文書檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司文書檔案管理，確保文書檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門形成的各類文書檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司文書檔案由綜合管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)性原則：歸檔的文書材料應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動的實(shí)際情況。3.完整性原則：應(yīng)保證文書檔案的齊全完整，涵蓋公司運(yùn)營的各個方面。4.準(zhǔn)確性原則：文書材料的內(nèi)容和數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確無誤。5.時效性原則：及時收集、整理、歸檔文書檔案，確保其時效性。二、文書檔案的分類與編號（一）分類1.行政類：包括公司行政文件、會議紀(jì)要、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.業(yè)務(wù)類：涵蓋公司各類業(yè)務(wù)活動形成的文件，如項(xiàng)目文檔、合同協(xié)議、業(yè)務(wù)報表等。3.財務(wù)類：財務(wù)憑證、報表、審計報告等。4.人事類：員工檔案、招聘文件、培訓(xùn)記錄、績效考核資料等。5.其他類：不屬于以上分類的特殊文件或臨時性文件。（二）編號文書檔案編號采用“年份+類別代碼+流水號”的方式。例如：2023XZ001，其中“2023”表示年份，“XZ”表示行政類，“001”為流水號。編號應(yīng)確保唯一性，便于檔案的查找和管理。三、文書檔案的形成與收集（一）形成1.各部門在開展工作過程中，應(yīng)及時形成各類文書材料，確保文件內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。2.文書起草人應(yīng)按照公司公文格式要求進(jìn)行撰寫，注明文件的標(biāo)題、文號、主送單位、抄送單位、成文日期等信息。（二）收集1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文書材料的收集工作，確保在文件辦理完畢后及時收集。2.收集的文書材料應(yīng)包括正本、定稿、附件、領(lǐng)導(dǎo)批示等相關(guān)資料。3.對于重要文件或涉及多個部門的文件，主辦部門應(yīng)及時與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件的完整性。四、文書檔案的整理（一）整理要求1.遵循文書材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接。2.區(qū)分不同價值和保存期限，進(jìn)行分類整理。3.去除文件上的金屬物，破損文件應(yīng)進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制。（二）整理方法1.按照分類方案，對收集到的文書材料進(jìn)行分類。2.同一類別的文件按照時間順序排列，對于有特定編號的文件，應(yīng)按照編號順序排列。3.每份文件應(yīng)編制頁碼，以便于查閱和保護(hù)。4.對于文件中的附件，應(yīng)隨正文一起整理，確保附件與正文的對應(yīng)關(guān)系清晰。五、文書檔案的歸檔（一）歸檔時間1.一般文書檔案應(yīng)在次年上半年完成歸檔。2.重要文件或緊急事項(xiàng)形成的文件，應(yīng)在辦結(jié)后及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門整理好的文書檔案應(yīng)移交至綜合管理部門。2.綜合管理部門對移交的檔案進(jìn)行核對、檢查，確保檔案符合歸檔要求。3.對歸檔的文書檔案進(jìn)行編目，編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。4.將編目后的檔案裝入檔案盒，在檔案盒上注明檔案類別、年度、起止編號等信息，并上架存放。六、文書檔案的保管（一）保管場所1.應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機(jī)、消防器材、防蟲藥品等。（二）保管期限1.文書檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案主要包括公司重要的規(guī)章制度、年度財務(wù)決算、重大合同協(xié)議、機(jī)構(gòu)演變等文件。3.長期保管的檔案期限為16年至50年，包括一般業(yè)務(wù)文件、重要會議記錄等。4.短期保管的檔案期限為15年以下，如一般性的通知、簡報等。（三）檔案清點(diǎn)與檢查1.定期對文書檔案進(jìn)行清點(diǎn)，每年至少一次，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確。2.對檔案的保管狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，如對受潮、發(fā)霉的檔案進(jìn)行晾曬、消毒，對破損的檔案進(jìn)行修復(fù)等。七、文書檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱文書檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到綜合管理部門查閱。2.涉及重要機(jī)密的檔案，需經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可查閱。3.外部單位查閱公司文書檔案，應(yīng)持有單位介紹信，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，由綜合管理部門指定專人陪同查閱，并做好查閱記錄。（二）查閱登記1.建立檔案查閱登記簿，詳細(xì)記錄查閱日期、查閱人姓名、所在部門、查閱檔案名稱及編號、查閱目的等信息。2.查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取、撤換、損壞檔案。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)綜合管理部門同意。（三）檔案利用1.鼓勵各部門充分利用文書檔案，為公司決策、業(yè)務(wù)開展等提供參考依據(jù)。2.對于利用檔案形成的資料，如調(diào)研報告、數(shù)據(jù)分析等，應(yīng)及時歸檔保存。八、文書檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.定期對已到保管期限的文書檔案進(jìn)行鑒定，由綜合管理部門牽頭，組織相關(guān)部門人員組成鑒定小組。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價值、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，對檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并確保銷毀徹底。3.銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點(diǎn)、檔案名稱及數(shù)量、銷毀人員等信息，記錄應(yīng)長期保存。九、保密與安全（一）保密1.文書檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對涉及公司機(jī)密的檔案信息予以保密。2.查閱、利用機(jī)密檔案時，應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序和權(quán)限進(jìn)行，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）安全1.加強(qiáng)檔案庫房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如監(jiān)控設(shè)備、門禁系統(tǒng)等。2.檔案管理人員應(yīng)定期對庫房進(jìn)