古代文書檔案制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范古代文書檔案的管理，確保文書檔案的完整、準確、安全，便于查閱和利用，為研究古代歷史、文化、政治、經(jīng)濟等提供可靠依據(jù)，同時傳承和弘揚優(yōu)秀傳統(tǒng)文化。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)涉及古代文書檔案管理的所有部門和人員，包括但不限于檔案管理部門、研究部門、文物保護部門等。（三）基本原則1.真實性原則：確保古代文書檔案的內(nèi)容真實可靠，不得篡改、偽造。2.完整性原則：全面收集、整理古代文書檔案，保證檔案的齊全完整。3.系統(tǒng)性原則：按照一定的分類標準和方法，對古代文書檔案進行科學系統(tǒng)的整理，便于管理和查找。4.安全性原則：采取必要的安全防護措施，確保古代文書檔案的實體安全和信息安全，防止損壞、丟失、泄露。5.保密性原則：對于涉及國家機密、商業(yè)秘密等敏感信息的古代文書檔案，嚴格遵守保密規(guī)定，防止信息泄露。二、文書檔案的收集與征集（一）收集范圍1.歷史文獻：包括古代的書籍、典籍、詔令、奏疏、詩詞、筆記等。2.官方文書：如詔書、誥命、敕牒、契約、執(zhí)照、公文等。3.私人信件：具有一定歷史價值的古代私人通信。4.碑刻拓片：古代碑刻的拓片，包括墓志、摩崖石刻等。5.其他：如古代地圖、譜牒、檔案抄本、民間文書等。（二）收集渠道1.購買：通過文物市場、拍賣會、古籍書店等渠道購買古代文書檔案。2.捐贈：接受社會各界人士、機構(gòu)的捐贈。3.征集：向相關(guān)單位、個人發(fā)出征集通知，主動征集古代文書檔案。4.發(fā)掘：在考古發(fā)掘過程中，注意收集出土的古代文書檔案。（三）收集程序1.制定收集計劃：根據(jù)公司/組織的發(fā)展需求和研究方向，制定年度或?qū)ｍ検占媱?，明確收集的范圍、重點、渠道等。2.初步篩選：對收集到的古代文書檔案進行初步篩選，剔除明顯的贗品、重復或價值不大的材料。3.鑒定評估：組織專業(yè)人員對篩選后的古代文書檔案進行鑒定評估，確定其真?zhèn)?、年代、價值等。4.登記入庫：對鑒定合格的古代文書檔案進行詳細登記，包括名稱、來源、年代、數(shù)量、尺寸、質(zhì)地、保存狀況等信息，然后入庫保存。三、文書檔案的整理與分類（一）整理原則1.保持原貌：盡量保持古代文書檔案原有的裝幀形式、書寫格式、紙張質(zhì)地等，不得隨意改變。2.遵循歷史脈絡(luò)：按照文書檔案形成的時間順序、歷史事件發(fā)展脈絡(luò)等進行整理，體現(xiàn)其連貫性和系統(tǒng)性。3.方便利用：整理后的文書檔案應(yīng)便于查閱、檢索和利用，提高工作效率。（二）整理方法1.去污修復：對有污漬、破損的古代文書檔案進行去污、修復處理，恢復其可讀性和完整性。2.編號編目：為每一份古代文書檔案編制唯一的編號，并建立詳細的目錄，包括編號、名稱、年代、來源、內(nèi)容摘要等信息。3.裝訂成冊：對于零散的古代文書檔案，按照一定的順序進行裝訂成冊，便于保存和管理。4.制作副本：對于珍貴的古代文書檔案，制作副本備份，以防原件損壞或丟失。（三）分類標準1.按年代分類：將古代文書檔案按照不同的歷史時期進行分類，如先秦、秦漢、魏晉南北朝、隋唐、宋元、明清等。2.按文種分類：根據(jù)文書檔案的文種進行分類，如詔書類、奏疏類、契約類、書信類等。3.按主題分類：按照文書檔案所涉及的主題內(nèi)容進行分類，如政治、經(jīng)濟、文化、軍事、外交等。4.按地域分類：根據(jù)文書檔案的產(chǎn)生地或涉及的地域范圍進行分類，如中央檔案、地方檔案等。（四）分類實施1.建立分類體系：根據(jù)公司/組織的實際情況和管理需求，建立科學合理的古代文書檔案分類體系，并制定相應(yīng)的分類規(guī)則和說明。2.分類整理：按照分類體系對收集到的古代文書檔案進行分類整理，確保每份檔案都能準確歸類。3.標識標注：在每份古代文書檔案上或其存放位置標注分類標識，便于查找和管理。四、文書檔案的保管與保護（一）保管環(huán)境1.庫房選址：選擇干燥、通風、防火、防盜、防蟲、防潮的庫房作為古代文書檔案的保管場所。2.溫濕度控制：庫房內(nèi)溫度保持在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.照明條件：采用無紫外線的照明設(shè)備，避免光線對古代文書檔案的損害。4.防蟲防鼠：定期檢查庫房，采取防蟲、防鼠措施，如放置驅(qū)蟲藥、鼠夾等。（二）保管設(shè)備1.檔案架：選用堅固耐用、便于分類存放的檔案架，確保古代文書檔案擺放整齊、穩(wěn)固。并根據(jù)檔案的尺寸、重量等因素，選擇合適的檔案架規(guī)格。2.存儲盒：為每份古代文書檔案配備專門的存儲盒，存儲盒應(yīng)采用無酸、無害、防潮的材料制作，保護檔案不受外界環(huán)境的影響。3.溫濕度監(jiān)測設(shè)備：安裝溫濕度監(jiān)測設(shè)備，實時監(jiān)測庫房內(nèi)的溫濕度情況，并記錄數(shù)據(jù)。4.消防設(shè)備：配備必要的消防設(shè)備，如滅火器、消防栓等，并定期檢查維護，確保其性能良好。（三）保護措施1.定期檢查：定期對古代文書檔案進行檢查，查看檔案的保存狀況，如是否有霉變、蟲蛀、褪色等情況，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的處理措施。2.修復保護：對于出現(xiàn)損壞的古代文書檔案，及時進行修復保護，采用專業(yè)的修復技術(shù)和材料，確保檔案的原貌和信息安全。3.數(shù)字化保護：對重要的古代文書檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，備份保存，同時方便查閱和利用。4.安全防護：加強庫房的安全管理，設(shè)置門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等，防止未經(jīng)授權(quán)的人員進入庫房，確保古代文書檔案的安全。五、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱：公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱古代文書檔案的，需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外部查閱：因?qū)W術(shù)研究、文化交流等需要查閱古代文書檔案的外部單位或個人，需提前向公司/組織提交查閱申請，經(jīng)審核同意后，按照規(guī)定的程序和要求查閱。查閱申請應(yīng)包括查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息。（二）查閱程序1.申請登記：查閱人員填寫查閱申請表，詳細登記查閱的檔案名稱、編號、查閱時間、查閱用途等信息。2.審批簽字：申請表經(jīng)所在部門負責人或相關(guān)領(lǐng)導審批簽字后，交檔案管理部門。3.查閱服務(wù)：檔案管理部門根據(jù)審批后的申請表，為查閱人員提供相應(yīng)的古代文書檔案，并安排專人負責協(xié)助查閱，確保查閱過程的安全和規(guī)范。4.查閱記錄：查閱人員查閱完畢后，應(yīng)在查閱登記表上簽字確認查閱情況，檔案管理人員對查閱過程和查閱結(jié)果進行記錄。（三）利用方式1.復印：對于需要復印的古代文書檔案，經(jīng)檔案管理部門同意后，由專業(yè)人員按照規(guī)定的復印要求進行復印，確保復印件的質(zhì)量和清晰度。2.拍照：如需拍照留存古代文書檔案的內(nèi)容，應(yīng)使用專業(yè)的拍照設(shè)備，避免閃光燈對檔案造成損害，并在拍照前征得檔案管理部門的同意。3.研究利用：鼓勵公司/組織內(nèi)部的研究人員對古代文書檔案進行深入研究，撰寫學術(shù)論文、研究報告等，充分發(fā)揮檔案的價值。六、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.科學性原則：采用科學的鑒定方法和標準，對古代文書檔案的真?zhèn)巍r值、保存狀況等進行客觀準確的判斷。2.全面性原則：綜合考慮古代文書檔案的歷史、文化、藝術(shù)、學術(shù)等多方面價值，進行全面鑒定。3.動態(tài)性原則：隨著時間的推移和研究的深入，對古代文書檔案的鑒定標準和結(jié)論進行適時調(diào)整和更新。（二）鑒定組織成立由檔案管理專家、歷史學家、文物鑒定專家等組成的鑒定小組，負責古代文書檔案的鑒定工作。鑒定小組應(yīng)定期召開會議，對擬鑒定的檔案進行集體審議，確保鑒定結(jié)果的公正性和權(quán)威性。（三）鑒定標準1.歷史價值：考察古代文書檔案對研究特定歷史時期的政治、經(jīng)濟、文化、社會等方面的重要程度。2.文化價值：評估其在文化傳承、藝術(shù)表現(xiàn)、民俗風情等方面的獨特價值。3.學術(shù)價值：判斷其對學術(shù)研究的貢獻和參考價值，是否能為解決學術(shù)問題提供新的資料或視角。4.稀有性：考慮古代文書檔案的存世數(shù)量、保存狀況等因素，評估其稀有程度。（四）銷毀程序1.提出銷毀意見：鑒定小組對失去保存價值的古代文書檔案提出銷毀意見，并填寫銷毀申請表，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批簽字：銷毀申請表經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批簽字后，方可進行銷毀。3.銷毀實施：由檔案管理部門安排專人負責銷毀工作，銷毀過程應(yīng)進行詳細記