檔案室保存制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織檔案室的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本保存制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門形成的各類檔案的保存管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實性原則：檔案應(yīng)如實反映公司/組織的各項活動和業(yè)務(wù)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案內(nèi)容的完整無缺。4.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實體安全和信息安全，防止檔案損壞、丟失和泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案整理和存儲方式，提高檔案檢索和利用效率，滿足公司/組織各項工作對檔案的需求。二、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理檔案：包括公司/組織的各類文件、通知、報告、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.人事檔案：員工的個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利、考核評價、培訓(xùn)記錄、獎懲情況等。3.財務(wù)檔案：會計憑證、賬簿、報表、審計報告、稅務(wù)資料等。4.業(yè)務(wù)檔案：各類業(yè)務(wù)合同、協(xié)議、項目文檔、市場調(diào)研資料、客戶信息等。5.技術(shù)檔案：研發(fā)項目資料、技術(shù)圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、專利證書等。6.其他檔案：如聲像檔案（照片、錄音、錄像等）、實物檔案（獎杯、證書、紀念品等）。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案的收集工作，確保檔案形成后及時移交檔案室。2.收集的檔案應(yīng)保持原始材料的完整性，不得隨意刪減、涂改或丟失。3.對于電子文件，應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行收集，并確保其可讀性和可追溯性。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為一級類目、二級類目等，如行政管理檔案可分為行政事務(wù)、文書管理等二級類目。2.編號：為每一份檔案編制唯一的編號，以便于管理和查詢。編號應(yīng)遵循一定的規(guī)則，如按照檔案類別、年份、流水號等順序編排。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、責(zé)任者、保管期限等信息，以便快速查找和了解檔案內(nèi)容。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)進行整齊規(guī)范的裝訂，確保檔案不散頁、不缺頁。三、檔案的保管（一）保管場所1.檔案室應(yīng)設(shè)置專門的庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等條件。2.庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.檔案室應(yīng)配備必要的消防設(shè)備、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲防鼠設(shè)備等，并定期進行檢查和維護。（二）檔案裝具1.應(yīng)使用符合標準的檔案柜、檔案架等裝具存放檔案，確保檔案存放整齊、有序。2.檔案裝具應(yīng)定期進行檢查和維護，如有損壞應(yīng)及時修復(fù)或更換。（三）檔案存儲方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)按照分類編號順序排列存放，不同保管期限的檔案應(yīng)分開存放。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進行備份。備份存儲設(shè)備應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。3.聲像檔案和實物檔案應(yīng)根據(jù)其特點進行妥善保管，如照片應(yīng)沖印成冊或存儲在電子相冊中，實物檔案應(yīng)進行專柜存放并做好標識。（四）檔案保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期。永久保管的檔案：反映公司/組織主要職能活動和歷史面貌的，對公司/組織有長遠利用價值的檔案。長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案。2.各部門應(yīng)根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度，提出檔案保管期限的初步意見，由檔案室進行審核確定。（五）檔案的清點與核對1.檔案室應(yīng)定期對檔案進行清點和核對，確保檔案數(shù)量準確、存放位置正確。2.每年至少進行一次全面的檔案清點工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進行記錄和處理。四、檔案的利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.外單位因合法事由查閱本公司/組織檔案，需按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用手續(xù)1.公司/組織內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、檔案名稱和編號等信息，經(jīng)所在部門負責(zé)人簽字批準后，到檔案室查閱。2.外單位查閱檔案，應(yīng)提前向本公司/組織提出書面申請，說明查閱的目的、范圍和時間等，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準后，方可查閱。查閱時應(yīng)安排專人陪同，并在指定地點查閱。3.查閱檔案應(yīng)在檔案室進行，如需借出檔案，應(yīng)嚴格履行借閱手續(xù)，填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、數(shù)量、借閱時間、歸還時間等信息，經(jīng)檔案室負責(zé)人簽字批準后，方可借出。借出期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱檔案人員應(yīng)愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換、批注等。2.如需復(fù)印、拍照檔案，應(yīng)經(jīng)檔案室負責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進行操作。復(fù)印件應(yīng)加蓋檔案室印章，拍照應(yīng)確保不影響檔案的完整性和保密性。3.查閱檔案人員不得將檔案轉(zhuǎn)借他人，不得擅自將檔案帶出檔案室或公司/組織辦公區(qū)域。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案室負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責(zé)人和檔案管理人員組成，負責(zé)對到期檔案進行鑒定。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案保管期限表和公司/組織的實際情況，對檔案的價值進行評估。2.對已失去保存價值的檔案，應(yīng)予以鑒定銷毀。（三）鑒定程序1.檔案管理人員定期對到期檔案進行清理，列出擬銷毀檔案清單。2.檔案鑒定小組對擬銷毀檔案進行逐一審查，確定是否失去保存價值。3.對確定需要銷毀的檔案，編制《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等信息。（四）銷毀方式1.通過焚燒、粉碎等方式對紙質(zhì)檔案進行銷毀，確保檔案信息無法恢復(fù)。2.對電子檔案，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)清除軟件進行徹底刪除，確保數(shù)據(jù)不可恢復(fù)。（五）銷毀監(jiān)督1.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)督，確保銷毀過程符合規(guī)定要求。2.銷毀完成后，監(jiān)督人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認。六、檔案管理人員職責(zé)（一）檔案室負責(zé)人職責(zé)1.全面負責(zé)檔案室的管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案的收集、整理、保管、利用和鑒定銷毀等工作。3.協(xié)調(diào)與各部門的關(guān)系，確保檔案工作的順利開展。4.定期對檔案室工作進行總結(jié)和匯報，提出改進措施和建議。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負責(zé)檔案的日常收集、整理、編目、上架等工作。2.做好檔案的保管和維護工作，確保檔案的安全。3.為利用