檔案雙人進庫制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的安全與完整，防止檔案在進庫過程中出現(xiàn)丟失、損壞、篡改等問題，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及所屬單位檔案進庫的管理工作。（三）基本原則1.雙人操作原則：檔案進庫必須由兩名經過授權的工作人員共同進行，確保操作過程的準確性和可監(jiān)督性。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，采取必要的安全防護措施，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范操作原則：明確檔案進庫的流程和標準，確保操作過程規(guī)范、有序，符合行業(yè)標準和公司要求。二、檔案進庫流程（一）檔案整理與準備1.各部門在檔案形成后，應按照檔案管理的相關規(guī)定進行及時整理，確保檔案資料齊全、完整、分類準確。2.對整理好的檔案進行核對，檢查檔案的編號、目錄、內容等是否一致，如有問題及時進行整改。3.準備好檔案進庫所需的工具和設備，如檔案盒、標簽、推車等，并確保其完好可用。（二）進庫申請1.檔案整理完成后，由檔案整理人員填寫《檔案進庫申請表》，詳細注明檔案的類別、數量、形成時間、保管期限等信息。2.將申請表提交給部門負責人審核，部門負責人應認真審核檔案的整理情況和進庫申請的合理性，審核通過后簽字確認。3.申請表經部門負責人簽字后，提交給檔案管理部門。（三）進庫安排1.檔案管理部門收到進庫申請后，根據檔案的數量、類別、保管期限等因素，合理安排進庫時間和人員。2.確定參與進庫的兩名工作人員，并提前通知他們進庫的時間、地點和任務要求。3.兩名工作人員應熟悉檔案進庫的流程和要求，具備相應的檔案管理知識和技能。（四）進庫操作1.進庫當天，兩名工作人員應提前到達檔案庫房，對庫房的環(huán)境進行檢查，確保庫房安全、整潔、通風良好。2.根據檔案的類別和存放位置，使用推車將檔案搬運至指定的貨架或存儲區(qū)域。3.在搬運過程中，要輕拿輕放，避免檔案受到碰撞、擠壓或損壞。4.將檔案按照編號順序依次上架存放，確保排列整齊、便于查找。同時，要在檔案盒上標明檔案的類別、編號、年度等信息。5.進庫過程中，兩名工作人員應相互配合、相互監(jiān)督，對每一批檔案的進庫情況進行詳細記錄，包括檔案的名稱、數量、存放位置等。記錄應清晰、準確、完整，并由兩名工作人員簽字確認。（五）進庫驗收1.檔案進庫完成后，由檔案管理部門負責人組織對進庫檔案進行驗收。2.驗收內容包括檔案的數量、類別、編號、存放位置等是否與進庫申請和記錄一致，檔案是否有損壞、缺失等情況。3.驗收合格后，驗收人員在《檔案進庫驗收表》上簽字確認。如發(fā)現(xiàn)問題，應及時通知進庫工作人員進行整改，直至驗收合格。三、人員職責（一）檔案整理人員職責1.負責本部門檔案的日常整理工作，確保檔案資料齊全、完整、分類準確。2.按照檔案管理的相關規(guī)定，對整理好的檔案進行核對，及時發(fā)現(xiàn)并解決檔案整理過程中存在的問題。3.填寫《檔案進庫申請表》，詳細注明檔案的相關信息，并提交給部門負責人審核。4.協(xié)助進庫工作人員進行檔案的搬運和上架工作，確保檔案進庫過程的順利進行。（二）進庫工作人員職責1.熟悉檔案進庫的流程和要求，嚴格按照操作規(guī)程進行操作。2.提前做好進庫準備工作，確保進庫所需的工具和設備完好可用。3.在進庫過程中，相互配合、相互監(jiān)督，認真核對每一批檔案的信息，確保檔案進庫的準確性和完整性。4.對進庫檔案進行詳細記錄，包括檔案的名稱、數量、存放位置等，并簽字確認。5.負責檔案進庫后的上架擺放工作，確保檔案排列整齊、便于查找。（三）部門負責人職責1.審核本部門檔案整理情況和進庫申請的合理性，確保檔案進庫工作符合公司要求。2.對本部門檔案進庫工作進行監(jiān)督和指導，協(xié)調解決進庫過程中出現(xiàn)的問題。3.配合檔案管理部門做好檔案進庫的驗收工作，對驗收結果負責。（四）檔案管理部門負責人職責1.負責制定和完善檔案進庫制度，確保制度的合理性和有效性。2.組織實施檔案進庫工作，合理安排進庫時間和人員，協(xié)調解決進庫過程中出現(xiàn)的問題。3.對檔案進庫工作進行監(jiān)督和檢查，確保進庫工作符合相關法律法規(guī)和行業(yè)標準。4.組織對進庫檔案進行驗收，對驗收結果負責。四、安全與保密措施（一）安全措施1.檔案庫房應配備必要的安全設施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防鼠等設備，并定期進行檢查和維護，確保其正常運行。2.進庫工作人員應嚴格遵守庫房的安全管理制度，嚴禁在庫房內吸煙、使用明火、存放易燃易爆物品等。3.檔案搬運過程中，要注意防止檔案受到損壞，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞跡象，應及時停止搬運，并采取相應的修復措施。4.定期對檔案庫房進行安全檢查，及時發(fā)現(xiàn)并消除安全隱患。如發(fā)生安全事故，應立即采取應急措施，并及時報告公司領導。（二）保密措施1.嚴格遵守國家有關檔案安全保密的法律法規(guī)，對檔案信息進行嚴格保密。2.進庫工作人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。在工作過程中，要妥善保管檔案資料，不得泄露檔案信息。3.檔案庫房應設置門禁系統(tǒng)，限制無關人員進入。進庫工作人員應妥善保管庫房鑰匙，不得隨意轉借他人。4.對涉及公司機密的檔案，應采取特殊的保密措施，如加密存儲、專人保管等。五、監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門應定期對檔案進庫工作進行內部檢查，檢查內容包括進庫流程的執(zhí)行情況、人員職責的履行情況、檔案的安全與保密情況等。2.對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時進行整改，并將整改情況記錄在案。對違反制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作，及時提供所需的檔案資料和信息。2.對外部監(jiān)督檢查中提出的意見和建議，應認真研究并加以落實，不斷改進檔案進庫管理工作。六、培訓與考核（一）培訓1.檔案管理部門應定期組織進庫工作人員進行業(yè)務培訓，培訓內容包括檔案管理知識、進庫流程、安全與保密措施等。2.培訓方式可以采用集中授課、現(xiàn)場演示、案例分析等多種形式，確保培訓效果。3.鼓勵進庫工作人員參加各類檔案管理培訓和學習活動，不斷提高自身的業(yè)務水平和綜合素質。（二）考核1.建立進庫工作人員考核制度，對其工作表現(xiàn)、業(yè)務能力、遵守制度情況等進行定期