水庫技術(shù)檔案制度一、總則（一）目的為加強水庫技術(shù)檔案管理，確保水庫運行管理、維護(hù)維修、技術(shù)改造等工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，提高水庫管理水平，保障水庫安全運行，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織所管轄的各類水庫，包括但不限于蓄水水庫、灌溉水庫、防洪水庫等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映水庫建設(shè)、運行、維護(hù)等實際情況。2.完整性原則：涵蓋水庫從規(guī)劃設(shè)計到報廢拆除全過程的各類技術(shù)資料，確保檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、表述清晰，避免模糊和歧義。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的格式、標(biāo)準(zhǔn)和要求進(jìn)行整理、歸檔和保管。5.保密性原則：對涉及水庫安全、運行機密等信息嚴(yán)格保密，防止泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善水庫技術(shù)檔案管理制度，指導(dǎo)和監(jiān)督各部門檔案管理工作。2.集中統(tǒng)一管理水庫技術(shù)檔案，包括收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的電子化管理和便捷查詢利用。4.定期對檔案管理工作進(jìn)行檢查和評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責(zé)1.工程技術(shù)部門在水庫建設(shè)、改造、維修等項目實施過程中，負(fù)責(zé)收集、整理相關(guān)技術(shù)文件、圖紙、資料等，并及時移交檔案管理部門。對已歸檔的技術(shù)檔案進(jìn)行審核，確保檔案內(nèi)容準(zhǔn)確反映工程實際情況。根據(jù)工作需要，向檔案管理部門查閱相關(guān)技術(shù)檔案。2.運行管理部門負(fù)責(zé)提供水庫日常運行記錄、監(jiān)測數(shù)據(jù)、調(diào)度指令等資料，及時移交檔案管理部門歸檔。配合檔案管理部門做好運行檔案的整理和保管工作，確保檔案的完整性和連續(xù)性。在檔案管理部門的指導(dǎo)下，對運行檔案進(jìn)行分類、編目等基礎(chǔ)工作。3.安全管理部門收集、整理水庫安全檢查報告、事故處理記錄等安全相關(guān)檔案資料，并移交檔案管理部門。參與檔案管理部門對安全檔案的鑒定和銷毀工作，提出安全檔案管理的意見和建議。利用安全檔案資料，分析水庫安全狀況，為安全管理決策提供依據(jù)。三、檔案分類與編號（一）分類1.規(guī)劃設(shè)計類：包括水庫規(guī)劃報告、可行性研究報告、初步設(shè)計文件、施工圖設(shè)計文件等。2.工程建設(shè)類：涵蓋水庫建設(shè)過程中的招投標(biāo)文件、合同協(xié)議、施工組織設(shè)計、工程變更文件、質(zhì)量檢驗報告、隱蔽工程驗收記錄等。3.運行管理類：有水庫運行日志、水位觀測記錄、流量監(jiān)測數(shù)據(jù)、水質(zhì)檢測報告、調(diào)度運行方案、應(yīng)急預(yù)案等。4.維護(hù)維修類：包含水庫維修計劃、維修記錄、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、材料采購清單等。5.技術(shù)改造類：涉及技術(shù)改造項目的立項文件、設(shè)計方案、施工記錄、驗收報告等。6.安全管理類：如安全檢查記錄、隱患排查治理臺賬、安全事故報告及處理文件等。7.其他類：包括與水庫相關(guān)的科研成果、技術(shù)交流資料、上級主管部門文件等。（二）編號采用分類編號法，按照上述分類順序，每類檔案給予一個固定的編號范圍，并在編號中體現(xiàn)檔案的形成年份。例如：1.規(guī)劃設(shè)計類：GH[年份][流水號]2.工程建設(shè)類：JS[年份][流水號]3.運行管理類：YX[年份][流水號]4.維護(hù)維修類：WH[年份][流水號]5.技術(shù)改造類：GZ[年份][流水號]6.安全管理類：AQ[年份][流水號]7.其他類：QT[年份][流水號]流水號從001開始依次遞增，確保編號的唯一性。四、檔案收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料及時、完整地收集。2.對于水庫建設(shè)、改造項目，在項目啟動后，項目負(fù)責(zé)人應(yīng)同步安排檔案收集工作，按照檔案形成的先后順序進(jìn)行收集。3.運行管理部門應(yīng)每日對水庫運行數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄，每月對運行資料進(jìn)行整理歸檔，確保數(shù)據(jù)的連續(xù)性和準(zhǔn)確性。4.安全檢查、維護(hù)維修等工作完成后，相關(guān)部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將檢查報告、維修記錄等資料移交檔案管理部門。（二）整理要求1.檔案管理部門收到各部門移交的檔案資料后，應(yīng)及時進(jìn)行整理。2.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對檔案資料進(jìn)行分類，剔除重復(fù)、無效的資料。3.對每份檔案資料進(jìn)行編號、編目，編制檔案目錄清單，注明檔案名稱、編號、形成日期、保管期限等信息。4.對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保整齊、牢固，便于查閱和保管。對于電子檔案，應(yīng)按照統(tǒng)一的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲，確保數(shù)據(jù)的可讀性和安全性。五、檔案歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的檔案資料應(yīng)及時歸檔，按照檔案編號順序依次排列上架。2.建立檔案歸檔臺賬，記錄檔案的歸檔日期、檔案名稱、編號、移交部門等信息，便于查詢和統(tǒng)計。3.對于重要的檔案資料，應(yīng)進(jìn)行備份存儲，可采用光盤、硬盤等存儲介質(zhì)，異地存放，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。（二）保管1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度控制在14℃24℃，濕度控制在45%60%。3.定期對檔案進(jìn)行檢查和清點，每年至少進(jìn)行一次全面清查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。4.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進(jìn)入檔案庫房。六、檔案查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱水庫技術(shù)檔案，需填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及水庫安全、運行機密等重要檔案資料，查閱申請人需經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可查閱。3.外單位因工作需要查閱本公司/組織水庫技術(shù)檔案，必須持有單位介紹信，說明查閱目的和范圍，經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門指定專人陪同查閱，查閱過程中不得擅自摘抄、復(fù)制檔案內(nèi)容。（二）查閱登記檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員姓名、部門、查閱時間、查閱內(nèi)容等進(jìn)行詳細(xì)記錄。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）利用規(guī)定1.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損、抽取、撤換等。如需復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定的格式和數(shù)量進(jìn)行復(fù)制。2.利用檔案資料形成的成果，如研究報告、技術(shù)方案等，其知識產(chǎn)權(quán)歸屬本公司/組織。如需對外發(fā)表或提供給第三方使用，應(yīng)經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)審批。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對庫存檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家等組成。鑒定小組按照檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)，對檔案的價值、完整性、準(zhǔn)確性等進(jìn)行綜合評估，提出鑒定意見。3.對于涉及水庫建設(shè)、運行、安全等重要歷史資料以及具有長期保存價值的檔案，應(yīng)列為永久保管檔案；對于在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為長期保管檔案；對于保存期滿且無利用價值的檔案，列為短期保管檔案。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、形成日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公