檔案移交制度通知一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，規(guī)范檔案移交工作流程，提高檔案利用效率，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內部各部門之間以及公司/組織與外部單位之間的檔案移交工作。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移交工作必須遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保檔案的合法性、真實性和完整性。2.及時準確原則：檔案移交應及時、準確，確保檔案信息的時效性和準確性。3.安全保密原則：檔案移交過程中要嚴格遵守安全保密規(guī)定，防止檔案信息泄露和丟失。4.交接清晰原則：檔案移交雙方應明確交接責任，確保交接手續(xù)齊全、清晰，避免出現(xiàn)檔案交接不清的問題。二、檔案移交的范圍（一）文書檔案1.公司/組織各類文件、通知、報告、請示、批復等。2.會議記錄、紀要、決議等。3.工作計劃、總結、統(tǒng)計報表等。（二）人事檔案1.員工入職、離職、調動、晉升等相關材料。2.員工薪酬、福利、考核、培訓等檔案。3.員工勞動合同、保密協(xié)議等。（三）財務檔案1.會計憑證、賬簿、報表等。2.財務審計報告、稅務申報資料等。3.資金往來憑證、票據(jù)等。（四）業(yè)務檔案1.項目合同、協(xié)議、招投標文件等。2.客戶資料、業(yè)務往來信函等。3.產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)記錄、質量檢驗報告等。（五）其他檔案1.公司/組織榮譽證書、資質證書等。2.固定資產(chǎn)檔案、設備檔案等。3.其他具有保存價值的文件、資料。三、檔案移交的流程（一）移交準備1.移交部門應按照檔案管理要求，對擬移交的檔案進行整理、分類、編號、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.填寫《檔案移交清單》，詳細列出移交檔案的名稱、數(shù)量、起止時間、保管期限等信息。3.對移交檔案進行備份，確保檔案信息的安全性。（二）移交申請1.移交部門向檔案管理部門提交《檔案移交申請》，說明移交檔案的原因、范圍、時間等。2.檔案管理部門對移交申請進行審核，審核通過后，確定移交時間和地點。（三）檔案移交1.移交雙方按照約定的時間和地點進行檔案移交。2.移交過程中，移交部門應向接收部門介紹檔案的基本情況，接收部門應對移交檔案進行認真核對，確保檔案的準確性和完整性。3.雙方在《檔案移交清單》上簽字確認，一式兩份，雙方各執(zhí)一份。（四）檔案接收1.接收部門對接收的檔案進行登記、編號、入庫等工作，確保檔案妥善保管。2.對接收的檔案進行質量檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時與移交部門溝通解決。（五）檔案整理與歸檔1.接收部門按照檔案管理要求，對接收的檔案進行進一步整理、分類、歸檔，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.將整理好的檔案錄入檔案管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，方便檔案查詢和利用。四、檔案移交的責任（一）移交部門責任1.負責對擬移交的檔案進行整理、分類、編號、編目等工作，確保檔案的完整性和規(guī)范性。2.填寫《檔案移交清單》，如實反映移交檔案的情況。3.按照約定的時間和地點進行檔案移交，向接收部門介紹檔案的基本情況。4.對移交檔案的真實性、準確性和完整性負責。（二）接收部門責任1.對移交的檔案進行認真核對，確保檔案的準確性和完整性。2.在《檔案移交清單》上簽字確認，接收檔案后妥善保管。3.對接收的檔案進行質量檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時與移交部門溝通解決。4.按照檔案管理要求，對接收的檔案進行整理、分類、歸檔，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。（三）檔案管理部門責任1.負責制定檔案移交制度和流程，指導和監(jiān)督檔案移交工作。2.審核移交申請，確定移交時間和地點。3.對移交檔案進行備份，確保檔案信息的安全性。4.定期對檔案移交工作進行檢查和評估，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。五、檔案移交的時間要求（一）定期移交1.各部門應按照檔案管理部門的要求，定期將本部門形成的檔案移交給檔案管理部門。2.定期移交的時間間隔一般為一年，具體時間由檔案管理部門確定。（二）臨時移交1.在公司/組織機構調整、業(yè)務變更、項目結束等情況下，相關部門應及時將涉及的檔案移交給檔案管理部門。2.臨時移交的時間要求由檔案管理部門根據(jù)實際情況確定。六、檔案移交的監(jiān)督與檢查（一）內部監(jiān)督1.檔案管理部門定期對檔案移交工作進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.公司/組織內部審計部門對檔案移交工作進行審計監(jiān)督，確保檔案移交工作符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。（二）外部監(jiān)督1.接受上級主管部門、檔案行政管理部門等的監(jiān)督檢查，積極配合相關部門的工作。2.對監(jiān)督檢查