檔案審核會(huì)商制度一、總則（一）目的為了確保公司/組織檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性，規(guī)范檔案審核工作流程，提高檔案管理水平，保障公司/組織各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本檔案審核會(huì)商制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)部所有涉及檔案管理的部門和人員，包括但不限于檔案形成部門、檔案保管部門、檔案查閱利用部門等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國家有關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案審核會(huì)商工作合法合規(guī)。2.客觀公正原則：審核會(huì)商過程中應(yīng)秉持客觀公正的態(tài)度，不受任何主觀因素干擾，如實(shí)反映檔案情況。3.全面細(xì)致原則：對(duì)檔案的各個(gè)方面進(jìn)行全面審核，不放過任何細(xì)節(jié)，確保檔案質(zhì)量。4.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案審核會(huì)商工作，提高工作效率，避免延誤。二、檔案審核會(huì)商職責(zé)分工（一）檔案形成部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步審核工作，確保檔案材料齊全、完整、真實(shí)。2.按照檔案管理要求，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等基礎(chǔ)工作，并及時(shí)向檔案保管部門移交。3.在檔案審核會(huì)商過程中，對(duì)涉及本部門的檔案內(nèi)容進(jìn)行解釋說明，提供必要的證明材料。（二）檔案保管部門職責(zé)1.接收檔案形成部門移交的檔案，進(jìn)行統(tǒng)一保管，并建立檔案臺(tái)賬。2.組織檔案審核會(huì)商會(huì)議，確定參會(huì)人員，提前通知相關(guān)部門準(zhǔn)備資料。3.負(fù)責(zé)記錄檔案審核會(huì)商過程，整理會(huì)商意見，形成審核報(bào)告。4.根據(jù)審核報(bào)告進(jìn)行檔案的后續(xù)處理，如整改、歸檔等。（三）檔案查閱利用部門職責(zé)1.在檔案查閱利用過程中，如發(fā)現(xiàn)檔案存在疑問或問題及時(shí)反饋給檔案保管部門。2.配合檔案審核會(huì)商工作，提供相關(guān)查閱利用情況及意見建議。（四）審核會(huì)商小組職責(zé)1.根據(jù)檔案審核會(huì)商工作需要，由檔案保管部門牽頭，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成審核會(huì)商小組。2.對(duì)檔案進(jìn)行全面審核，針對(duì)檔案內(nèi)容、格式、手續(xù)等方面進(jìn)行審查，提出審核意見。3.對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的重大問題或爭(zhēng)議事項(xiàng)進(jìn)行會(huì)商討論，形成一致結(jié)論。三、檔案審核會(huì)商內(nèi)容（一）檔案材料的真實(shí)性1.審核檔案中各項(xiàng)記錄、文件、憑證等是否與實(shí)際情況相符，有無偽造、篡改等情況。2.檢查檔案材料的來源是否可靠，相關(guān)簽字、蓋章等手續(xù)是否齊全。（二）檔案材料的完整性1.查看檔案是否涵蓋了應(yīng)有的各個(gè)方面內(nèi)容，是否存在缺頁、漏項(xiàng)等情況。2.對(duì)于一些重要檔案，檢查相關(guān)附件、補(bǔ)充材料是否完整。（三）檔案材料的準(zhǔn)確性1.核對(duì)檔案中的數(shù)據(jù)、信息是否準(zhǔn)確無誤，邏輯關(guān)系是否合理。2.審查檔案中的文字表述是否清晰、準(zhǔn)確，避免歧義。（四）檔案手續(xù)的合規(guī)性1.檢查檔案的形成、收集、整理、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)手續(xù)是否符合法律法規(guī)和公司/組織規(guī)定。2.查看檔案的移交、借閱、利用等手續(xù)是否完備。四、檔案審核會(huì)商流程（一）準(zhǔn)備階段1.檔案保管部門根據(jù)檔案管理工作計(jì)劃或?qū)嶋H工作需要，確定待審核會(huì)商的檔案范圍和時(shí)間安排。2.提前通知檔案形成部門準(zhǔn)備好相關(guān)檔案資料，并要求其對(duì)檔案進(jìn)行初步自查，形成自查報(bào)告。3.檔案保管部門收集整理與待審核檔案相關(guān)的政策法規(guī)、業(yè)務(wù)規(guī)定等資料，供審核會(huì)商小組參考。（二）初審階段1.檔案保管部門組織審核會(huì)商小組對(duì)檔案進(jìn)行初步審查。2.審核人員按照審核內(nèi)容要求，逐份、逐頁對(duì)檔案進(jìn)行查看，做好記錄。3.對(duì)于初審中發(fā)現(xiàn)的一般性問題，審核人員可直接與檔案形成部門溝通，要求其進(jìn)行整改。（三）會(huì)商階段1.初審結(jié)束后，召開檔案審核會(huì)商會(huì)議。2.檔案形成部門匯報(bào)檔案形成過程及自查情況。3.審核會(huì)商小組成員分別發(fā)表初審意見，針對(duì)存在的問題進(jìn)行討論。4.對(duì)于存在爭(zhēng)議的問題，各方充分發(fā)表意見，通過查閱資料、實(shí)地核實(shí)等方式進(jìn)行深入分析，力求達(dá)成一致結(jié)論。（四）結(jié)論形成階段1.根據(jù)會(huì)商討論情況，檔案保管部門整理形成檔案審核會(huì)商報(bào)告。2.審核會(huì)商報(bào)告應(yīng)明確檔案審核結(jié)果，包括是否通過審核、存在的問題及整改要求等。3.審核會(huì)商報(bào)告經(jīng)審核會(huì)商小組組長(zhǎng)簽字確認(rèn)后，報(bào)送公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。（五）整改階段1.檔案形成部門根據(jù)審核會(huì)商報(bào)告中的整改要求，對(duì)檔案進(jìn)行整改完善。2.整改完成后，將整改情況書面反饋給檔案保管部門。3.檔案保管部門對(duì)整改情況進(jìn)行復(fù)查，確保檔案符合要求。（六）歸檔階段1.經(jīng)審核通過且完成整改的檔案，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行歸檔保存。2.檔案保管部門更新檔案臺(tái)賬，記錄檔案審核會(huì)商及歸檔情況。五、檔案審核會(huì)商記錄與報(bào)告（一）記錄要求1.檔案審核會(huì)商過程中，應(yīng)由專人負(fù)責(zé)記錄，記錄內(nèi)容要詳細(xì)、準(zhǔn)確、完整。2.記錄包括會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員、檔案名稱及范圍、審核情況、會(huì)商討論內(nèi)容、形成的意見等。3.記錄采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)記錄由檔案保管部門存檔，電子記錄備份保存。（二）報(bào)告內(nèi)容1.檔案審核會(huì)商報(bào)告應(yīng)包括封面、目錄、正文、附件等部分。2.封面應(yīng)注明報(bào)告名稱、審核檔案范圍、審核會(huì)商日期、報(bào)告編號(hào)等。3.目錄應(yīng)清晰列出報(bào)告各部分內(nèi)容的標(biāo)題及頁碼。4.正文部分應(yīng)闡述檔案審核會(huì)商的基本情況，包括審核目的、范圍、依據(jù)等；詳細(xì)說明檔案審核情況，如發(fā)現(xiàn)的問題及分類統(tǒng)計(jì)；明確審核會(huì)商結(jié)論，即檔案是否通過審核及理由；提出整改要求及建議等。5.附件部分應(yīng)附上相關(guān)的檔案材料、審核記錄、整改報(bào)告等。六、檔案審核會(huì)商結(jié)果運(yùn)用（一）作為檔案質(zhì)量評(píng)價(jià)依據(jù)檔案審核會(huì)商結(jié)果是對(duì)檔案質(zhì)量的重要評(píng)價(jià)，通過審核的檔案可作為公司/組織各項(xiàng)工作決策、業(yè)務(wù)開展等的有效參考依據(jù)。（二）納入績(jī)效考核將檔案審核會(huì)商工作情況納入相關(guān)部門和人員的績(jī)效考核體系，對(duì)檔案形成部門檔案質(zhì)量、整改落實(shí)情況等進(jìn)行考核，激勵(lì)各部門提高檔案管理水平。（三）為檔案管理改進(jìn)提供參考根據(jù)檔案審核會(huì)商過程中發(fā)現(xiàn)的問題及總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，及時(shí)調(diào)整和完善檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，不斷提升檔案管理工作質(zhì)量。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司/組織內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)檔案審核會(huì)商制度的執(zhí)行情況進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查檔案審核會(huì)商工作是否規(guī)范開展，審核結(jié)果是否準(zhǔn)確合理。2.檔案保管部門定期對(duì)檔案審核會(huì)商記錄、報(bào)告等進(jìn)行自查，確保檔案審核會(huì)商工作資料完整、可追溯。（二）外部監(jiān)督1.接受上級(jí)主管部門、行業(yè)協(xié)會(huì)等的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)檔案審核會(huì)商資料，對(duì)提出的意見和建議及時(shí)整改落實(shí)。2.關(guān)注社會(huì)公眾對(duì)公司/組織檔案管理工作的反饋，根據(jù)合理建議不斷完善檔案審核會(huì)商制度。八、培訓(xùn)與宣傳（一）培訓(xùn)1.定期組織檔案審核會(huì)商相關(guān)培訓(xùn)，提高檔案管理人員及涉及檔案工作的人員對(duì)檔案審核會(huì)商制度的認(rèn)識(shí)和理解，熟悉審核會(huì)商流程和方法。2.培訓(xùn)內(nèi)容包括法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、檔案業(yè)務(wù)知識(shí)、審核會(huì)商技巧等，通過理論講解、案例分析實(shí)踐操作等方式進(jìn)行。（二）宣傳1.通過公司/組織內(nèi)部網(wǎng)站、宣傳欄等渠道宣傳檔案審核會(huì)商制度，提高全體員工對(duì)檔案審核會(huì)商工作重要性的認(rèn)識(shí)，營造良好的檔案管理氛圍。2.對(duì)檔案審核會(huì)商工作中的優(yōu)秀案例進(jìn)行宣傳推廣，發(fā)揮示范引領(lǐng)作用。九、