會議記錄檔案制度一、總則（一）目的為加強公司會議記錄檔案的管理，確保會議記錄的完整性、準確性和可追溯性，充分發(fā)揮會議記錄檔案在公司決策、管理和業(yè)務開展中的重要作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類會議，包括但不限于董事會會議、管理層會議、部門例會、專題研討會等。（三）基本原則1.真實性原則：會議記錄應如實反映會議的實際情況，包括會議時間、地點、參會人員、討論內(nèi)容、決議事項等，不得虛構、篡改。2.完整性原則：全面記錄會議的各個環(huán)節(jié)和內(nèi)容，確保無重要信息遺漏，為后續(xù)查閱和參考提供完整依據(jù)。3.準確性原則：記錄內(nèi)容應準確無誤，語言表達清晰，數(shù)據(jù)準確可靠，避免模糊不清或歧義性表述。4.規(guī)范性原則：遵循統(tǒng)一的格式和規(guī)范進行記錄，保持記錄的一致性和規(guī)范性，便于整理、歸檔和查閱。5.保密性原則：對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的會議記錄，應嚴格按照公司保密制度進行管理，防止信息泄露。二、會議記錄的內(nèi)容要求（一）會議基本信息1.會議名稱：明確會議的具體名稱，如“[年度/季度/月度]董事會會議”“[部門名稱]第[X]次例會”等。2.會議時間：記錄會議開始和結束的具體時間，精確到分鐘。3.會議地點：詳細記錄會議召開的具體地點，包括樓層、房間號等。4.參會人員：列出參會人員的姓名、職務，如有缺席人員，需注明缺席原因。（二）會議議程記錄會議的議程安排，明確各項議題的順序和討論要點，以便清晰了解會議的流程和重點。（三）會議討論內(nèi)容1.發(fā)言記錄：詳細記錄每位參會人員的發(fā)言內(nèi)容，包括觀點、意見、建議等，盡量使用原話記錄，確保準確性。對于重要發(fā)言，可適當進行摘要和整理，但不得改變原意。2.討論過程：記錄會議討論的過程，包括不同觀點之間的交流、爭論、協(xié)商等情況，體現(xiàn)會議的動態(tài)性和互動性。3.相關數(shù)據(jù)和資料：如有涉及數(shù)據(jù)、圖表、文件等相關資料的討論，應記錄資料的名稱、來源，并簡要說明其在會議中的作用和討論結果。（四）會議決議事項1.決議內(nèi)容：明確會議達成的決議事項，包括決策結果、行動計劃、責任分工、時間節(jié)點等，確保決議清晰、具體、可執(zhí)行。2.決議依據(jù)：記錄決議形成的依據(jù)和理由，以便后續(xù)查閱和理解決議的背景和必要性。（五）其他事項記錄會議過程中發(fā)生的其他重要事項，如臨時動議、突發(fā)事件處理情況等。三、會議記錄的格式規(guī)范（一）頁面設置1.紙張大小：采用A4紙。2.頁邊距：上、下、左、右邊距均為2.5厘米。（二）字體和字號1.標題：采用二號黑體字，加粗，居中對齊。2.正文：采用小四號宋體字，行距為1.5倍行距。（三）段落格式1.首行縮進：正文段落首行縮進2個字符。2.對齊方式：標題居中對齊，正文兩端對齊。（四）編號和層次1.編號：根據(jù)會議記錄的內(nèi)容結構，采用不同的編號方式進行區(qū)分，如“一、”“（一）”“1.”“（1）”等，確保層次清晰。2.層次劃分：一般分為章、節(jié)、條、款等層次，具體根據(jù)實際需要進行設置。例如：第一章總則第一節(jié)目的第二節(jié)適用范圍第三節(jié)基本原則第二章會議記錄的內(nèi)容要求第一節(jié)會議基本信息第二節(jié)會議議程第三節(jié)會議討論內(nèi)容第四節(jié)會議決議事項第五節(jié)其他事項第三章會議記錄的格式規(guī)范第一節(jié)頁面設置第二節(jié)字體和字號第三節(jié)段落格式第四節(jié)編號和層次第四章會議記錄的形成與審核第一節(jié)記錄人員職責第二節(jié)記錄方式第三節(jié)記錄審核第五章會議記錄的歸檔與保管第一節(jié)歸檔要求第二節(jié)保管期限第三節(jié)保管地點第四節(jié)借閱與歸還第六章會議記錄的查閱與使用第一節(jié)查閱權限第二節(jié)查閱流程第三節(jié)使用規(guī)范第七章附則第一節(jié)解釋權第二節(jié)生效日期四、會議記錄的形成與審核（一）記錄人員職責1.會議記錄人員應提前到達會議現(xiàn)場，熟悉會議議程和參會人員，準備好記錄所需的工具，如筆記本、電腦等。2.在會議過程中，認真傾聽參會人員的發(fā)言，準確、完整地記錄會議討論內(nèi)容和決議事項，不得擅自離開會議現(xiàn)場或中斷記錄。3.對于重要的會議，可采用錄音、錄像等輔助方式進行記錄，但需事先征得會議主持人同意，并確保記錄的合法性和保密性。4.會議結束后，及時對記錄內(nèi)容進行整理、校對和補充，確保記錄的準確性和完整性。（二）記錄方式1.手工記錄：對于小型會議或不便于使用電子設備的情況，可采用手工記錄方式。記錄人員應使用黑色或藍色中性筆，書寫工整、清晰，避免涂改。2.電子記錄：提倡采用電子記錄方式，使用專業(yè)的會議記錄軟件或文檔編輯工具進行記錄。電子記錄應及時保存，并定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。記錄人員應熟練掌握電子記錄工具的使用方法，確保記錄的高效、準確。（三）記錄審核1.會議記錄形成后，記錄人員應進行自我審核，檢查記錄內(nèi)容是否完整、準確、清晰，格式是否符合規(guī)范要求。2.記錄審核通過后，提交給會議主持人或指定的審核人員進行審核。審核人員應重點檢查會議決議事項是否明確、責任分工是否合理、時間節(jié)點是否清晰等，對記錄內(nèi)容進行全面審查。3.審核人員如發(fā)現(xiàn)記錄存在問題，應及時與記錄人員溝通，要求其進行修改和完善。記錄人員修改后，再次提交審核，直至審核通過。五、會議記錄的歸檔與保管（一）歸檔要求1.會議記錄審核通過后，應及時進行歸檔。歸檔時，應按照會議的時間順序、類別等進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.每份會議記錄應單獨編號，并編制相應的目錄清單，注明會議名稱、時間、編號、保管期限等信息，便于查找和管理。3.對于電子記錄，應按照規(guī)定的存儲格式和命名規(guī)則進行保存，并建立電子檔案索引，方便快速檢索。（二）保管期限1.根據(jù)公司檔案管理的相關規(guī)定，結合會議記錄的重要性和使用頻率，確定不同類型會議記錄的保管期限。董事會會議記錄、涉及公司重大決策和戰(zhàn)略規(guī)劃的會議記錄等，保管期限為長期，一般不少于[X]年。管理層會議記錄、部門例會記錄等，保管期限為[X]年。專題研討會記錄、臨時性會議記錄等，保管期限為[X]年。2.保管期限屆滿后，經(jīng)公司檔案管理部門審核，確無繼續(xù)保存價值的會議記錄，可按照規(guī)定的程序進行銷毀。銷毀前，應編制銷毀清單，經(jīng)相關負責人批準后，由專人負責實施銷毀，并在銷毀清單上簽字確認。（三）保管地點1.公司應設立專門的檔案庫房，用于存放會議記錄檔案。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保檔案的安全保管。2.對于電子記錄，應存儲在安全可靠的服務器或存儲設備上，并進行定期備份。備份數(shù)據(jù)應分別存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。（四）借閱與歸還1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱會議記錄檔案時，應填寫《會議記錄檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱內(nèi)容、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門應按照申請表的內(nèi)容，提供相應的會議記錄檔案，并做好借閱登記。借閱人員應妥善保管檔案，不得擅自轉借、復印、涂改或損壞檔案內(nèi)容。3.借閱期限屆滿后，借閱人員應及時歸還檔案。檔案管理部門應對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應及時追究借閱人員的責任。六、會議記錄的查閱與使用（一）查閱權限1.公司高層管理人員、相關部門負責人及因工作需要的特定人員，具有查閱會議記錄檔案的權限。未經(jīng)授權的人員不得查閱會議記錄檔案。2.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的會議記錄，查閱權限應嚴格限制在必要的范圍內(nèi)，并按照公司保密制度進行審批和管理。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《會議記錄檔案查閱申請表》，詳細說明查閱的目的、范圍、時間等信息。2.將申請表提交給所在部門負責人進行初審，初審通過后，報公司檔案管理部門審核。3.檔案管理部門根據(jù)查閱人員的權限和申請內(nèi)容，進行審核把關。對于符合查閱條件的申請，予以批準，并提供相應的會議記錄檔案。4.查閱人員在檔案管理部門指定的地點進行查閱，查閱過程中應遵守檔案管理部門的相關規(guī)定，不得擅自將檔案帶出指定地點。（三）使用規(guī)范1.查閱人員應按照查閱目的使用會議記錄檔案，不得將檔案用于其他非工作目的。如需引用會議記錄中的內(nèi)容，應注明出處，確保引用的準確性和合法性。2.對于涉及公司機密、商業(yè)秘密等敏感信息的會議記錄，查閱人員應嚴格遵守公司保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要對外提供相關信息，必須經(jīng)過公司相關部門的審批，并按照規(guī)定的程序進行操作。3.查閱人員在查閱結束后，應及時將會議記錄檔案歸還檔案管理部門，并辦理歸還手續(xù)。檔案管理部門應對歸還