檔案查檔制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案的查閱和使用，確保檔案的安全與完整，維護(hù)公司/組織的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門及員工因工作需要查閱檔案的活動(dòng)，同時(shí)適用于外部單位或個(gè)人按照規(guī)定查閱公司/組織檔案的情況。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則檔案查檔活動(dòng)必須嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.安全保密原則在檔案查閱過(guò)程中，要采取有效措施保障檔案的安全，防止檔案信息泄露，維護(hù)公司/組織的商業(yè)秘密和敏感信息。3.服務(wù)工作原則以滿足公司/組織內(nèi)部工作需要和依法合規(guī)的外部查檔需求為出發(fā)點(diǎn)，提供高效、準(zhǔn)確的檔案查閱服務(wù)，促進(jìn)各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展。二、檔案分類與保管（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)會(huì)議記錄，行政規(guī)章制度，人事檔案等。2.財(cái)務(wù)檔案涵蓋會(huì)計(jì)憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等各類財(cái)務(wù)資料。3.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)不同業(yè)務(wù)類型，如銷售業(yè)務(wù)、采購(gòu)業(yè)務(wù)、生產(chǎn)業(yè)務(wù)等，分別歸集相關(guān)合同、訂單、業(yè)務(wù)流程記錄等檔案。4.技術(shù)檔案包含公司/組織的技術(shù)研發(fā)資料、專利文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、工藝流程等。（二）檔案保管1.檔案保管部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的保管設(shè)備，如防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全存放。2.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和存放，建立完善的檔案索引目錄，便于快速查找和調(diào)閱。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，核實(shí)檔案的數(shù)量、完整性和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。三、查檔申請(qǐng)與審批（一）內(nèi)部查檔申請(qǐng)1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的、所需檔案名稱及內(nèi)容。2.將申請(qǐng)表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)申請(qǐng)的必要性和合理性進(jìn)行審查，并簽署意見(jiàn)。3.申請(qǐng)表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，提交至檔案保管部門。檔案保管部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，核實(shí)檔案是否存在，并安排專人負(fù)責(zé)查閱事宜。（二）外部查檔申請(qǐng)1.外部單位或個(gè)人因司法機(jī)關(guān)辦案、行政管理需要等合法事由查閱公司/組織檔案，應(yīng)提交查閱申請(qǐng)函，注明查閱單位或個(gè)人名稱、查閱目的、所需檔案范圍等內(nèi)容，并加蓋單位公章。2.查閱申請(qǐng)函應(yīng)同時(shí)附上相關(guān)證明文件，如司法機(jī)關(guān)的立案決定書、行政機(jī)關(guān)的查詢通知書等。3.檔案保管部門收到外部查檔申請(qǐng)后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，審核通過(guò)后報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。主管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，檔案保管部門方可受理查閱申請(qǐng)。四、查檔流程（一）預(yù)約登記1.無(wú)論是內(nèi)部還是外部查檔申請(qǐng)，申請(qǐng)人均需提前與檔案保管部門進(jìn)行預(yù)約，確定查閱時(shí)間和地點(diǎn)。2.檔案保管部門根據(jù)工作安排，合理安排查閱時(shí)間，并做好登記工作，記錄申請(qǐng)人姓名、單位、查閱時(shí)間、查閱檔案名稱等信息。（二）查閱準(zhǔn)備1.檔案保管人員根據(jù)查閱申請(qǐng)，提前準(zhǔn)備好相關(guān)檔案，并將檔案放置在專門的查閱區(qū)域。2.為查閱人員提供必要的查閱工具，如桌椅、復(fù)印機(jī)、掃描儀等，并告知查閱注意事項(xiàng)。（三）現(xiàn)場(chǎng)查閱1.查閱人員應(yīng)在檔案保管人員的陪同下進(jìn)行查閱，不得擅自將檔案帶出查閱區(qū)域。2.查閱過(guò)程中，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守查閱紀(jì)律，愛(ài)護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。3.如需復(fù)印、掃描檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案保管人員同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。復(fù)印、掃描的檔案資料應(yīng)與原件一致，復(fù)印件和掃描件應(yīng)注明用途，并由檔案保管人員進(jìn)行登記。（四）查閱記錄1.檔案保管人員應(yīng)對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行全程記錄，記錄查閱人員的查閱時(shí)間、查閱內(nèi)容、查閱用途等信息。2.查閱記錄應(yīng)妥善保存，以備日后查閱和審計(jì)。（五）歸還檔案1.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案保管人員。檔案保管人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，查閱人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。五、特殊檔案查閱規(guī)定（一）機(jī)密檔案查閱1.涉及公司/組織機(jī)密信息的檔案，如商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等，查閱時(shí)應(yīng)嚴(yán)格限制查閱范圍和人員，并采取必要的保密措施。2.查閱機(jī)密檔案需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，查閱人員應(yīng)簽署保密協(xié)議，承諾對(duì)查閱過(guò)程中知悉的機(jī)密信息予以保密。3.機(jī)密檔案查閱應(yīng)在專門的保密場(chǎng)所進(jìn)行，查閱過(guò)程中不得使用電子設(shè)備存儲(chǔ)或傳播檔案內(nèi)容。（二）重要人事檔案查閱1.重要人事檔案的查閱，如涉及高級(jí)管理人員、關(guān)鍵崗位人員的檔案，應(yīng)按照干部管理權(quán)限進(jìn)行審批。2.查閱重要人事檔案需有明確的工作需要，查閱人員應(yīng)遵守人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，不得擅自泄露人事檔案內(nèi)容。六、檔案利用與統(tǒng)計(jì)（一）檔案利用1.鼓勵(lì)公司/組織內(nèi)部各部門充分利用檔案資源，為工作決策、業(yè)務(wù)開(kāi)展、項(xiàng)目實(shí)施等提供支持。2.檔案保管部門應(yīng)定期對(duì)檔案利用情況進(jìn)行分析和總結(jié)，了解檔案的使用頻率和需求趨勢(shì)，為檔案管理工作的優(yōu)化提供依據(jù)。（二）檔案統(tǒng)計(jì)1.建立檔案統(tǒng)計(jì)制度，對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、查閱、借閱、利用效果等情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。2.檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時(shí)、完整，檔案保管部門應(yīng)定期向上級(jí)主管部門報(bào)送檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表。七、監(jiān)督與責(zé)任追究（一）監(jiān)督檢查1.公司/組織內(nèi)部應(yīng)建立檔案查檔監(jiān)督機(jī)制，定期對(duì)檔案查檔制度的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括查檔申請(qǐng)審批程序是否規(guī)范、查檔流程是否符合規(guī)定、檔案安全保密措施是否落實(shí)等。（二）責(zé)任追究1.對(duì)于違反檔案查檔制度的行為，如擅自查閱檔案、泄露檔案信息、損壞或丟失檔案等，應(yīng)依法依規(guī)追