財務檔案制度模板一、總則（一）目的為了加強公司財務檔案管理，確保財務檔案的真實、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《中華人民共和國檔案法》以及國家有關(guān)財務檔案管理的規(guī)定，結(jié)合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及所屬各分公司、子公司的財務檔案管理工作。（三）定義財務檔案是指公司在各項財務活動中形成的具有保存價值的會計憑證、會計賬簿、財務報告等各種形式的會計核算資料以及與財務工作相關(guān)的其他文件資料。（四）管理原則1.統(tǒng)一領(lǐng)導、分級管理原則。公司財務部門負責統(tǒng)一管理財務檔案工作，各分公司、子公司財務部門負責本單位財務檔案的具體管理，并接受公司財務部門的指導和監(jiān)督。2.依法合規(guī)原則。財務檔案管理工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案管理工作合法合規(guī)。3.安全保密原則。采取有效措施確保財務檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。4.方便利用原則。在確保檔案安全保密的前提下，應便于公司內(nèi)部各部門及外部有關(guān)單位對財務檔案的查閱和利用。二、財務檔案的分類與編號（一）分類1.會計憑證類：包括原始憑證、記賬憑證、匯總憑證等。2.會計賬簿類：包括總賬、明細賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿。3.財務報告類：包括月度、季度、年度財務報告，以及相關(guān)附表、附注等。4.其他類：包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、財務審計報告、資產(chǎn)評估報告、財務預算資料、財務分析資料、財務決策文件、財務制度文件等。（二）編號財務檔案應按照分類進行編號，編號應具有唯一性和系統(tǒng)性。編號方法如下：1.會計憑證類：按照年份和月份順序編號，如“20XX年X月001號20XX年X月XXX號”。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬等按照賬簿名稱和年份編號，如“總賬20XX年”、“明細賬20XX年X月”、“日記賬20XX年”等；固定資產(chǎn)卡片按照固定資產(chǎn)編號進行編號。3.財務報告類：按照年份和報告期編號，如“20XX年度財務報告”、“20XX年第X季度財務報告”等。4.其他類：按照文件類別和年份編號，如“銀行存款余額調(diào)節(jié)表20XX年”、“財務審計報告20XX年”等。三、財務檔案的歸檔（一）歸檔時間1.會計憑證應在每月結(jié)賬后及時整理歸檔，裝訂成冊。2.會計賬簿應在年度終了后，按照規(guī)定的保管期限整理歸檔。3.財務報告應在年度終了后，由編制部門及時整理歸檔，并報送公司財務部門。4.其他類財務檔案應在形成后及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔的財務檔案應齊全完整，手續(xù)完備。2.會計憑證應按照編號順序整理，每本憑證應加具封面、封底，注明單位名稱、年度、月份、憑證種類、起止號碼、憑證張數(shù)等內(nèi)容，并由裝訂人員在裝訂線封簽處簽名或蓋章。3.會計賬簿應在封面注明賬簿名稱、年度、賬簿編號等內(nèi)容，并在扉頁上加蓋單位公章、財務負責人和記賬人員印章。4.財務報告應加蓋單位公章、單位負責人、財務負責人和編制人員印章，并裝訂成冊，加具封面，注明單位名稱、年度、報告期等內(nèi)容。5.其他類財務檔案應按照文件的性質(zhì)和類別進行整理，裝訂成冊或裝盒，并在封面注明文件名稱、年度、保管期限等內(nèi)容。（三）歸檔程序1.財務檔案形成部門或個人應按照歸檔要求對財務檔案進行整理、分類、編號，并編制檔案目錄。2.將整理好的財務檔案移交本單位財務部門檔案管理人員進行審核。3.財務部門檔案管理人員審核無誤后，在檔案目錄上簽字確認，并將財務檔案存入專門的檔案柜或檔案庫房。四、財務檔案的保管（一）保管期限財務檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。各類財務檔案的保管期限具體如下：1.會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證保管期限為15年。2.會計賬簿類：總賬、明細賬、日記賬保管期限為15年；固定資產(chǎn)卡片在固定資產(chǎn)報廢清理后保管5年；輔助性賬簿保管期限為15年。3.財務報告類：月度、季度財務報告保管期限為3年；年度財務報告（決算）保管期限為永久。4.其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單保管期限為5年；納稅申報表保管期限為10年；財務審計報告、資產(chǎn)評估報告保管期限為永久；財務預算資料、財務分析資料、財務決策文件保管期限為10年；財務制度文件保管期限為15年。（二）保管地點公司應設(shè)立專門的財務檔案保管庫房，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施，確保財務檔案的安全保管。財務檔案保管庫房應符合國家有關(guān)檔案保管的標準和要求。（三）保管要求1.財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行檢查和盤點，確保檔案的安全完整。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并采取相應的措施進行處理。2.財務檔案應分類存放，排列有序，并建立檔案索引，便于查找和利用。3.財務檔案管理人員應嚴格遵守檔案保管制度，不得擅自將財務檔案借出或轉(zhuǎn)讓給其他單位或個人。如因工作需要查閱財務檔案，應按照規(guī)定的程序辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定的時間內(nèi)歸還。4.財務檔案管理人員應定期對財務檔案進行整理和歸檔，確保檔案的分類準確、編號清晰、目錄完整。5.財務檔案保管期限屆滿后，應按照國家有關(guān)規(guī)定進行鑒定和銷毀。鑒定工作應由公司財務部門會同檔案管理部門共同進行，對確無保存價值的檔案，應編制銷毀清冊，報經(jīng)公司領(lǐng)導批準后銷毀。銷毀時，應由財務部門、檔案管理部門和審計部門共同派人監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽名或蓋章。五、財務檔案的查閱與借閱（一）查閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以查閱本單位的財務檔案。外部有關(guān)單位因?qū)徲嫛⒍悇諜z查等工作需要查閱公司財務檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。（二）查閱程序1.查閱財務檔案應填寫《財務檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，并經(jīng)申請部門負責人簽字批準。2.將《財務檔案查閱申請表》提交給公司財務部門檔案管理人員。3.財務部門檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，在檔案索引中查找相關(guān)檔案，并將檔案提供給查閱人員。4.查閱人員應在檔案查閱登記薄上簽字登記，注明查閱時間、查閱內(nèi)容、查閱人員等信息。5.查閱人員應在規(guī)定的時間內(nèi)歸還查閱的財務檔案，不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。（三）借閱范圍公司內(nèi)部各部門因工作需要，可以借閱本單位的財務檔案。外部有關(guān)單位因特殊情況需要借閱公司財務檔案的，應按照國家有關(guān)規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并經(jīng)公司領(lǐng)導批準。（四）借閱程序1.借閱財務檔案應填寫《財務檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間等，并經(jīng)申請部門負責人簽字批準。2.將《財務檔案借閱申請表》提交給公司財務部門檔案管理人員。3.財務部門檔案管理人員根據(jù)申請表的內(nèi)容，在檔案索引中查找相關(guān)檔案，并對借閱檔案進行登記。4.借閱人員應在檔案借閱登記薄上簽字登記，注明借閱時間、借閱內(nèi)容、借閱人員等信息，并在檔案上加蓋“借閱”章。5.借閱人員應按照規(guī)定的時間歸還借閱的財務檔案，如需延期歸還，應提前辦理延期手續(xù)。6.借閱人員歸還借閱的財務檔案時，財務部門檔案管理人員應對檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、財務檔案的保密（一）保密范圍財務檔案涉及公司的財務信息、經(jīng)營狀況、客戶資料等重要內(nèi)容，屬于公司的機密信息，應嚴格保密。（二）保密措施1.財務檔案管理人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露財務檔案的內(nèi)容。2.財務檔案應存放在專門的檔案庫房，庫房應安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施，確保檔案的安全。3.查閱和借閱財務檔案應嚴格按照規(guī)定的程序辦理手續(xù)，查閱和借閱人員不得擅自將檔案帶出公司或轉(zhuǎn)借他人。4.對涉及公司機密的財務檔案，應采取加密存儲、專人保管等措施，防止檔案信息泄露。5.財務檔案管理人員在離職時，應將所保管的財務檔案交接清楚，并辦理相關(guān)的離職手續(xù)。七、財務檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立財務檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)財務檔案的電子化存儲、檢索、查閱和利用，提高財務檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）信息化管理系統(tǒng)功能1.檔案錄入功能：將財務檔案的相關(guān)信息錄入系統(tǒng)，包括檔案名稱、編號、分類、保管期限、形成時間、來源等。2.檔案存儲功能：將電子化的財務檔案存儲在系統(tǒng)中，并進行分類管理，確保檔案的安全存儲。3.檔案檢索功能：通過系統(tǒng)提供的檢索工具，快速準確地查找所需的財務檔案。4.檔案查閱功能：授權(quán)人員可以通過系統(tǒng)查閱財務檔案，并進行在線瀏覽、打印等操作。5.檔案借閱功能：實現(xiàn)財務檔案的在線借閱申請、審批和歸還等功能，提高借閱管理的效率。6.檔案統(tǒng)計功能：對財務檔案的數(shù)量、種類、保管期限等進行統(tǒng)計分析，為檔案管理決策提供依據(jù)。（三）信息化管理系統(tǒng)使用與維護1.財務檔案管理人員應經(jīng)過專門的培訓，熟悉信息化管理系統(tǒng)的操作方法和流程。2.按照系統(tǒng)的操作規(guī)范，及時準確地錄入和更新財務檔案信息，確保系