檔案保密規(guī)章制度一、總則（一）目的為加強公司/組織檔案的保密管理，確保檔案信息的安全與完整，防止檔案信息泄露，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內所有涉及檔案管理的部門、崗位及人員，包括但不限于檔案管理人員、檔案使用人員、借閱人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關行業(yè)標準，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預防為主原則：強化檔案保密意識，采取有效措施預防檔案信息泄露事件的發(fā)生。3.全程管控原則：對檔案的形成、整理、存儲、使用、傳遞、銷毀等全過程進行嚴格保密管理。4.責任追究原則：對違反檔案保密規(guī)章制度的行為，依法依規(guī)追究相關人員的責任。二、檔案保密管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善檔案保密規(guī)章制度，并組織實施。2.負責檔案的收集、整理、歸檔、存儲等日常管理工作，確保檔案的安全與完整。3.負責對檔案保密工作進行監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案保密工作中存在的問題。4.負責對檔案管理人員進行保密培訓，提高檔案管理人員的保密意識和業(yè)務水平。（二）檔案管理人員職責1.嚴格遵守檔案保密規(guī)章制度，認真履行檔案管理職責。2.負責檔案的具體管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、存儲、檢索、利用等。3.對檔案信息進行嚴格保密，不得擅自泄露檔案內容。4.定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確與完整。5.協(xié)助有關部門和人員查閱、借閱檔案，并做好登記和跟蹤管理工作。（三）檔案使用人員職責1.嚴格遵守檔案保密規(guī)章制度，在使用檔案過程中做好保密工作。2.按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，不得擅自擴大檔案使用范圍。3.對所使用的檔案信息進行妥善保管，不得轉借他人或擅自復制、摘抄、傳播檔案內容。4.使用完畢后，及時將檔案歸還檔案管理部門，并辦理相關手續(xù)。（四）其他部門和人員職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交檔案。2.公司/組織內所有人員都有義務保守檔案秘密，不得故意或過失泄露檔案信息。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應及時收集本部門在工作活動中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、聲像等材料，并按照檔案管理部門的要求進行整理和歸檔。2.檔案管理人員應定期對各部門的檔案收集情況進行檢查和指導，確保檔案收集工作的及時、準確和完整。（二）檔案整理1.檔案管理人員應按照檔案分類標準對收集到的檔案進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.對檔案進行編號、編目、裝訂等處理，便于檔案的存儲、檢索和利用。3.建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的計算機管理，提高檔案管理工作的效率和水平。四、檔案的存儲與保管（一）存儲場所1.應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全防護設施。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規(guī)定的標準。3.檔案庫房應配備必要的消防器材和安全報警裝置，并定期進行檢查和維護。（二）存儲方式1.檔案應按照類別、年度、保管期限等進行分類存放，并建立相應的索引和標識。2.對紙質檔案應采用檔案盒、檔案柜等進行存儲，對電子檔案應采用光盤、硬盤等進行存儲，并定期進行備份。3.對重要檔案應采取加密存儲、異地存儲等措施，確保檔案信息的安全。（三）保管要求1.檔案管理人員應定期對檔案進行清查、核對，確保檔案的準確與完整。2.對破損、褪色、變質等檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性。3.對超過保管期限的檔案，應按照規(guī)定的程序進行鑒定和銷毀，防止檔案信息的泄露。五、檔案的使用與借閱（一）使用規(guī)定1.檔案使用人員應按照規(guī)定的程序和要求查閱、借閱檔案，不得擅自擴大檔案使用范圍。2.查閱、借閱檔案應在檔案管理部門指定的場所進行，不得將檔案帶出指定場所。3.檔案使用人員應愛護檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、批注、污損等。4.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行使用，未經(jīng)批準不得向無關人員透露檔案內容。（二）借閱流程1.借閱檔案應填寫借閱申請表，注明借閱檔案的名稱、數(shù)量、用途、借閱期限等內容，并經(jīng)所在部門負責人簽字同意。2.檔案管理部門對借閱申請表進行審核，批準后辦理借閱手續(xù)。3.借閱人員憑借閱證到檔案管理部門領取檔案，并在借閱登記簿上簽字確認。4.借閱期限屆滿，借閱人員應及時歸還檔案，并辦理歸還手續(xù)。如需延期借閱，應重新辦理借閱手續(xù)。（三）特殊情況處理1.因工作需要確需將檔案帶出指定場所的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并采取必要的保密措施。2.對涉及重要檔案的借閱，檔案管理部門應進行跟蹤管理，確保檔案的安全與完整。3.如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞或泄露等情況，借閱人員應及時報告檔案管理部門，并采取相應的補救措施。六、檔案的傳遞與交接（一）傳遞規(guī)定1.檔案傳遞應通過機要通信、專人送達等方式進行，確保檔案傳遞的安全與及時。2.檔案傳遞過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，不得擅自拆封、傳遞檔案信息。3.對涉及重要檔案的傳遞，應采取加密傳輸、專人護送等措施，確保檔案信息的安全。（二）交接流程1.檔案交接應填寫交接清單，注明交接檔案的名稱、數(shù)量、交接時間、交接人員等內容，并經(jīng)雙方簽字確認。2.檔案交接過程中，交接雙方應認真核對檔案的數(shù)量、內容等，確保檔案的準確與完整。3.交接完成后，交接清單應一式兩份，分別由交接雙方保存。七、檔案的保密監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機制1.建立檔案保密監(jiān)督機制，定期對檔案保密工作進行檢查和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決檔案保密工作中存在的問題。2.檔案管理部門應設立舉報電話和郵箱，接受公司/組織內所有人員對檔案保密工作的監(jiān)督和舉報。（二）檢查內容1.檔案保密規(guī)章制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲、使用、傳遞、銷毀等環(huán)節(jié)。2.檔案管理人員的保密意識和業(yè)務水平，包括保密培訓情況、檔案管理操作規(guī)范等。3.檔案存儲場所的安全防護設施，包括防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設施的配備和運行情況。4.檔案信息的安全情況，包括檔案信息是否存在泄露、篡改、丟失等情況。（三）檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應定期對檔案保密工作進行全面檢查，檢查周期為[X]個月/年。2.不定期抽查：檔案管理部門可根據(jù)工作需要對檔案保密工作進行不定期抽查，重點檢查檔案使用部門和人員的檔案保密情況。3.專項檢查：對涉及重要檔案或存在檔案保密隱患的部門和崗位，檔案管理部門可進行專項檢查，確保檔案保密工作的安全與有效。（四）問題處理1.對檢查中發(fā)現(xiàn)的檔案保密問題，檔案管理部門應及時下達整改通知書，要求相關部門和人員限期整改。2.對違反檔案保密規(guī)章制度的行為，檔案管理部門應按照規(guī)定進行嚴肅處理，并追究相關人員的責任。3.對檔案保密工作中表現(xiàn)突出的部門和人員，公司/組織應給予表彰和獎勵。八、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.對超過保管期限且已失去保存價值的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。2.對涉及公司/組織商業(yè)秘密、技術秘密等重要檔案，在解密或不再需要保密后，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。3.對因保管不善導致破損、褪色、變質等無法使用的檔案，應按照規(guī)定的程序進行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定需要銷毀的檔案清單，并報公司/組織領導審批。2.經(jīng)批準后，檔案管理部門應組織專人對需要銷毀的檔案進行清點、登記，并填寫銷毀清單。3.銷毀檔案應采用焚燒、粉碎等方式進行，確保檔案信息無法恢復。4.銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作的徹底和安全。5.銷毀完成后，銷毀人員應在銷毀清單上簽字確認，并將銷毀清單存檔。