檔案銷號(hào)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，規(guī)范檔案銷號(hào)流程，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)所形成的各類檔案，包括但不限于文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)檔案、人事檔案等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，保證檔案信息的準(zhǔn)確性。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、篡改或丟失，對(duì)涉及機(jī)密的檔案嚴(yán)格保密。4.規(guī)范有序原則：明確檔案銷號(hào)的流程和標(biāo)準(zhǔn)，使檔案管理工作規(guī)范有序進(jìn)行。二、檔案銷號(hào)的條件（一）保管期限屆滿檔案達(dá)到規(guī)定的保管期限，且已無繼續(xù)保存價(jià)值的，可以申請(qǐng)銷號(hào)。（二）已完成特定目的因某項(xiàng)業(yè)務(wù)、項(xiàng)目或活動(dòng)結(jié)束，相關(guān)檔案已完成其記錄和憑證作用，不再需要留存的。（三）重復(fù)或無效檔案經(jīng)核實(shí)，存在重復(fù)的檔案，或檔案內(nèi)容已被新的有效文件替代，失去其原有價(jià)值的。（四）其他特殊情況經(jīng)公司/組織檔案管理部門認(rèn)定，因其他特殊原因不再需要保存的檔案。三、檔案銷號(hào)的流程（一）檔案清查1.各部門定期對(duì)本部門所保管的檔案進(jìn)行清查，對(duì)照檔案保管期限表和相關(guān)規(guī)定，初步確定擬銷號(hào)的檔案清單。2.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織對(duì)各部門報(bào)送的擬銷號(hào)檔案清單進(jìn)行匯總和初審，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和合規(guī)性。（二）鑒定審批1.成立檔案鑒定小組，成員包括檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家以及法律合規(guī)人員等。2.鑒定小組對(duì)初審后的擬銷號(hào)檔案進(jìn)行詳細(xì)審查和鑒定，依據(jù)檔案銷號(hào)條件，判斷檔案是否符合銷號(hào)要求。3.對(duì)于符合銷號(hào)條件的檔案，由鑒定小組出具鑒定意見，并填寫《檔案銷號(hào)審批表》，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）銷號(hào)實(shí)施1.經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)同意銷號(hào)的檔案，由檔案管理部門負(fù)責(zé)組織實(shí)施銷號(hào)操作。2.銷號(hào)操作應(yīng)在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行記錄，并在紙質(zhì)檔案上加蓋“已銷號(hào)”印章，注明銷號(hào)日期。3.對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照規(guī)定的存儲(chǔ)介質(zhì)銷毀方式進(jìn)行處理，確保電子檔案信息徹底刪除。（四）監(jiān)督檢查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案銷號(hào)工作進(jìn)行自查，檢查銷號(hào)流程是否規(guī)范、檔案銷毀是否徹底等。2.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門或紀(jì)檢監(jiān)察部門有權(quán)對(duì)檔案銷號(hào)工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)提出整改意見。四、檔案銷號(hào)的相關(guān)責(zé)任（一）部門責(zé)任1.各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的清查和初步鑒定工作，確保報(bào)送的擬銷號(hào)檔案清單準(zhǔn)確無誤。2.對(duì)因工作失誤導(dǎo)致不應(yīng)銷號(hào)的檔案被誤銷，或應(yīng)銷號(hào)而未及時(shí)申報(bào)的部門，追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。（二）檔案管理部門責(zé)任1.檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案銷號(hào)工作的組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)，對(duì)檔案銷號(hào)流程的合規(guī)性負(fù)責(zé)。2.對(duì)檔案鑒定小組出具的鑒定意見進(jìn)行審核把關(guān)，確保銷號(hào)檔案符合規(guī)定要求。3.因檔案管理部門工作不力，導(dǎo)致檔案銷號(hào)工作出現(xiàn)重大失誤的，追究部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)工作人員的責(zé)任。（三）鑒定小組責(zé)任1.鑒定小組成員應(yīng)認(rèn)真履行職責(zé)，對(duì)檔案的銷號(hào)鑒定工作負(fù)責(zé)。2.如因鑒定意見不準(zhǔn)確或不公正，導(dǎo)致檔案銷號(hào)出現(xiàn)問題的，追究相關(guān)鑒定小組成員的責(zé)任。（四）個(gè)人責(zé)任1.參與檔案銷號(hào)工作的所有人員，應(yīng)嚴(yán)格遵守本制度和相關(guān)操作規(guī)程，對(duì)檔案信息的安全保密負(fù)責(zé)。2.對(duì)于違反檔案銷號(hào)制度，故意泄露檔案信息、篡改檔案內(nèi)容或違規(guī)銷毀檔案的個(gè)人，依法依規(guī)追究其法律責(zé)任。五、檔案銷毀的方式及要求（一）銷毀方式1.對(duì)于紙質(zhì)檔案，采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀，確保檔案內(nèi)容無法恢復(fù)。2.對(duì)于電子檔案，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進(jìn)行多次覆蓋擦除，或采用物理損壞存儲(chǔ)介質(zhì)的方式進(jìn)行銷毀。（二）銷毀要求1.檔案銷毀應(yīng)在指定的場(chǎng)所進(jìn)行，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)督銷毀過程。2.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)記錄，包括銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時(shí)間、銷毀方式、監(jiān)督人員等信息。3.銷毀記錄應(yīng)妥善保存，以備查閱和審計(jì)。六、檔案銷號(hào)后的留存與查詢（一）留存規(guī)定1.檔案銷號(hào)后，相關(guān)的鑒定意見、審批表、銷毀記錄等文件應(yīng)按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行整理歸檔，長(zhǎng)期保存。2.這些留存文件作為檔案銷號(hào)工作的重要憑證，以備日后查詢和審計(jì)。（二）查詢程序1.因工作需要查詢已銷號(hào)檔案相關(guān)信息的，應(yīng)填寫《檔案銷號(hào)信息查詢申請(qǐng)表》，注明查詢?cè)?、查詢?nèi)容等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)審核情況，決定是否提供查詢服務(wù)，并指定專人負(fù)責(zé)查閱留存文件，為查詢?nèi)藛T提供相關(guān)信息。七、附則（一）解釋權(quán)本制度由公