銀行會計(jì)檔案制度一、總則（一）制定目的為了加強(qiáng)銀行會計(jì)檔案管理，規(guī)范會計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱和銷毀等行為，確保會計(jì)檔案的真實(shí)、完整、安全和有效利用，根據(jù)《中華人民共和國會計(jì)法》《中華人民共和國檔案法》《銀行會計(jì)基本規(guī)范》等法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本行實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本行各營業(yè)機(jī)構(gòu)、職能部門及附屬單位的會計(jì)檔案管理工作。（三）定義與分類1.會計(jì)檔案定義：會計(jì)檔案是指銀行在辦理各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動中形成的具有保存價值的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)核算專業(yè)資料，是記錄和反映銀行經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。2.會計(jì)檔案分類會計(jì)憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證、其他會計(jì)憑證。會計(jì)賬簿類：總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片、輔助賬簿、其他會計(jì)賬簿。財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告類：月度、季度、年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告，包括會計(jì)報(bào)表、附表、附注及文字說明，其他財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、其他應(yīng)當(dāng)保存的會計(jì)核算專業(yè)資料、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。二、會計(jì)檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善本行會計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理本行的會計(jì)檔案，負(fù)責(zé)會計(jì)檔案的收集、整理、保管、查閱、鑒定、銷毀等工作。3.定期對會計(jì)檔案進(jìn)行清查、核對，確保會計(jì)檔案的安全與完整。4.建立會計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)會計(jì)檔案的電子化管理，提高檔案管理效率和利用水平。5.組織開展會計(jì)檔案管理培訓(xùn)工作，提高相關(guān)人員的檔案管理意識和業(yè)務(wù)水平。（二）會計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)按照會計(jì)核算要求，及時、準(zhǔn)確地生成和整理各類會計(jì)檔案，并定期向檔案管理部門移交。2.協(xié)助檔案管理部門做好會計(jì)檔案的查閱、鑒定等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。3.對本部門形成的會計(jì)檔案進(jìn)行初步整理和保管，確保會計(jì)檔案的真實(shí)性和完整性。4.配合檔案管理部門開展會計(jì)檔案的清查、核對工作，對發(fā)現(xiàn)的問題及時進(jìn)行整改。（三）其他部門職責(zé)1.各營業(yè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)本機(jī)構(gòu)會計(jì)檔案的日常收集、整理和臨時保管工作，并按照規(guī)定及時移交檔案管理部門。2.其他涉及會計(jì)檔案管理的部門，應(yīng)按照各自職責(zé)，配合檔案管理部門做好相關(guān)工作，確保會計(jì)檔案管理工作的順利開展。三、會計(jì)檔案的收集與整理（一）收集要求1.會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告等會計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式和內(nèi)容進(jìn)行編制和生成，確保其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.會計(jì)人員應(yīng)在會計(jì)年度終了后，及時將各類會計(jì)檔案整理歸檔，不得拖延或積壓。3.對于電子會計(jì)檔案，應(yīng)同時保存紙質(zhì)會計(jì)檔案，并確保兩者內(nèi)容一致。電子會計(jì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的存儲格式和介質(zhì)進(jìn)行保存，確保其可讀性和可追溯性。（二）整理方法1.會計(jì)憑證整理按憑證類別和編號順序排列，檢查憑證日期、編號、摘要、金額、附件張數(shù)等是否齊全、準(zhǔn)確。摘除憑證內(nèi)的金屬物，對大于記賬憑證的原始憑證，應(yīng)折疊整齊，附在記賬憑證后面。按本裝訂成冊，每冊厚度一般以1.52厘米為宜，在憑證左上角或左側(cè)裝訂，并在裝訂處加封簽，由裝訂人員在加封簽處簽名或蓋章。在憑證封面上填寫年度、月份、起止日期、號碼、冊數(shù)、記賬憑證張數(shù)、附件張數(shù)、會計(jì)主管人員和裝訂人員姓名等，并加蓋單位公章。2.會計(jì)賬簿整理總賬應(yīng)按科目順序排列，明細(xì)賬應(yīng)按賬戶順序排列，日記賬應(yīng)按日期順序排列。檢查賬簿的扉頁、賬頁、目錄等是否齊全，賬頁記錄是否清晰、完整，有無空頁、跳行等情況。對于活頁式賬簿，應(yīng)去除空白賬頁，重新編號，并裝訂成冊。對于卡片式賬簿，應(yīng)將卡片整理整齊，裝入卡片箱或卡片夾中保管。在賬簿封面上填寫賬簿名稱、年度、月份、起止日期、冊數(shù)、記賬人員和會計(jì)主管人員姓名等，并加蓋單位公章。3.財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告整理按月度、季度、年度分別整理，檢查報(bào)告的種類、格式、內(nèi)容是否齊全、準(zhǔn)確。對于財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告中的報(bào)表、附表、附注及文字說明等，應(yīng)依次排列，裝訂成冊。在報(bào)告封面上填寫年度、月份、季度、報(bào)告名稱、單位名稱、主管人員和編制人員姓名等，并加蓋單位公章。四、會計(jì)檔案的保管（一）保管期限1.會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限分為3年、5年、10年、15年、25年5類。2.會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。3.具體保管期限規(guī)定如下：永久保管：年度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊。25年保管：現(xiàn)金和銀行存款日記賬。15年保管：會計(jì)憑證、總賬、明細(xì)賬、日記賬和輔助賬簿（不包括現(xiàn)金和銀行存款日記賬）、會計(jì)移交清冊。10年保管：國家金庫編送的各種報(bào)表及繳庫退庫憑證、各收入機(jī)關(guān)編送的報(bào)表、財(cái)政總預(yù)算保管行政單位和事業(yè)單位決算、稅收年報(bào)（決算）、國家金庫年報(bào)（決算）、基本建設(shè)撥貸款年報(bào)（決算）、稅收會計(jì)報(bào)表（包括票證報(bào)表）。5年保管：銀行余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、固定資產(chǎn)卡片、固定資產(chǎn)報(bào)廢清理后保管5年。3年保管：月、季度財(cái)務(wù)會計(jì)報(bào)告。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的會計(jì)檔案保管庫，配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防磁等設(shè)施，確保紙質(zhì)會計(jì)檔案的安全。按照會計(jì)檔案的類別、保管期限等進(jìn)行分類存放，并建立索引目錄，便于查找和調(diào)閱。定期對紙質(zhì)會計(jì)檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的完整性和可讀性。2.電子檔案保管采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子會計(jì)檔案進(jìn)行備份存儲。備份存儲應(yīng)至少采用兩種不同的介質(zhì)，并分別存放在不同的地點(diǎn)。建立電子會計(jì)檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的生成、存儲、傳輸、查閱、使用等操作流程，確保電子檔案的安全和保密。定期對電子會計(jì)檔案進(jìn)行檢測和維護(hù)，防止電子檔案數(shù)據(jù)丟失、損壞或被篡改。（三）保管期限的延長與鑒定1.會計(jì)檔案保管期滿，需要銷毀時，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行鑒定。鑒定工作由檔案管理部門牽頭，會同會計(jì)部門等相關(guān)部門共同進(jìn)行。2.對于保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計(jì)檔案，應(yīng)當(dāng)在會計(jì)檔案銷毀清冊和會計(jì)檔案保管清冊中列明。3.在鑒定過程中，如發(fā)現(xiàn)會計(jì)檔案仍有保存價值，應(yīng)延長保管期限，并重新確定保管期限。五、會計(jì)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員查閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.查閱會計(jì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督，查閱人員不得在會計(jì)檔案上涂畫、標(biāo)記、拆散原卷冊，更不得抽換。3.查閱會計(jì)檔案的人員如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理登記手續(xù)。復(fù)印件或摘錄件應(yīng)加蓋檔案管理部門印章。（二）借閱規(guī)定1.本行內(nèi)部人員因工作需要借閱會計(jì)檔案，應(yīng)填寫《會計(jì)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱時間、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱會計(jì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)詳細(xì)登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、起止日期、借閱人姓名、部門等信息，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的會計(jì)檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自帶出本行。如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人歸還會計(jì)檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等，確認(rèn)無誤后，辦理歸還手續(xù)，并在借閱登記冊上注明歸還日期。（三）外部查閱與借閱1.外部單位因工作需要查閱或借閱本行會計(jì)檔案，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)本行行長批準(zhǔn)后，方可辦理查閱或借閱手續(xù)。2.查閱或借閱會計(jì)檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照本行內(nèi)部查閱或借閱規(guī)定進(jìn)行操作，并由本行人員陪同。3.外部單位查閱或借閱會計(jì)檔案的范圍和內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格限定，不得查閱或借閱與工作無關(guān)的會計(jì)檔案。如需復(fù)印或摘錄相關(guān)資料，應(yīng)按規(guī)定辦理登記手續(xù)，并經(jīng)本行行長批準(zhǔn)。六、會計(jì)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.會計(jì)檔案保管期滿，且經(jīng)過鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定進(jìn)行銷毀。2.保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑證，不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項(xiàng)完結(jié)時為止。（二）銷毀程序1.由檔案管理部門會同會計(jì)部門提出銷毀意見，編制《會計(jì)檔案銷毀清冊》，列明銷毀會計(jì)檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。2.《會計(jì)檔案銷毀清冊》經(jīng)本行行長審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀會計(jì)檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷。本行內(nèi)部銷毀會計(jì)檔案，由檔案管理部門和會計(jì)部門共同派人監(jiān)銷；本行外部銷毀會計(jì)檔案，應(yīng)邀請上級主管部門或相關(guān)監(jiān)管部門派人監(jiān)銷。4.監(jiān)銷人員在銷毀會計(jì)檔案前，應(yīng)認(rèn)真清點(diǎn)核對要銷毀的會計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)在《會計(jì)檔案銷