檔案館上墻制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織檔案館的管理，確保檔案的完整、安全和有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門(mén)及全體員工形成的各類(lèi)檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案館，對(duì)各類(lèi)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司/組織各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則：全面收集、整理公司/組織在各個(gè)階段形成的各類(lèi)檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家保密法律法規(guī)，對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案進(jìn)行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司/組織各項(xiàng)工作提供便捷的檔案利用服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案館職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定本公司/組織檔案管理制度并組織實(shí)施。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)和提供利用本公司/組織的各類(lèi)檔案。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門(mén)的檔案工作，對(duì)兼職檔案員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤(pán)點(diǎn)，確保檔案的安全與完整。5.開(kāi)展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化。（二）部門(mén)負(fù)責(zé)人職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入部門(mén)工作計(jì)劃并組織實(shí)施。2.督促本部門(mén)兼職檔案員做好檔案的收集、整理、移交等工作。3.確保本部門(mén)形成的檔案符合歸檔要求，按時(shí)向檔案館移交。（三）兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集、整理、分類(lèi)、裝訂等日常工作。2.對(duì)本部門(mén)形成的檔案進(jìn)行初步審核，確保檔案的真實(shí)性、完整性。3.按照規(guī)定的時(shí)間和要求，將整理好的檔案移交至檔案館。4.協(xié)助檔案館做好檔案的查詢(xún)、利用等工作。三、檔案的收集與歸檔（一）收集范圍1.行政管理類(lèi)：包括公司/組織的各類(lèi)文件（如通知、報(bào)告、決議等）、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、印章管理記錄等。2.業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)類(lèi)：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研資料、銷(xiāo)售合同、采購(gòu)合同、財(cái)務(wù)報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、項(xiàng)目文檔（如項(xiàng)目策劃書(shū)、可行性研究報(bào)告、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等）。3.技術(shù)研發(fā)類(lèi)：技術(shù)方案、設(shè)計(jì)圖紙、實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)、技術(shù)總結(jié)、專(zhuān)利申請(qǐng)文件等。4.黨群工作類(lèi)：黨組織文件、黨員檔案、工會(huì)活動(dòng)記錄、共青團(tuán)工作資料等。（二）收集要求1.各部門(mén)應(yīng)明確專(zhuān)人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案形成后及時(shí)收集，不得積壓、丟失。2.收集的檔案應(yīng)內(nèi)容完整、字跡清晰、簽署齊全，采用耐久性強(qiáng)的書(shū)寫(xiě)材料和載體。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收集，確保文件格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整。（三）歸檔時(shí)間1.當(dāng)年形成的檔案，在次年上半年完成歸檔。2.對(duì)于重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后三個(gè)月內(nèi)歸檔。（四）歸檔程序1.兼職檔案員對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，按照分類(lèi)方案進(jìn)行分類(lèi)、編號(hào)、編目。2.編制檔案移交清單，一式兩份，一份由移交部門(mén)留存，一份隨檔案移交至檔案館。3.檔案館對(duì)移交檔案進(jìn)行審核，審核合格后辦理接收手續(xù)，在移交清單上簽字確認(rèn)。四、檔案的整理與分類(lèi)（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。（二）分類(lèi)方法1.采用年度機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）保管期限分類(lèi)法。2.年度：按照文件形成的年度進(jìn)行劃分。3.機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）：根據(jù)公司/組織的內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置或問(wèn)題性質(zhì)進(jìn)行分類(lèi)。4.保管期限：分為永久、定期（[X]年、[X]年）。（三）編號(hào)規(guī)則1.檔案編號(hào)采用“全宗號(hào)年度保管期限流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。2.全宗號(hào)：由檔案館統(tǒng)一編制，代表本公司/組織檔案全宗。3.年度：用四位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，如“20XX”。4.保管期限：“永久”用“Y”表示，“[X]年”用“[X]”表示，“[X]年”用“[X]”表示。5.流水號(hào)：按照檔案整理順序依次編寫(xiě)，位數(shù)根據(jù)實(shí)際情況確定。（四）編目要求1.編制檔案目錄，包括案卷題名、年度、保管期限、起止日期、件數(shù)、頁(yè)數(shù)、檔號(hào)等項(xiàng)目。2.目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰，一式兩份，一份裝訂在檔案盒內(nèi)，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案的保管與保護(hù)（一）保管場(chǎng)所1.檔案館應(yīng)設(shè)置專(zhuān)門(mén)的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵、防有害生物等功能。2.庫(kù)房應(yīng)保持清潔、整齊，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。（二）檔案裝具1.采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案柜、檔案盒等裝具存放檔案。2.檔案盒應(yīng)標(biāo)明全宗號(hào)、年度、保管期限、起止件號(hào)、盒號(hào)等信息。（三）檔案存放1.按照檔案分類(lèi)方案進(jìn)行存放，不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的檔案分開(kāi)存放。2.同一類(lèi)檔案按照流水號(hào)順序排列上架，便于查找和管理。（四）檔案保護(hù)措施1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。2.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。3.做好防蟲(chóng)、防霉工作，定期投放防蟲(chóng)藥品，對(duì)庫(kù)房進(jìn)行消毒處理。4.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全保衛(wèi)工作，安裝必要的安全監(jiān)控設(shè)備，配備消防器材。六、檔案的鑒定與銷(xiāo)毀（一）鑒定原則根據(jù)檔案的保存價(jià)值和現(xiàn)實(shí)利用需求，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，準(zhǔn)確劃分保管期限。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案館負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員組成。（三）鑒定方法1.直接鑒定法：對(duì)每份檔案進(jìn)行逐件審查，分析其內(nèi)容和歷史價(jià)值。2.參考檔案保管期限表：結(jié)合檔案的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等因素，對(duì)照保管期限表確定保管期限。（四）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期開(kāi)展檔案鑒定工作，對(duì)到期檔案進(jìn)行全面審查。2.填寫(xiě)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)，提出鑒定意見(jiàn)，包括繼續(xù)保存、降密保存、銷(xiāo)毀處理等。3.經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)審批后，按照鑒定意見(jiàn)進(jìn)行處理。（五）銷(xiāo)毀程序1.對(duì)決定銷(xiāo)毀的檔案，編制銷(xiāo)毀清單，一式兩份，注明檔案名稱(chēng)、年度、保管期限、檔號(hào)等信息。2.銷(xiāo)毀清單經(jīng)審批后，在指定地點(diǎn)進(jìn)行銷(xiāo)毀，銷(xiāo)毀時(shí)應(yīng)指定專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)。3.監(jiān)銷(xiāo)人員在銷(xiāo)毀清單上簽字確認(rèn)，銷(xiāo)毀清單與相關(guān)審批文件一同歸檔保存。七、檔案的利用與服務(wù)（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案。2.外部單位因履行法定職責(zé)或合作需要查閱檔案，須經(jīng)公司/組織批準(zhǔn)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案館查閱檔案，檔案館應(yīng)提供必要的查閱場(chǎng)所和設(shè)備。2.借閱：因工作需要確需借閱檔案的，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后，到檔案館辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。（三）利用要求1.查閱、借閱檔案時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱、借閱制度，愛(ài)護(hù)檔案，不得涂改、損壞、抽取、撤換檔案材料。2.查閱、借閱檔案應(yīng)在指定地點(diǎn)進(jìn)行，如需帶出檔案館，須經(jīng)檔案館負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理登記手續(xù)。3.歸還檔案時(shí)，應(yīng)確保檔案完整無(wú)損，如有損壞或丟失，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。（四）檔案信息開(kāi)發(fā)1.檔案館應(yīng)積極開(kāi)展檔案信息開(kāi)發(fā)工作，編制檔案參考資料、專(zhuān)題匯編等，為公司/組織決策提供支持。2.利用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案信息的檢索和利用效率。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等環(huán)節(jié)信息化管理。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.及時(shí)將紙質(zhì)檔案信息錄入檔案信息化管理系統(tǒng)，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整。2.定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)，更新檔案信息，保證數(shù)據(jù)的時(shí)效性。（三）系統(tǒng)安全管理1.建立檔案信息化管理系統(tǒng)安全防護(hù)體系，采取防火墻、加密技術(shù)、訪問(wèn)控制等措施，保障系統(tǒng)安全。2.制定系統(tǒng)備份與恢復(fù)方案，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全可靠。3.加強(qiáng)用戶(hù)權(quán)限管理，根據(jù)用戶(hù)職責(zé)分配不同的系統(tǒng)操作權(quán)限，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。九、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司/組織內(nèi)部設(shè)立檔案管理監(jiān)督檢查小組，負(fù)責(zé)對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行定期或不定期監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案收集、整理、歸檔、保管、利用等工作的規(guī)范性。3.檔案信息化建設(shè)情況。（三）檢查結(jié)果處理1.對(duì)監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)下達(dá)整改通知書(shū)，責(zé)