環(huán)保檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司環(huán)保檔案管理，確保環(huán)保工作相關(guān)資料的完整性、準(zhǔn)確性和可追溯性，有效支持公司環(huán)保決策、環(huán)境管理體系運(yùn)行及環(huán)境信息公開，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在環(huán)保工作中形成的各類文件、資料、記錄等檔案的管理。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：環(huán)保檔案應(yīng)如實(shí)反映公司環(huán)保工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋公司環(huán)保工作的各個(gè)方面，包括環(huán)境管理體系文件、環(huán)境監(jiān)測報(bào)告、污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄、環(huán)保培訓(xùn)資料等，保證檔案資料的全面性。3.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔、保管和利用應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：對涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感環(huán)境信息等檔案資料，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、環(huán)保檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司環(huán)保檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門環(huán)保檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案質(zhì)量。3.負(fù)責(zé)環(huán)保檔案的集中統(tǒng)一保管，建立環(huán)保檔案目錄數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化管理，便于查詢和利用。4.定期對環(huán)保檔案進(jìn)行整理、鑒定和銷毀，確保檔案的時(shí)效性和有效性。5.按照法律法規(guī)要求及公司規(guī)定，做好環(huán)保檔案的借閱、查閱和利用工作，為公司內(nèi)部管理和外部檢查提供支持。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門環(huán)保工作中各類文件、資料、記錄的收集、整理和初步歸檔，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門環(huán)保檔案的管理工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集和妥善保管。3.在檔案管理部門的指導(dǎo)下，按照檔案管理要求對本部門檔案進(jìn)行分類、編號、裝訂等整理工作，保證檔案的規(guī)范性。4.根據(jù)工作需要，向檔案管理部門提出環(huán)保檔案的查閱、借閱申請，并按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、環(huán)保檔案的分類與編號（一）分類1.環(huán)境管理體系文件類：包括環(huán)境方針、目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案，環(huán)境管理手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書等。2.環(huán)境監(jiān)測報(bào)告類：各類環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)出具的水、氣、聲、土壤等環(huán)境要素的監(jiān)測報(bào)告。3.污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄類：污水處理設(shè)施、廢氣處理設(shè)施、噪聲控制設(shè)施等運(yùn)行臺賬，包括運(yùn)行時(shí)間、處理效果、維護(hù)記錄等。4.環(huán)保培訓(xùn)資料類：公司組織的環(huán)保培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、員工環(huán)保培訓(xùn)證書等。5.環(huán)境應(yīng)急預(yù)案及演練記錄類：環(huán)境應(yīng)急預(yù)案文本、演練計(jì)劃、演練記錄、演練評估報(bào)告等。6.環(huán)保項(xiàng)目資料類：新建、改建、擴(kuò)建項(xiàng)目的環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告、環(huán)保設(shè)施設(shè)計(jì)資料等。7.環(huán)境統(tǒng)計(jì)報(bào)表類：按照國家和地方環(huán)保部門要求填報(bào)的各類環(huán)境統(tǒng)計(jì)報(bào)表。8.環(huán)保相關(guān)合同協(xié)議類：與環(huán)保設(shè)備供應(yīng)商、環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)、環(huán)保咨詢公司等簽訂的合同、協(xié)議。9.其他環(huán)保資料類：如環(huán)保會議紀(jì)要、環(huán)保投訴處理記錄、環(huán)保宣傳資料等。（二）編號環(huán)保檔案編號采用分類編號法，具體編號規(guī)則如下：1.一級類目用大寫字母表示，對應(yīng)上述分類中的各類別，如：“A”表示環(huán)境管理體系文件類“B”表示環(huán)境監(jiān)測報(bào)告類“C”表示污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄類“D”表示環(huán)保培訓(xùn)資料類“E”表示環(huán)境應(yīng)急預(yù)案及演練記錄類“F”表示環(huán)保項(xiàng)目資料類“G”表示環(huán)境統(tǒng)計(jì)報(bào)表類“H”表示環(huán)保相關(guān)合同協(xié)議類“I”表示其他環(huán)保資料類2.二級類目用兩位數(shù)字表示，根據(jù)一級類目下的具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分編號，如：環(huán)境管理體系文件類中，“A01”表示環(huán)境方針，“A02”表示目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案等。環(huán)境監(jiān)測報(bào)告類中，“B01”表示水質(zhì)監(jiān)測報(bào)告，“B02”表示大氣監(jiān)測報(bào)告等。3.三級類目用三位數(shù)字表示，進(jìn)一步細(xì)化二級類目下的具體檔案內(nèi)容，如：污染防治設(shè)施運(yùn)行記錄類中，“C01001”表示污水處理設(shè)施運(yùn)行臺賬的第一份記錄。4.編號示例：“A02003”表示環(huán)境管理體系文件類中目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案的第三份文件。四、環(huán)保檔案的收集與整理（一）收集1.各部門應(yīng)明確環(huán)保檔案收集責(zé)任人，按照檔案形成的時(shí)間順序和類別，及時(shí)收集本部門在環(huán)保工作中產(chǎn)生的各類文件、資料、記錄。2.對于外來的與環(huán)保工作相關(guān)的文件、資料，如政府部門下發(fā)的環(huán)保政策文件、環(huán)境監(jiān)測機(jī)構(gòu)提供的監(jiān)測報(bào)告等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)收集，并移交至檔案管理部門。3.檔案收集責(zé)任人應(yīng)定期對收集到的檔案資料進(jìn)行檢查，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性，對于缺失或不完整的資料，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)充或更正。（二）整理1.檔案管理部門負(fù)責(zé)組織各部門檔案管理人員對收集到的環(huán)保檔案進(jìn)行集中整理。2.整理工作包括對檔案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂、編目等。分類應(yīng)按照本制度規(guī)定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保檔案歸類準(zhǔn)確；編號應(yīng)遵循編號規(guī)則，保證檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性；裝訂應(yīng)整齊規(guī)范，便于長期保存；編目應(yīng)編制詳細(xì)的檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息，以便于查詢和管理。3.對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進(jìn)行整理，確保電子文件的格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整，并與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)。五、環(huán)保檔案的歸檔與保管（一）歸檔1.整理后的環(huán)保檔案應(yīng)及時(shí)歸檔至檔案管理部門。檔案管理人員應(yīng)按照檔案類別和編號順序，將檔案裝入檔案盒或檔案柜，并在檔案盒或檔案柜上標(biāo)明檔案類別、編號范圍等信息。2.建立環(huán)保檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案的歸檔日期、編號、題名、份數(shù)等信息，并由檔案管理人員和移交部門經(jīng)手人簽字確認(rèn)。3.對于重要的環(huán)保檔案，如環(huán)境影響評價(jià)報(bào)告、環(huán)保驗(yàn)收報(bào)告等，應(yīng)進(jìn)行單獨(dú)存放，并建立專門的索引目錄，便于快速查找和使用。（二）保管1.檔案管理部門應(yīng)提供適宜的檔案保管環(huán)境，確保檔案不受潮、防火、防蟲、防盜等。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合檔案保管要求。2.對環(huán)保檔案應(yīng)進(jìn)行定期檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、保管狀況等。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、變質(zhì)等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行修復(fù)或處理。3.電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份保管，備份存儲介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，防止因自然災(zāi)害、人為破壞等原因?qū)е聰?shù)據(jù)丟失。4.根據(jù)檔案的重要性和保管期限，確定不同檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期（10年以上）和短期（10年以下）。檔案管理人員應(yīng)按照保管期限對檔案進(jìn)行分類存放，并在檔案目錄中注明保管期限。六、環(huán)保檔案的借閱與查閱（一）借閱1.公司內(nèi)部各部門因工作需要借閱環(huán)保檔案時(shí)，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的編號、題名、借閱目的、借閱期限等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，向借閱人提供檔案，并辦理借閱登記手續(xù)，登記內(nèi)容包括借閱日期、借閱人姓名、部門、檔案編號、題名、歸還日期等。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。借閱人不得擅自轉(zhuǎn)借、復(fù)印、涂改、污損檔案，如因特殊情況需要復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并注明復(fù)印用途。4.借閱人歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因，并追究借閱人的責(zé)任。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員查閱環(huán)保檔案時(shí)，應(yīng)填寫《環(huán)保檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的編號、題名、查閱目的等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。2.檔案管理部門根據(jù)查閱申請，安排查閱場所，并指定專人負(fù)責(zé)協(xié)助查閱。查閱人員應(yīng)在指定場所查閱檔案，不得將檔案帶出查閱場所。3.查閱人員如需摘錄、復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行操作。摘錄、復(fù)制的檔案內(nèi)容應(yīng)注明出處和用途。4.涉及公司商業(yè)機(jī)密、敏感環(huán)境信息等檔案資料的查閱，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度執(zhí)行，限制查閱范圍，并對查閱過程進(jìn)行記錄。七、環(huán)保檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門應(yīng)定期對環(huán)保檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否已滿，是否仍具有保存價(jià)值。鑒定工作應(yīng)由檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和公司分管領(lǐng)導(dǎo)組成的鑒定小組共同進(jìn)行。2.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間等因素，綜合評估檔案的價(jià)值，對于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。3.鑒定結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，作為檔案銷毀的依據(jù)。（二）銷毀1.對于經(jīng)鑒定需要銷毀的環(huán)保檔案，檔案管理部門應(yīng)編制《環(huán)保檔案銷毀清單》，詳細(xì)記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限