鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案使用制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的管理與使用，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全，充分發(fā)揮檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作中的作用，依據(jù)國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位在檔案形成、保管、利用等過程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.依法依規(guī)原則檔案管理工作嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)，如《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法等，確保檔案管理活動(dòng)合法合規(guī)。3.方便利用原則在確保檔案安全和保密的前提下，充分考慮檔案使用人員的需求，簡化手續(xù)，提高檔案利用效率，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的形成工作，確保文件材料的真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。2.在工作活動(dòng)中形成的各種文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像文件等，均應(yīng)按照規(guī)定及時(shí)整理歸檔。（二）收集范圍1.反映鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨委、政府工作活動(dòng)的文件材料，如會(huì)議記錄、決議、決定、通知等。2.鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、社會(huì)事務(wù)管理、文化建設(shè)等方面的文件材料，如規(guī)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、項(xiàng)目申報(bào)材料等。3.涉及鄉(xiāng)鎮(zhèn)民生保障、安全生產(chǎn)、環(huán)境保護(hù)等方面的文件材料，如政策文件、工作方案、檢查記錄等。4.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、財(cái)務(wù)報(bào)表等文件材料。5.其他具有保存價(jià)值的文件材料。（三）收集要求1.各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位應(yīng)定期將本單位形成的文件材料收集齊全，整理后移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門。2.收集的文件材料應(yīng)保持其歷史聯(lián)系，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理，便于后續(xù)的保管和利用。3.對(duì)于重要的文件材料，應(yīng)同時(shí)收集其電子版本和相關(guān)的聲像資料，確保檔案信息的完整性。三、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應(yīng)遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照年度機(jī)構(gòu)（問題）保管期限的分類方法進(jìn)行整理。2.年度：以文件形成的自然年度為依據(jù)進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問題）：根據(jù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的部門設(shè)置和工作職能，將文件材料按照不同的機(jī)構(gòu)或問題進(jìn)行分類。4.保管期限：根據(jù)文件的重要程度和保存價(jià)值，將文件材料劃分為永久、定期（30年、10年）三種保管期限。（三）整理方法1.紙質(zhì)文件的整理對(duì)收集到的紙質(zhì)文件進(jìn)行分類，去除重復(fù)、無效的文件。按照文件的排列順序進(jìn)行編號(hào)，編制頁碼。填寫文件目錄，包括文件題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、頁數(shù)等信息。裝訂文件，確保文件整齊、牢固。2.電子文件的整理對(duì)電子文件進(jìn)行分類，建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)。按照文件的命名規(guī)則進(jìn)行命名，確保文件名準(zhǔn)確反映文件內(nèi)容。對(duì)電子文件進(jìn)行元數(shù)據(jù)著錄，包括文件的題名、日期、作者、格式等信息。定期對(duì)電子文件進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。3.聲像文件的整理對(duì)聲像文件進(jìn)行分類，按照拍攝時(shí)間或錄制順序進(jìn)行編號(hào)。填寫聲像文件目錄，包括題名、日期、拍攝者、內(nèi)容摘要等信息。對(duì)聲像文件進(jìn)行存儲(chǔ)，確保圖像清晰、聲音完整。（四）歸檔要求1.在整理工作完成后，應(yīng)及時(shí)將整理好的檔案移交鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔時(shí)應(yīng)提交檔案目錄清單，注明檔案的類別、數(shù)量、保管期限等信息。3.檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸檔的檔案進(jìn)行審核，確保檔案整理符合要求，如有問題應(yīng)及時(shí)反饋給移交單位進(jìn)行整改。四、檔案的保管（一）保管場所1.鄉(xiāng)鎮(zhèn)應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，用于存放檔案。檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）保管設(shè)備1.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、貨架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥品等。2.定期對(duì)檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。（三）檔案存儲(chǔ)1.按照檔案的分類和保管期限，將檔案分別存放于不同的檔案柜或貨架上，并進(jìn)行標(biāo)識(shí)。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)存儲(chǔ)于專用的存儲(chǔ)設(shè)備中，并定期進(jìn)行備份和維護(hù)。3.聲像檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專門的音像設(shè)備中，并做好標(biāo)識(shí)和保護(hù)。（四）檔案清查1.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況準(zhǔn)確無誤。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。3.對(duì)清查結(jié)果進(jìn)行記錄，形成檔案清查報(bào)告，上報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)和上級(jí)檔案管理部門。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、歷史地看問題、以辯證唯物主義和歷史唯物主義為指導(dǎo)的原則，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、客觀。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織和實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、形式等進(jìn)行全面審查，分析其歷史價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。2.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行重新鑒定，確定其是否仍具有保存價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，注明檔案的題名、日期、文號(hào)、責(zé)任者、保管期限等信息。2.檔案銷毀清單經(jīng)檔案鑒定小組審核簽字后，報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)審批。3.檔案銷毀應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，并由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清單上簽字確認(rèn)。4.銷毀后的檔案應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記，注明銷毀日期、銷毀方式等信息。六、檔案的利用（一）利用范圍1.本鄉(xiāng)鎮(zhèn)各部門、各行政村及所屬企事業(yè)單位因工作需要，可查閱、借閱本單位形成的檔案。2.外單位因工作需要，經(jīng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理部門批準(zhǔn)，可查閱、借閱相關(guān)檔案。3.公民因個(gè)人合法權(quán)益需要，可按照規(guī)定查閱、利用相關(guān)檔案。（二）利用方式1.查閱：利用人員可在檔案管理部門指定的場所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持檔案的整潔，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換等。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等信息，經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄檔案內(nèi)容，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用人員姓名、單位、利用時(shí)間、利用方式、利用檔案名稱及數(shù)量等信息，以便對(duì)檔案利用情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析。（四）保密規(guī)定1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，不得泄露。2.利用人員在查閱、借閱檔案過程中，應(yīng)遵守保密規(guī)定，不得擅自公開檔案內(nèi)容。如需引用檔案內(nèi)容，應(yīng)注明檔案來源。七、檔案管理人員職責(zé)與培訓(xùn)（一）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。2.制定和完善檔案管理制度，規(guī)范檔案管理工作流程。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理水平。4.定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。5.積極為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)，充分發(fā)揮檔案的作用。（二）培訓(xùn)計(jì)劃1.檔案管理部門應(yīng)制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，定期組織檔案管理人員參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括檔案法律法規(guī)、檔案管理業(yè)務(wù)知識(shí)、信息技術(shù)應(yīng)用等方面。3.鼓勵(lì)檔