人事局檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范人事局檔案管理工作，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為人事局各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于人事局全體工作人員及涉及人事檔案管理相關(guān)業(yè)務(wù)的部門和人員。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映個(gè)人的經(jīng)歷、政治面貌、業(yè)務(wù)能力等實(shí)際情況，嚴(yán)禁弄虛作假。2.完整性原則：全面收集和整理各類人事檔案材料，確保檔案內(nèi)容無(wú)遺漏。3.保密性原則：嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，保護(hù)檔案信息安全，防止檔案信息泄露。4.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案管理工作，確保檔案管理的科學(xué)性和一致性。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.干部人事檔案：包括干部的履歷、自傳、鑒定、考核、學(xué)歷學(xué)位、政治歷史、參加工作時(shí)間、入黨入團(tuán)時(shí)間、獎(jiǎng)勵(lì)處分、工資待遇、任免等材料。2.工人檔案：涵蓋工人的基本信息、工作經(jīng)歷、技能等級(jí)、獎(jiǎng)懲情況等相關(guān)材料。3.流動(dòng)人員人事檔案：主要是各類流動(dòng)人員在求職、就業(yè)、社保繳納等過(guò)程中形成的檔案材料，如勞動(dòng)合同、社保記錄、學(xué)歷證明等。4.其他專項(xiàng)檔案：根據(jù)人事局工作需要設(shè)立的特定專項(xiàng)檔案，如人才引進(jìn)檔案、職稱評(píng)審檔案等。（二）編號(hào)規(guī)則1.采用數(shù)字編碼方式，確保每個(gè)檔案編號(hào)唯一。2.編號(hào)由檔案類別代碼、年份代碼、順序號(hào)組成。例如，干部人事檔案的編號(hào)格式為：GB[年份][順序號(hào)]，其中“GB”代表干部人事檔案類別代碼，[年份]為檔案形成年份的后兩位數(shù)字，[順序號(hào)]為該年份內(nèi)檔案的流水號(hào)。3.工人檔案編號(hào)格式為：GR[年份][順序號(hào)]；流動(dòng)人員人事檔案編號(hào)格式為：LD[年份][順序號(hào)]；其他專項(xiàng)檔案根據(jù)具體類別設(shè)定相應(yīng)的編號(hào)規(guī)則。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.新入職人員需提交的材料：個(gè)人簡(jiǎn)歷、學(xué)歷學(xué)位證書、身份證復(fù)印件、政治面貌證明、工作經(jīng)歷證明、勞動(dòng)合同等。2.在職人員在工作過(guò)程中形成的材料：年度考核表、獎(jiǎng)勵(lì)處分決定、培訓(xùn)結(jié)業(yè)證書、職稱評(píng)審材料、工資變動(dòng)審批表等。3.離職人員的離職證明、工作交接記錄等相關(guān)材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)及時(shí)將涉及人事檔案的材料移交至檔案管理部門，移交時(shí)需填寫《檔案材料移交清單》，詳細(xì)注明材料名稱、份數(shù)、形成時(shí)間等信息。2.檔案管理部門對(duì)接收的材料進(jìn)行審核，確保材料真實(shí)、完整、有效，不符合要求的材料應(yīng)及時(shí)退回原部門補(bǔ)充或更正。（三）整理方法1.按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的材料進(jìn)行分類整理。2.每份材料應(yīng)在右上角加蓋檔案專用章，并注明日期。3.材料應(yīng)按照時(shí)間順序排列，同一類材料按照重要程度依次排列。4.對(duì)于破損、褪色的材料，應(yīng)進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的可讀性。四、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等安全設(shè)施。2.庫(kù)房?jī)?nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案盒等，并按照檔案類別和編號(hào)順序進(jìn)行存放。（二）保管要求1.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，確保檔案數(shù)量準(zhǔn)確、存放有序。2.做好庫(kù)房的溫濕度記錄，根據(jù)溫濕度變化及時(shí)采取相應(yīng)的調(diào)控措施，保持庫(kù)房溫濕度適宜。3.對(duì)檔案裝具進(jìn)行定期維護(hù)和更新，確保其安全可靠。4.嚴(yán)格限制非檔案管理人員進(jìn)入檔案庫(kù)房，確需進(jìn)入的，必須經(jīng)過(guò)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記。（三）檔案信息化管理1.建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，將檔案內(nèi)容進(jìn)行數(shù)字化錄入，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和查詢。2.加強(qiáng)對(duì)檔案信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，防止信息泄露和非法篡改。3.定期對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.因工作需要查閱檔案的，必須填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.涉及干部人事檔案的重要材料查閱，需經(jīng)人事局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）查閱要求1.查閱人員必須在檔案查閱室進(jìn)行查閱，不得將檔案帶出查閱室。查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換或損壞檔案材料。2.查閱人員如需復(fù)印檔案材料，必須經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并在復(fù)印件上加蓋檔案專用章。（三）借閱規(guī)定1.因特殊原因需要借閱檔案的，必須填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人和人事局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，必須辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。借閱期滿后應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案轉(zhuǎn)遞（一）轉(zhuǎn)遞范圍1.干部調(diào)動(dòng)、辭職、辭退、退休等原因?qū)е氯耸玛P(guān)系變動(dòng)的，需辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。2.流動(dòng)人員人事檔案在不同管理機(jī)構(gòu)之間的轉(zhuǎn)遞。（二）轉(zhuǎn)遞程序及要求1.檔案轉(zhuǎn)遞必須通過(guò)機(jī)要交通或?qū)Ｈ怂腿〉姆绞竭M(jìn)行，嚴(yán)禁個(gè)人自帶檔案轉(zhuǎn)遞。2.檔案管理部門在收到檔案轉(zhuǎn)遞通知后，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)轉(zhuǎn)遞信息，填寫《檔案轉(zhuǎn)遞通知單》，并將檔案密封包裝，加蓋檔案專用章。3.轉(zhuǎn)遞檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)將檔案材料清單及相關(guān)證明材料一并轉(zhuǎn)遞。接收單位在收到檔案后，應(yīng)及時(shí)將回執(zhí)寄回檔案轉(zhuǎn)出單位。4.對(duì)轉(zhuǎn)遞過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，如檔案丟失、損壞等，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、檔案統(tǒng)計(jì)與分析（一）統(tǒng)計(jì)內(nèi)容1.檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)：包括各類檔案的總數(shù)、新增檔案數(shù)量、減少檔案數(shù)量等。2.檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：如查閱次數(shù)、借閱次數(shù)、復(fù)印份數(shù)等。3.檔案材料類別統(tǒng)計(jì)：對(duì)各類檔案材料的數(shù)量、比例等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析。（二）統(tǒng)計(jì)方法1.建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬，定期對(duì)檔案相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行記錄和匯總。2.利用檔案信息管理系統(tǒng)生成統(tǒng)計(jì)報(bào)表，并進(jìn)行數(shù)據(jù)分析。（三）分析與報(bào)告1.根據(jù)檔案統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，分析檔案管理工作中存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)措施和建議。2.定期撰寫檔案統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告，向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門匯報(bào)檔案管理工作情況，為決策提供參考依據(jù)。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和人事局檔案管理規(guī)定，對(duì)達(dá)到保管期限的檔案進(jìn)行鑒定。2.鑒定工作應(yīng)堅(jiān)持全面審查、客觀公正、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，提出鑒定意見。（三）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.對(duì)已過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的檔案，可予以銷毀。保管期限根據(jù)不同類型檔案的特點(diǎn)和實(shí)際需要確定，如干部人事檔案的永久保管期限適用于重要職務(wù)任免、重大歷史事件記錄等檔案；定期保管期限一般為[X]年。2.對(duì)雖已過(guò)保管期限，但仍具有一定參考價(jià)值的檔案，可延長(zhǎng)保管期限或轉(zhuǎn)為其他專項(xiàng)檔案保存。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一登記造冊(cè)，填寫《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號(hào)、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、人事局主要領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可實(shí)施銷毀。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)