訴訟檔案歸檔制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織訴訟檔案的管理，確保訴訟檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查詢和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織在各類訴訟活動(dòng)中形成的檔案資料，包括但不限于民事、刑事、行政訴訟案件，以及仲裁、調(diào)解等相關(guān)法律程序中產(chǎn)生的文件、證據(jù)、文書等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：訴訟檔案由公司/組織指定的專門部門或人員進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：歸檔的訴訟檔案應(yīng)真實(shí)反映訴訟活動(dòng)的全過程，內(nèi)容準(zhǔn)確無誤。3.安全保密原則：嚴(yán)格保護(hù)訴訟檔案的安全，防止檔案信息泄露，確保檔案的保密性。4.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢和利用，提高工作效率。二、歸檔職責(zé)（一）案件承辦部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)收集、整理本部門承辦訴訟案件過程中形成的各類文件、資料和證據(jù)。2.對(duì)收集的資料進(jìn)行初步分類、編號(hào)和裝訂，確保資料的完整性和規(guī)范性。3.在訴訟案件辦結(jié)后，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。（二）檔案管理部門職責(zé)1.制定和完善訴訟檔案歸檔管理制度，并組織實(shí)施。2.接收案件承辦部門移交的訴訟檔案，進(jìn)行審核、登記和編號(hào)。3.對(duì)歸檔的訴訟檔案進(jìn)行分類、整理、編目和裝訂，建立檔案檢索系統(tǒng)。4.負(fù)責(zé)訴訟檔案的存儲(chǔ)、保管和維護(hù)，確保檔案的安全。5.按照規(guī)定提供訴訟檔案的查詢、借閱服務(wù)，并做好記錄。6.定期對(duì)訴訟檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析和鑒定，對(duì)已過保管期限的檔案提出處置意見。（三）其他部門職責(zé)1.協(xié)助案件承辦部門做好訴訟檔案的收集工作，提供相關(guān)資料和信息。2.在涉及多部門的訴訟案件中，各部門應(yīng)按照職責(zé)分工，共同做好檔案的整理和移交工作。三、歸檔范圍（一）訴訟文書類1.起訴狀、答辯狀、上訴狀、申訴狀等各類訴訟文書。2.法院傳票、應(yīng)訴通知書、舉證通知書等法律文書。3.庭審筆錄、詢問筆錄、調(diào)查筆錄等記錄文件。4.判決書、裁定書、調(diào)解書、決定書等裁判文書。（二）證據(jù)材料類1.書證，如合同、協(xié)議、信函、票據(jù)、文件等。2.物證，如實(shí)物、照片、視聽資料等。3.證人證言，包括證人的身份證明、證言筆錄等。4.鑒定意見，如法醫(yī)鑒定、物證鑒定、審計(jì)鑒定等報(bào)告。5.勘驗(yàn)筆錄、現(xiàn)場筆錄等。6.當(dāng)事人陳述、自認(rèn)等相關(guān)材料。（三）程序性文件類1.立案審批表、受理案件通知書、訴訟費(fèi)繳納憑證等立案階段文件。2.保全申請(qǐng)書、保全裁定書、查封扣押清單等財(cái)產(chǎn)保全相關(guān)文件。3.上訴申請(qǐng)書、上訴費(fèi)繳納憑證等上訴程序文件。4.再審申請(qǐng)書、再審立案通知書等再審程序文件。5.執(zhí)行申請(qǐng)書、執(zhí)行裁定書、執(zhí)行和解協(xié)議等執(zhí)行程序文件。（四）其他相關(guān)文件類1.案件代理合同、授權(quán)委托書等委托代理文件。2.律師出具的法律意見書、工作記錄等。3.與案件有關(guān)的會(huì)議紀(jì)要、內(nèi)部審批文件。4.其他與訴訟案件相關(guān)的文件、資料。四、歸檔要求（一）文件材料齊全完整1.案件承辦部門應(yīng)全面收集訴訟活動(dòng)中形成的各類文件、資料和證據(jù)，確保無遺漏。2.對(duì)于重要文件的缺失或不完整，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行補(bǔ)充或說明原因。（二）文件材料真實(shí)有效1.歸檔的文件材料應(yīng)來源可靠，內(nèi)容真實(shí)，與訴訟案件事實(shí)相符。2.對(duì)文件材料的真實(shí)性進(jìn)行審核，如有疑問應(yīng)及時(shí)核實(shí)或補(bǔ)充相關(guān)證明材料。（三）文件材料格式規(guī)范1.文件材料應(yīng)使用標(biāo)準(zhǔn)的紙張規(guī)格，一般為A4紙。2.文字材料應(yīng)字跡清晰、工整，圖表應(yīng)清晰準(zhǔn)確。3.電子文件應(yīng)按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進(jìn)行存儲(chǔ)，確?？勺x性和可利用性。（四）文件材料整理有序1.按照訴訟程序的先后順序，對(duì)文件材料進(jìn)行分類整理，同一類文件應(yīng)按照時(shí)間順序排列。2.每一類文件應(yīng)編寫目錄，注明文件名稱、日期、頁碼等信息。3.對(duì)文件材料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，便于查詢和管理。（五）文件材料裝訂規(guī)范1.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不得壓字、掉頁。2.采用左側(cè)裝訂，裝訂線寬度不超過15毫米。3.對(duì)大于A4紙的文件材料，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與A4紙一致。五、歸檔流程（一）案件承辦部門整理1.在訴訟案件辦理過程中，案件承辦人員應(yīng)及時(shí)收集、整理相關(guān)文件材料，按照上述歸檔要求進(jìn)行初步分類、編號(hào)和裝訂。2.案件辦結(jié)后，案件承辦部門應(yīng)填寫《訴訟檔案移交清單》，詳細(xì)列出移交檔案的名稱、數(shù)量、日期等信息。（二）檔案管理部門接收審核1.檔案管理部門收到案件承辦部門移交的訴訟檔案后，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。2.對(duì)不符合要求的檔案，應(yīng)及時(shí)與案件承辦部門溝通，要求其補(bǔ)充或更正相關(guān)材料。（三）檔案整理編目1.審核通過后，檔案管理部門對(duì)訴訟檔案進(jìn)行進(jìn)一步的分類、整理、編目和裝訂。2.根據(jù)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將其分為不同的類別，如民事案件檔案、刑事案件檔案等，并按照類別進(jìn)行編號(hào)。3.為每一份檔案編制詳細(xì)的目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便查詢和檢索。（四）檔案存儲(chǔ)保管1.將整理好的訴訟檔案存入專門的檔案庫房，按照檔案類別和編號(hào)順序排列存放。2.檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全保管。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案查詢與借閱（一）查詢規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查詢?cè)V訟檔案的，應(yīng)填寫《訴訟檔案查詢申請(qǐng)表》，注明查詢目的、內(nèi)容和范圍等信息。2.經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行查詢。查詢?nèi)藛T應(yīng)在檔案管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行查詢，不得擅自將檔案帶出。3.檔案管理部門應(yīng)按照查詢申請(qǐng)表的要求，提供相關(guān)檔案資料，并做好查詢記錄，記錄查詢?nèi)藛T姓名、查詢時(shí)間、查詢內(nèi)容等信息。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織訴訟檔案的，應(yīng)提交正式的借閱申請(qǐng)函，說明借閱目的、用途和期限等信息。2.經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理部門與借閱單位簽訂《訴訟檔案借閱協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.借閱人員應(yīng)按照協(xié)議規(guī)定的期限歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期間，借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案保管期限（一）保管期限劃分1.短期保管：訴訟檔案保管期限為10年以下的，為短期保管。2.長期保管：訴訟檔案保管期限為10年（含10年）以上的，為長期保管。3.永久保管：對(duì)涉及公司/組織重大權(quán)益糾紛、具有重要?dú)v史價(jià)值或法律意義的訴訟檔案，應(yīng)永久保管。（二）確定保管期限的依據(jù)1.根據(jù)訴訟案件的性質(zhì)、影響和重要程度確定保管期限。2.對(duì)于一般性的訴訟案件，保管期限一般為10年；對(duì)于涉及公司/組織重大資產(chǎn)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、商業(yè)秘密等重要權(quán)益的訴訟案件，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長，一般為長期保管；對(duì)于具有重大歷史意義或?qū)?組織未來發(fā)展具有重要參考價(jià)值的訴訟案件，應(yīng)永久保管。（三）保管期限的調(diào)整1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)訴訟檔案的保管期限進(jìn)行審查和調(diào)整，根據(jù)實(shí)際情況確定是否需要延長、縮短或變更保管期限。2.如因法律法規(guī)、政策變化或公司/組織發(fā)展需要，對(duì)某些訴訟檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并做好記錄。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定工作組織1.檔案管理部門應(yīng)定期組織對(duì)已過保管期限的訴訟檔案進(jìn)行鑒定工作，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和法律專業(yè)人員組成。2.鑒定小組應(yīng)按照檔案鑒定的標(biāo)準(zhǔn)和方法，對(duì)檔案進(jìn)行全面審查，確定檔案的存毀價(jià)值。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過保管期限且無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。無繼續(xù)保存價(jià)值的檔案包括：已失去證據(jù)效力、與當(dāng)前業(yè)務(wù)無關(guān)且無參考價(jià)值的檔案等。2.對(duì)仍具有一定參考價(jià)值或涉及未了事項(xiàng)的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存，待相關(guān)事項(xiàng)處理完畢后再行鑒定。（三）銷毀程序1.鑒定小組對(duì)檔案進(jìn)行鑒定后，應(yīng)出具《訴訟檔案鑒定意見書》，明確檔案的存毀意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制《訴訟檔案銷毀清單》，詳細(xì)列出檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息。3