檔案公司制度牌一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，包括文書檔案、業(yè)務(wù)檔案、財務(wù)檔案、人事檔案等。3.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門的檔案收集、整理、歸檔工作。4.負(fù)責(zé)檔案的整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。5.做好檔案的安全保管工作，定期檢查檔案保管狀況，確保檔案安全。6.按照規(guī)定提供檔案查閱、借閱服務(wù)，做好檔案利用登記工作。7.負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)，推進檔案數(shù)字化管理。8.組織開展檔案鑒定、銷毀工作，確保檔案的時效性和合法性。（二）各部門檔案管理職責(zé)1.設(shè)立兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和移交工作。2.按照公司檔案管理制度的要求，及時將本部門形成的檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，并定期移交公司檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等利用工作。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的安全保管，防止檔案丟失、損壞和泄密。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備專業(yè)知識和技能，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.認(rèn)真履行檔案管理各項職責(zé)，做好檔案的收集、整理、保管、利用等工作。3.不斷提高檔案管理水平，積極推進檔案管理創(chuàng)新和信息化建設(shè)。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。5.定期參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷更新知識結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)能力。三、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應(yīng)明確檔案收集范圍，確保將本部門在各項工作中形成的具有保存價值的文件材料及時收集齊全。2.檔案收集應(yīng)遵循全面、及時、準(zhǔn)確的原則，注重收集不同載體、不同形式的檔案材料。3.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的檔案，應(yīng)實行跟蹤收集，確保檔案的完整性。4.員工離職時，所在部門應(yīng)督促其將個人保管的屬于公司的檔案材料全部移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門應(yīng)按照國家檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和公司檔案分類方案，對收集到的檔案進行科學(xué)分類、編號、編目。2.文書檔案應(yīng)按照年度保管期限機構(gòu)（問題）進行分類整理；業(yè)務(wù)檔案應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)特點和流程進行分類；財務(wù)檔案、人事檔案等應(yīng)按照專門的規(guī)定進行整理。3.檔案整理應(yīng)做到分類合理、排列有序、編號規(guī)范、編目準(zhǔn)確，便于查找和利用。4.對破損、褪色的檔案材料應(yīng)進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的質(zhì)量。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備、防盜設(shè)備等。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。3.檔案庫房應(yīng)實行專人管理，無關(guān)人員未經(jīng)許可不得進入。（二）檔案保管要求1.檔案應(yīng)按照分類方案進行存放，標(biāo)識清晰，便于查找。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，并分別存儲在不同的介質(zhì)上，異地存放。備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保數(shù)據(jù)的完整性和可用性。3.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對重要檔案應(yīng)采取特殊的保管措施，如加密存儲、專人專管等。五、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司檔案的，須持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并在檔案管理部門指定地點查閱。查閱過程中，檔案管理人員應(yīng)在場監(jiān)督。3.借閱檔案應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可借閱。4.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、拍照、傳播檔案內(nèi)容。歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和質(zhì)量，如有損壞或丟失，應(yīng)及時查明原因并追究責(zé)任。（二）檔案復(fù)制1.因工作需要復(fù)制檔案的，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，由檔案管理人員按照規(guī)定進行復(fù)制。2.復(fù)制檔案應(yīng)注明用途、份數(shù)等，并加蓋檔案管理部門印章。3.重要檔案的復(fù)制應(yīng)進行登記，記錄復(fù)制時間、復(fù)制人、復(fù)制內(nèi)容等信息。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案利用統(tǒng)計臺賬，對檔案的查閱、借閱、復(fù)制等利用情況進行詳細(xì)記錄。2.定期對檔案利用情況進行統(tǒng)計分析，掌握檔案利用規(guī)律和需求，為檔案管理工作提供參考依據(jù)。六、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對已超過保管期限的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀價值。2.檔案鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合判斷檔案的價值，提出存毀意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請表》，報公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在銷毀現(xiàn)場進行監(jiān)銷。銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息徹底消除，無法恢復(fù)。3.檔案銷毀后，應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上注明銷毀時間、銷毀地點、銷毀方式等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。4.《檔案銷毀清冊》應(yīng)永久保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，提升檔案服務(wù)質(zhì)量，為公司各項工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）檔案數(shù)字化1.按照檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對公司各類檔案進行數(shù)字化處理，包括掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等。2.數(shù)字化檔案應(yīng)確保圖像清晰、完整，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、規(guī)范，便于檢索和利用。（三）信息系統(tǒng)管理1.檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)具備用戶管理、權(quán)限管理、檔案錄入、檢索查詢、借閱管理、統(tǒng)計分析等功能。2.加強對檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，