團(tuán)員檔案補(bǔ)辦制度一、總則（一）目的為了規(guī)范團(tuán)員檔案補(bǔ)辦工作，確保團(tuán)員檔案的完整性和準(zhǔn)確性，保障團(tuán)員的合法權(quán)益，加強(qiáng)團(tuán)組織建設(shè)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有需要補(bǔ)辦團(tuán)員檔案的團(tuán)員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家法律法規(guī)以及團(tuán)中央相關(guān)規(guī)定，確保檔案補(bǔ)辦工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：所補(bǔ)辦的檔案信息必須真實(shí)反映團(tuán)員的歷史情況，保證檔案內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤。3.及時(shí)高效原則：在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成檔案補(bǔ)辦工作，提高工作效率，滿足團(tuán)員需求。4.保密原則：對(duì)涉及團(tuán)員個(gè)人隱私的檔案信息嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、補(bǔ)辦條件（一）團(tuán)員檔案遺失團(tuán)員因保管不善、自然災(zāi)害、意外事故等原因?qū)е聢F(tuán)員檔案丟失的，可以申請(qǐng)補(bǔ)辦。（二）團(tuán)員檔案損壞檔案因受潮、發(fā)霉、火燒、蟲蛀等情況造成嚴(yán)重?fù)p壞，無(wú)法正常使用的，可進(jìn)行補(bǔ)辦。（三）其他特殊情況因組織調(diào)整、機(jī)構(gòu)變動(dòng)等原因，導(dǎo)致團(tuán)員檔案缺失或不完整，經(jīng)相關(guān)部門核實(shí)后，可予以補(bǔ)辦。三、補(bǔ)辦流程（一）申請(qǐng)1.團(tuán)員本人填寫《團(tuán)員檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明檔案遺失或損壞的原因、個(gè)人基本信息、入團(tuán)時(shí)間、入團(tuán)地點(diǎn)、曾擔(dān)任職務(wù)等情況，并簽字確認(rèn)。2.將申請(qǐng)表提交至所在團(tuán)支部。（二）團(tuán)支部初審1.團(tuán)支部收到申請(qǐng)表后，對(duì)團(tuán)員的申請(qǐng)理由進(jìn)行核實(shí)，查閱團(tuán)支部相關(guān)記錄，確認(rèn)團(tuán)員身份及入團(tuán)情況。2.如情況屬實(shí)，團(tuán)支部書記在申請(qǐng)表上簽署意見，加蓋團(tuán)支部公章，并將申請(qǐng)表報(bào)送至上級(jí)團(tuán)委。（三）上級(jí)團(tuán)委審核1.上級(jí)團(tuán)委收到團(tuán)支部報(bào)送的申請(qǐng)表后，進(jìn)行全面審核。審核內(nèi)容包括團(tuán)員身份真實(shí)性、入團(tuán)材料完整性、申請(qǐng)理由合理性等。2.審核通過(guò)后，上級(jí)團(tuán)委在申請(qǐng)表上簽署意見，同意補(bǔ)辦，并將申請(qǐng)表返回團(tuán)支部。（四）材料收集與補(bǔ)辦1.團(tuán)員根據(jù)要求收集以下補(bǔ)辦材料：入團(tuán)志愿書：按照入團(tuán)時(shí)的實(shí)際情況填寫，內(nèi)容應(yīng)完整、字跡清晰。入團(tuán)申請(qǐng)書：需為團(tuán)員本人在入團(tuán)時(shí)所撰寫，體現(xiàn)入團(tuán)動(dòng)機(jī)和對(duì)團(tuán)組織的認(rèn)識(shí)。團(tuán)組織關(guān)系介紹信：如有遺失，可由原團(tuán)組織出具相關(guān)證明。其他相關(guān)材料：如獎(jiǎng)勵(lì)證書、處分決定等，如有則一并提供。2.團(tuán)員將收集齊全的材料提交至團(tuán)支部，團(tuán)支部進(jìn)行初步整理和審核，確保材料真實(shí)、完整、規(guī)范。3.團(tuán)支部將審核后的材料報(bào)送至上級(jí)團(tuán)委，上級(jí)團(tuán)委再次進(jìn)行審核。審核無(wú)誤后，按照檔案管理要求進(jìn)行補(bǔ)辦。補(bǔ)辦的檔案應(yīng)包括入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請(qǐng)書、團(tuán)組織關(guān)系介紹信等主要材料，并按照順序進(jìn)行裝訂。（五）檔案歸檔1.補(bǔ)辦完成的團(tuán)員檔案由上級(jí)團(tuán)委統(tǒng)一歸檔管理。2.建立團(tuán)員檔案管理臺(tái)賬，詳細(xì)記錄團(tuán)員檔案的補(bǔ)辦情況，包括團(tuán)員姓名、入團(tuán)時(shí)間、補(bǔ)辦原因、補(bǔ)辦材料、歸檔時(shí)間等信息，以便查詢和管理。四、補(bǔ)辦材料要求（一）入團(tuán)志愿書1.必須使用規(guī)定格式的入團(tuán)志愿書，可從團(tuán)中央官方網(wǎng)站下載或由上級(jí)團(tuán)委提供。2.填寫內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確、完整，包括個(gè)人基本信息、入團(tuán)介紹人意見、支部大會(huì)決議、上級(jí)團(tuán)委審批意見等。3.字跡工整，不得涂改。如有涂改，需在涂改處加蓋團(tuán)支部公章或上級(jí)團(tuán)委印章。4.入團(tuán)志愿書需由團(tuán)員本人、入團(tuán)介紹人、團(tuán)支部書記、上級(jí)團(tuán)委書記簽字，并加蓋相應(yīng)印章。（二）入團(tuán)申請(qǐng)書1.應(yīng)是團(tuán)員本人在入團(tuán)時(shí)所寫，表達(dá)真實(shí)的入團(tuán)動(dòng)機(jī)和對(duì)團(tuán)組織的向往。2.內(nèi)容應(yīng)符合當(dāng)時(shí)的歷史背景和要求，語(yǔ)言通順，邏輯清晰。3.申請(qǐng)書需由團(tuán)員本人簽字，并注明日期。（三）團(tuán)組織關(guān)系介紹信1.介紹信應(yīng)包含團(tuán)員姓名、性別、年齡、入團(tuán)時(shí)間、入團(tuán)地點(diǎn)、轉(zhuǎn)出團(tuán)組織名稱、轉(zhuǎn)入團(tuán)組織名稱等基本信息。2.介紹信需加蓋原團(tuán)組織公章，并由團(tuán)組織負(fù)責(zé)人簽字。3.如有遺失，原團(tuán)組織應(yīng)出具相關(guān)證明，說(shuō)明團(tuán)員的團(tuán)組織關(guān)系情況，并加蓋公章。（四）其他相關(guān)材料1.獎(jiǎng)勵(lì)證書、處分決定等材料應(yīng)原件完整提供，復(fù)印件需加蓋出具單位公章。2.材料應(yīng)與團(tuán)員檔案內(nèi)容相關(guān)，能夠反映團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)的表現(xiàn)和經(jīng)歷。五、責(zé)任與監(jiān)督（一）責(zé)任主體1.團(tuán)員本人對(duì)所提供材料的真實(shí)性、完整性負(fù)責(zé)。如發(fā)現(xiàn)提供虛假材料，將按照相關(guān)規(guī)定嚴(yán)肅處理。2.團(tuán)支部負(fù)責(zé)對(duì)團(tuán)員檔案補(bǔ)辦申請(qǐng)進(jìn)行初審，確保申請(qǐng)材料真實(shí)、準(zhǔn)確，并協(xié)助上級(jí)團(tuán)委做好檔案補(bǔ)辦工作。如因初審不嚴(yán)導(dǎo)致問(wèn)題，將追究團(tuán)支部書記責(zé)任。3.上級(jí)團(tuán)委負(fù)責(zé)對(duì)團(tuán)員檔案補(bǔ)辦工作進(jìn)行審核、指導(dǎo)和監(jiān)督，確保檔案補(bǔ)辦工作符合規(guī)定要求。如因?qū)徍税殃P(guān)不嚴(yán)造成不良后果，將追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。（二）監(jiān)督機(jī)制1.建立內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，上級(jí)團(tuán)委定期對(duì)團(tuán)員檔案補(bǔ)辦工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)整改。2.設(shè)立舉報(bào)電話和郵箱，接受團(tuán)員和群眾對(duì)檔案補(bǔ)辦工作中違規(guī)行為的舉報(bào)。對(duì)舉報(bào)情況進(jìn)行認(rèn)真核實(shí)，如屬實(shí)，依法依規(guī)嚴(yán)肅處理。3.將團(tuán)員檔案補(bǔ)辦工作納入團(tuán)組織工作考核內(nèi)容，對(duì)工作認(rèn)真負(fù)責(zé)、檔案補(bǔ)辦質(zhì)量高的單位和個(gè)人進(jìn)行表彰獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)工作不力、出現(xiàn)違規(guī)問(wèn)題的單位和個(gè)人進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令限期整改。六、保密規(guī)定（一）保密內(nèi)容1.團(tuán)員檔案中的個(gè)人信息，包括姓名、性別、出生日期、身份證號(hào)碼、家庭住址、聯(lián)系方式等。2.團(tuán)員在團(tuán)內(nèi)的表現(xiàn)情況，如獎(jiǎng)勵(lì)、處分、思想?yún)R報(bào)等。3.檔案補(bǔ)辦過(guò)程中涉及的內(nèi)部審核意見、討論記錄等。（二）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露檔案信息。2.檔案存放地點(diǎn)應(yīng)具備安全保密條件，防止檔案信息被盜取或泄露。3.在檔案查閱、借閱過(guò)程中，嚴(yán)格履行審批手續(xù)，限定查閱范圍和用途，并做好記錄。查閱人員不得擅自復(fù)制、拍照、傳播檔案信息。4.對(duì)因工作需要接觸團(tuán)員檔案信息的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。七、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱團(tuán)員檔案的，需填寫《團(tuán)員檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交至檔案管理部門。3.檔案管理部門根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，安排專人負(fù)責(zé)查閱，并限定查閱范圍。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、抽取或損壞檔案材料。4.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理部門，并在查閱記錄上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱團(tuán)員檔案的，需填寫《團(tuán)員檔案借閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明借閱理由、借閱期限、借閱用途等。2.申請(qǐng)表經(jīng)所在單位負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如有特殊情況需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自擴(kuò)大借閱范圍，不得在檔案上進(jìn)行任何形式的改動(dòng)。