工廠檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)工廠檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在工廠生產(chǎn)經(jīng)營、管理決策、技術(shù)創(chuàng)新等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工廠各部門及全體員工在工作活動中形成的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：工廠檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映工廠各項工作活動的實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤。3.完整系統(tǒng)原則：全面收集、整理和保存與工廠相關(guān)的各類檔案，保持檔案的系統(tǒng)性和連貫性。4.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。（四）職責(zé)分工1.綜合管理部門負(fù)責(zé)制定和完善工廠檔案管理制度，并組織實施。集中統(tǒng)一管理工廠各類檔案，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用等工作。指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案管理工作，定期對檔案管理情況進(jìn)行檢查和考核。負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。2.各部門負(fù)責(zé)本部門工作活動中形成的各類檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并定期移交綜合管理部門。明確一名檔案管理人員，負(fù)責(zé)本部門檔案管理的具體工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確和安全。積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。二、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類檔案：包括工廠行政公文、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.生產(chǎn)管理類檔案：涵蓋生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)調(diào)度、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、安全生產(chǎn)等方面的文件資料。3.技術(shù)研發(fā)類檔案：主要有科研項目申報與結(jié)題材料、技術(shù)圖紙、工藝文件、專利證書等。4.市場營銷類檔案：包含市場調(diào)研報告、銷售合同、客戶資料、廣告宣傳材料等。5.財務(wù)管理類檔案：涉及財務(wù)報表、會計憑證、審計報告、稅務(wù)資料等。6.物資采購類檔案：包括采購合同、供應(yīng)商資料、物資驗收記錄等。7.其他類檔案：如企業(yè)文化建設(shè)、對外交流合作等方面形成的檔案。（二）檔案編號1.編號規(guī)則采用“年度+類別代碼+流水號”的方式進(jìn)行編號。年度：用四位數(shù)字表示，如“2023”。類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，用兩位字母表示，如“XG”表示行政管理類檔案。流水號：用四位數(shù)字表示，從“0001”開始依次編號。2.編號示例：一份2023年行政管理類的第5份文件，編號為“2023XG0005”。三、檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集的范圍和標(biāo)準(zhǔn)，確保將工作活動中形成或收到的具有保存價值的文件資料及時收集起來。2.收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、底稿等，如有電子文檔，也應(yīng)一并收集。3.對于重要會議、重大活動等形成的檔案，應(yīng)在活動結(jié)束后及時收集，確保檔案的時效性。（二）整理方法1.分類整理：按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，將收集到的檔案進(jìn)行分類。2.裝訂成冊：對于紙質(zhì)檔案，應(yīng)去除金屬物，采用線裝或膠裝的方式裝訂成冊，保持整齊美觀。3.編目編號：對整理好后的檔案進(jìn)行編目，填寫檔案目錄，注明檔案的編號、名稱、日期、來源等信息，并按照編號順序排列。4.編制頁碼：在檔案的每一頁上編制頁碼，確保頁碼連續(xù)、準(zhǔn)確。四、檔案的歸檔與移交（一）歸檔期限1.各部門應(yīng)在每年的[具體日期]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔，并移交綜合管理部門。2.對于重大項目、突發(fā)事件等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或事件處理完畢后的[規(guī)定時間]內(nèi)歸檔移交。（二）移交手續(xù)1.各部門檔案管理人員在移交檔案時，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、編號等信息。2.綜合管理部門檔案管理人員在接收檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對《檔案移交清單》，對檔案進(jìn)行逐一清點，確認(rèn)無誤后雙方簽字確認(rèn)。3.《檔案移交清單》一式兩份，雙方各執(zhí)一份，作為檔案移交的憑證。五、檔案的保管（一）保管場所1.綜合管理部門應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[適宜溫度范圍]，濕度控制在[適宜濕度范圍]。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放在檔案柜中，按照編號順序排列，便于查找和利用。2.電子檔案應(yīng)存儲在專用的存儲設(shè)備上，并進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于特殊載體檔案，如照片、錄音、錄像等，應(yīng)根據(jù)其特點進(jìn)行妥善保管，確保其質(zhì)量不受影響。（三）檔案清查1.綜合管理部門應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管情況符合要求。2.在清查過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。3.清查結(jié)果應(yīng)形成報告，上報工廠領(lǐng)導(dǎo)，并對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行整改。六、檔案的利用（一）利用范圍1.工廠內(nèi)部各部門因工作需要，可查閱、借閱檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作交流等需要，經(jīng)工廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，可查閱相關(guān)檔案。（二）利用手續(xù)1.內(nèi)部查閱：查閱人應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合管理部門查閱。2.內(nèi)部借閱：借閱人應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和綜合管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位查閱檔案，應(yīng)提前向工廠提交查閱申請，說明查閱的內(nèi)容、目的、時間等，經(jīng)工廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進(jìn)行監(jiān)督。4.外部借閱：原則上不對外借閱檔案，如因特殊情況確需借閱，應(yīng)經(jīng)工廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并簽訂保密協(xié)議，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。（三）利用登記1.綜合管理部門應(yīng)對檔案的利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括查閱人或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時間、檔案名稱、編號等信息。2.檔案利用登記應(yīng)定期整理歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.根據(jù)檔案的保存價值和保管期限，定期對檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則，確保檔案鑒定工作的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織1.成立檔案鑒定小組，由綜合管理部門負(fù)責(zé)人、各部門檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家組成。2.檔案鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進(jìn)行鑒定，提出鑒定意見。（三）保管期限劃分1.永久保管：凡是反映工廠主要職能活動和歷史面貌的，對工廠有長遠(yuǎn)利用價值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管：定期保管的檔案分為[X]年、[X]年、[X]年三種，根據(jù)檔案的重要程度和利用頻率確定具體保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確定需要銷毀的檔案，由檔案鑒定小組填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)工廠領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由綜合管理部門負(fù)責(zé)組織銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案流失。4.銷毀完畢后，監(jiān)銷人應(yīng)在《檔案銷毀清單》上簽字確認(rèn)，并將《檔案銷毀清單》歸檔保存。八、檔案的保密與安全（一）保密措施1.加強(qiáng)檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，簽訂保密承諾書，明確保密責(zé)任。2.對涉及工廠機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格限制查閱和借閱范圍，實行專人專管。3.在檔案利用過程中，查閱人或借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。（二）安全管理1.建立健全檔案安全管理制度，加強(qiáng)檔案庫房的安全防范措施，安裝防盜、防火、防潮、防蟲等設(shè)備。2.定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。