政協(xié)檔案各項制度一、總則（一）目的為加強政協(xié)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在政協(xié)工作中的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合政協(xié)工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于政協(xié)機關(guān)各部門及所屬單位的檔案管理工作。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則。政協(xié)檔案工作實行集中統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，由專門的檔案管理部門負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實性原則。確保檔案內(nèi)容真實、準(zhǔn)確地反映政協(xié)工作的歷史面貌和實際情況。3.完整性原則。全面收集和整理政協(xié)工作中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則。嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及國家機密、政協(xié)工作秘密的檔案進行妥善保管，防止失密、泄密。5.方便利用原則。優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案利用效率，為政協(xié)工作和社會各界提供便捷的檔案服務(wù)。二、檔案管理機構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立政協(xié)檔案管理室，作為政協(xié)檔案管理的專門機構(gòu)，負(fù)責(zé)政協(xié)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和具體實施。（二）檔案管理人員職責(zé)1.檔案管理員負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等日常管理工作。對檔案的保管狀況進行定期檢查，確保檔案安全。按照規(guī)定的程序和要求，為利用者提供檔案查閱、借閱服務(wù)。協(xié)助做好檔案的數(shù)字化工作，提高檔案管理信息化水平。2.部門兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向檔案管理室移交。配合檔案管理室開展檔案清查、統(tǒng)計等工作。協(xié)助檔案管理室做好本部門檔案利用的相關(guān)服務(wù)工作。三、檔案收集（一）收集范圍1.政協(xié)全體會議、常務(wù)委員會會議、主席會議、秘書長會議等重要會議形成的文件、材料、記錄等。2.政協(xié)委員提案、建議案及辦理情況的相關(guān)材料。3.政協(xié)組織開展的調(diào)研、視察、考察等活動形成的文件、報告、記錄等。4.政協(xié)機關(guān)各部門形成的各類文件、函件、報表、工作計劃、總結(jié)等。5.政協(xié)與上級政協(xié)、同級單位及其他相關(guān)部門的往來文件、信函等。6.政協(xié)組織的重大活動、重要接待等形成的文件、照片、影像等資料。7.政協(xié)工作人員的人事檔案、業(yè)務(wù)檔案等。8.其他具有保存價值的文件、資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，確保檔案及時、完整地收集。2.檔案形成部門應(yīng)在文件材料辦理完畢后，及時整理歸檔，不得積壓或拖延。3.收集的檔案應(yīng)保持原件的完整性，如有破損應(yīng)及時修復(fù)；字跡模糊或易褪色的，應(yīng)進行復(fù)制或采取其他保護措施。4.對電子文件應(yīng)同時收集其元數(shù)據(jù)、背景信息等，確保電子檔案的真實性和可讀性。四、檔案整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.文書檔案：按照年度保管期限機構(gòu)（問題）分類法進行分類。2.專門檔案：如委員提案檔案、調(diào)研視察檔案等，根據(jù)其特點和管理需要進行單獨分類整理。3.聲像檔案：按照載體形式、時間、內(nèi)容等進行分類。4.實物檔案：根據(jù)實物的種類、來源等進行分類。（二）整理方法1.文書檔案按照年度順序，將同一保管期限的文件材料按機構(gòu)（問題）進行分類排列。對每份文件材料進行編號、編目，填寫卷內(nèi)文件目錄。裝訂成冊，填寫卷皮，編制案卷目錄。2.專門檔案委員提案檔案：按照提案年度、提案類別等進行分類整理，建立提案數(shù)據(jù)庫，便于查詢和統(tǒng)計。調(diào)研視察檔案：根據(jù)調(diào)研視察項目進行分類，將相關(guān)文件、報告、照片等材料整理成冊。3.聲像檔案照片檔案：按照照片內(nèi)容、時間順序進行編號，注明拍攝時間、地點、人物、事由等，裝入相冊或照片檔案盒。錄音錄像檔案：按照錄制時間、內(nèi)容等進行分類，標(biāo)注錄制信息，存儲在專用存儲設(shè)備上，并建立目錄索引。4.實物檔案對實物進行登記，注明實物名稱、來源、日期、保管期限等信息。將實物妥善保管，可根據(jù)需要制作實物檔案陳列展示。五、檔案保管（一）保管場所1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。（二）保管措施1.對不同載體的檔案應(yīng)采取相應(yīng)的保管方法。文書檔案應(yīng)分類存放于檔案柜中；聲像檔案應(yīng)存儲在專用存儲設(shè)備上，并定期進行檢查和維護；實物檔案應(yīng)妥善陳列或存放。2.建立檔案保管賬目，對檔案的收進、移出、保管情況進行詳細(xì)記錄，做到賬物相符。3.定期對檔案進行清查盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。清查盤點每年至少進行一次。4.對破損、褪色、變質(zhì)等檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制，確保檔案的完整性和可讀性。六、檔案利用（一）利用范圍1.政協(xié)機關(guān)工作人員因工作需要查閱檔案。2.政協(xié)委員及相關(guān)單位因履行職責(zé)、開展研究等需要查閱檔案。3.其他符合法律法規(guī)規(guī)定的單位或個人因特殊需要查閱檔案。（二）利用手續(xù)1.查閱檔案應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內(nèi)容、范圍等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交檔案管理室。2.檔案管理室對查閱申請進行審核，符合規(guī)定的，安排查閱人員在指定地點查閱檔案，并提供必要的協(xié)助。3.查閱檔案時，查閱人員應(yīng)遵守檔案查閱規(guī)定，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制、轉(zhuǎn)借檔案。如需復(fù)制檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。4.查閱重要檔案或涉及機密的檔案，必須經(jīng)政協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（三）借閱手續(xù)1.因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理室負(fù)責(zé)人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。2.借閱檔案一般不得超過規(guī)定期限，確需延期的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上圈劃、批注、污損，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞或丟失，應(yīng)及時報告檔案管理室，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則根據(jù)國家有關(guān)規(guī)定和政協(xié)工作實際，對檔案進行定期鑒定。鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、區(qū)別對待、準(zhǔn)確判定價值的原則，確保鑒定結(jié)果的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員及檔案管理人員組成。鑒定小組負(fù)責(zé)對檔案進行鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定方法1.對檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等進行綜合分析，判斷其保存價值。2.參考檔案的利用情況，對利用率低、已失去保存意義的檔案進行重點鑒定。3.依據(jù)國家有關(guān)檔案保管期限的規(guī)定，確定檔案的保管期限。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案鑒定小組提出銷毀意見，填寫《檔案銷毀清冊》，注明檔案名稱、年度、保管期限、數(shù)量等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)政協(xié)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理室組織實施銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀清冊》上簽字確認(rèn)。4.檔案銷毀后，應(yīng)將《檔案銷毀清冊》永久保存。八、檔案統(tǒng)計（一）統(tǒng)計內(nèi)容1.檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況。2.檔案的數(shù)量、種類及保管期限分布情況。3.檔案的利用人次、利用卷次等情況。（二）統(tǒng)計方法1.建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案管理工作中的各項數(shù)據(jù)進行記錄和匯總。2.利用檔案管理軟件或其他統(tǒng)計工具，對檔案數(shù)據(jù)進行分析處理，生成統(tǒng)計報表。（三）統(tǒng)計要求1.檔案統(tǒng)計工作應(yīng)做到及時、準(zhǔn)確、完整，不得虛報、瞞報、漏報。2.統(tǒng)計報表應(yīng)按時報送檔案管理部門負(fù)責(zé)人和政協(xié)領(lǐng)導(dǎo)，并抄送相關(guān)部門。九、檔案信息化建設(shè)（一）建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)政協(xié)檔案管理的信息化、數(shù)字化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，為政協(xié)工作提供更加便捷、高效的檔案信息支持。（二）建設(shè)內(nèi)容1.檔案管理系統(tǒng)建設(shè)：建立涵蓋檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、銷毀等全過程的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息的自動化管理。2.檔案數(shù)字化工作：對重要檔案進行數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案信息的在線查詢和利用。3.網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)：加強檔案信息化系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)、數(shù)據(jù)備份等措施，確保檔案信息安全。（