guī)、公司保密制度、檔案保密知識等。3.新入職的工作人員應在入職后一周內(nèi)接受保密教育培訓，并簽訂保密承諾書。（二）監(jiān)督檢查1.檔案站負責人應定期對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決存在的問題。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括保密制度執(zhí)行情況、檔案管理各環(huán)節(jié)的保密措施落實情況、工作人員的保密行為等。3.對監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，要求相關部門或人員限期整改。整改完成后，應進行復查，確保問題得到徹底解決。十、保密獎懲制度（一）獎勵1.對在檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門或個人，公司將給予表彰和獎勵。2.獎勵方式包括榮譽證書、獎金、晉升等。（二）懲罰1.對違反檔案保密制度的部門或個人，公