檔案事業(yè)制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，不得篡改、偽造檔案內(nèi)容。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)方面形成的檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止檔案信息泄露。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合管理部1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書(shū)檔案、人事檔案、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)檔案等。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、利用和銷毀等工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。5.對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。（二）各部門1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，并定期移交綜合管理部。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保檔案管理工作的正常開(kāi)展。3.配合綜合管理部做好檔案的查閱、利用等工作。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類1.文書(shū)檔案：包括公司各類文件、通知、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等。2.人事檔案：?jiǎn)T工個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、考核情況等。3.財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告等。4.業(yè)務(wù)檔案：根據(jù)公司業(yè)務(wù)特點(diǎn)，分為市場(chǎng)營(yíng)銷檔案、項(xiàng)目管理檔案、客戶服務(wù)檔案等。5.其他檔案：如聲像檔案、實(shí)物檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.文書(shū)檔案編號(hào)：采用年度保管期限流水號(hào)的方式。例如：2023永久001，表示2023年形成的永久保管的第1份文書(shū)檔案。2.人事檔案編號(hào)：按照員工工號(hào)進(jìn)行編號(hào)。3.財(cái)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)會(huì)計(jì)年度和檔案類別進(jìn)行編號(hào)。4.業(yè)務(wù)檔案編號(hào)：根據(jù)業(yè)務(wù)板塊和檔案形成時(shí)間等因素進(jìn)行編號(hào)，確保編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。四、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在工作中及時(shí)收集形成的各類檔案，并確保檔案的真實(shí)性和完整性。2.對(duì)于重要文件和資料，應(yīng)一式兩份，一份留存本部門，一份及時(shí)移交綜合管理部。3.員工離職時(shí)，所在部門應(yīng)將其個(gè)人工作期間形成的檔案整理后移交綜合管理部。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.文書(shū)檔案應(yīng)按照文件的形成時(shí)間、來(lái)源、內(nèi)容等進(jìn)行分類整理，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.人事檔案應(yīng)按照檔案材料的性質(zhì)和內(nèi)容進(jìn)行分類裝訂，確保檔案材料的整齊規(guī)范。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)按照會(huì)計(jì)核算的要求進(jìn)行整理，做到憑證、賬簿、報(bào)表等資料齊全、完整。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)流程和特點(diǎn)進(jìn)行分類整理，便于查閱和利用。五、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時(shí)間1.文書(shū)檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔工作。2.人事檔案應(yīng)在員工離職后一個(gè)月內(nèi)完成歸檔。3.財(cái)務(wù)檔案應(yīng)在會(huì)計(jì)年度終了后，按照規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行歸檔。4.業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)完成情況及時(shí)歸檔。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司重大決策、重要資產(chǎn)權(quán)益、核心業(yè)務(wù)等具有長(zhǎng)遠(yuǎn)歷史價(jià)值和查考利用價(jià)值的檔案。2.定期保管：分為30年和10年，具體保管期限根據(jù)檔案的性質(zhì)和重要程度確定。（三）保管方式1.綜合管理部應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等設(shè)施。2.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，同時(shí)做好數(shù)據(jù)的安全保護(hù)工作。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到綜合管理部查閱。2.查閱涉及公司機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.外部單位查閱公司檔案，必須持有單位介紹信，并經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、查閱目的等。2.所在部門負(fù)責(zé)人或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。3.綜合管理部根據(jù)審批意見(jiàn)，提供檔案查閱服務(wù)，并做好查閱記錄。4.查閱人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫(kù)房或轉(zhuǎn)借他人。（三）利用規(guī)定1.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)和公司保密制度，確保檔案信息的安全。2.如需復(fù)印、摘抄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部同意，并登記備案。3.利用檔案形成的資料，應(yīng)妥善保管，不得隨意丟棄或泄露。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由綜合管理部負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負(fù)責(zé)檔案鑒定工作的組織實(shí)施。（三）鑒定方法1.對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形成時(shí)間、保管期限等進(jìn)行綜合分析，確定檔案的價(jià)值。2.參考檔案的利用情況，評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見(jiàn)，填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。2.報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過(guò)后，由綜合管理部指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，并在銷毀清冊(cè)上簽字。4.銷毀清冊(cè)應(yīng)永久保存。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立公司檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理要求1.對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，確保檔案信息的完整和準(zhǔn)確。2.將數(shù)字化檔案數(shù)據(jù)錄入檔案信息管理系統(tǒng)，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。3.加強(qiáng)檔案信息管理系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限，防止檔案信息泄露。（三）電子檔案管理1.電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案同步整理、歸檔，確保兩者內(nèi)容一致。2.定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.嚴(yán)格按照電子檔案管理規(guī)定進(jìn)行查閱、利用和維護(hù)。九、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.綜合管理部定期對(duì)公司各部門檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)督促整改。2.對(duì)違反檔案管理制度的行為，責(zé)令限期改正，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。（二）考核評(píng)