檔案工作制度上墻一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱、利用和保管，特制定本檔案工作制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過程中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，由綜合管理部門負責統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實完整原則：檔案應(yīng)如實反映公司各項工作的實際情況，保證檔案內(nèi)容的真實性和完整性，不得擅自篡改、偽造檔案。3.安全保密原則：加強檔案的安全防護措施，確保檔案的安全保管，嚴格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，為公司各項工作提供及時、有效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責（一）綜合管理部門職責1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，制定公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀等工作。3.建立健全公司檔案管理體系，完善檔案管理設(shè)施設(shè)備，提高檔案管理信息化水平。4.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高公司員工的檔案意識和檔案管理技能。5.負責檔案的查閱、借閱服務(wù)，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，確保檔案的合理利用。6.定期對公司檔案管理工作進行檢查、評估，總結(jié)經(jīng)驗，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）各部門職責1.負責本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，確保檔案資料的齊全、完整。2.明確一名檔案管理員，負責本部門檔案管理工作的日常事務(wù)，配合綜合管理部門做好檔案的集中歸檔工作。3.嚴格遵守公司檔案管理制度，按照規(guī)定的時間和要求向綜合管理部門移交檔案。4.在工作中積極配合綜合管理部門開展檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，遵守檔案管理法律法規(guī)和公司各項規(guī)章制度，保守檔案機密。2.負責檔案的具體收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作，確保檔案整理規(guī)范、有序。3.做好檔案的保管工作，定期檢查檔案的保管狀況，對破損、褪色等檔案及時進行修復(fù)和復(fù)制。4.負責檔案的信息化錄入工作，建立健全檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案檢索效率。5.按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)，對查閱、借閱情況進行登記，及時催還檔案。6.參與檔案的鑒定、銷毀工作，對擬銷毀檔案進行審核，確保檔案銷毀符合規(guī)定。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司設(shè)立、變更、注銷等過程中形成的各類文件材料，如營業(yè)執(zhí)照、公司章程、股東會決議、變更登記申請書等。2.公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的文件材料，包括合同協(xié)議、項目文檔、業(yè)務(wù)報表、會議紀要等。3.公司行政管理工作中形成的文件材料，如公文、通知、報告、工作計劃、工作總結(jié)等。4.公司財務(wù)工作中形成的文件材料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。5.公司人力資源管理工作中形成的文件材料，如員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核文件等。6.公司企業(yè)文化建設(shè)、宣傳推廣等活動中形成的文件材料，如宣傳資料、活動照片、視頻等。7.公司獲得的榮譽證書、資質(zhì)證書、專利證書等相關(guān)文件材料。8.其他與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的具有保存價值的文件材料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確檔案收集責任人，及時收集本部門產(chǎn)生的各類文件材料，確保檔案資料的齊全、完整。2.對于重要文件材料，應(yīng)在形成后及時收集，避免遺漏或丟失。3.收集的文件材料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、剪裁、拼湊等。4.對收集的文件材料進行初步分類，區(qū)分不同類別和保管期限。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理效率。（四）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進行分類，一般可分為黨群工作類、行政管理類、經(jīng)營管理類、生產(chǎn)技術(shù)類、財務(wù)審計類、人力資源類、企業(yè)文化類等。2.編號：對每一類檔案進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息，以便快速查找和利用檔案。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案的整齊、牢固，便于保管和查閱。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[X]月底前，將上一年度形成的檔案整理完畢，并向綜合管理部門移交歸檔。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后[X]個工作日內(nèi)及時歸檔。（二）歸檔程序1.各部門檔案管理員按照整理要求，對本部門檔案進行整理、編目，形成檔案移交清單。2.將整理好的檔案及檔案移交清單一并提交給綜合管理部門檔案管理員。3.綜合管理部門檔案管理員對接收的檔案進行審核，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量、整理情況等，審核無誤后辦理簽收手續(xù)。（三）保管期限1.檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、注銷等重要文件，以及涉及公司核心利益、具有重大歷史價值和法律意義的文件材料。3.長期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括公司重要業(yè)務(wù)活動、行政管理、財務(wù)審計等方面的文件材料。4.短期保管的檔案保管期限為[X]年，主要包括一般性業(yè)務(wù)文件、臨時性文件等。（四）保管要求1.設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對濕度控制在[X]%[X]%之間。3.對檔案進行分類存放，按照編號順序排列上架，便于查找和利用。4.定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、保管狀況等，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。5.對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，存儲介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要查閱檔案的，可直接向綜合管理部門提出申請。2.查閱涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。3.外部單位或個人查閱公司檔案的，應(yīng)持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，并經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準。（二）查閱程序1.查閱人填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、查閱時間等信息。2.將申請表提交給綜合管理部門檔案管理員，檔案管理員根據(jù)查閱權(quán)限進行審核。3.審核通過后，檔案管理員按照規(guī)定提供檔案查閱服務(wù)，并在檔案查閱登記簿上進行登記。4.查閱人應(yīng)在指定地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理員同意。（三）借閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要借閱檔案的，需經(jīng)部門負責人批準，并向綜合管理部門辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案的，需經(jīng)公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并嚴格遵守保密規(guī)定。（四）借閱程序1.借閱人填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、內(nèi)容、目的、借閱時間等信息。2.將申請表提交給綜合管理部門檔案管理員，檔案管理員根據(jù)借閱權(quán)限進行審核。3.審核通過后，檔案管理員與借閱人簽訂《檔案借閱承諾書》，明確借閱人的權(quán)利和義務(wù)，并提供檔案借閱服務(wù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失檔案。5.借閱期滿后，借閱人應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題及時處理。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合管理部門負責人擔任組長，成員包括檔案管理人員、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人等。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實利用價值等因素，對檔案進行鑒定。2.對已超過保管期限且確無保存價值的檔案，可予以銷毀。3.對涉及公司機密、商業(yè)秘密等重要檔案，應(yīng)按照保密規(guī)定進行管理，不得擅自銷毀。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對檔案進行清查盤點，確定需要鑒定的檔案范圍。2.檔案管理人員對需要鑒定的檔案進行初步審核，提出鑒定意見。3.檔案鑒定工作小組召開鑒定會議，對檔案管理人員提出的鑒定意見進行討論，形成鑒定結(jié)論。4.對鑒定為無保存價值的檔案，編制《檔案銷毀清單》，經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準后進行銷毀。（四）銷毀程序1.按照《檔案銷毀清單》，由檔案管理人員會同相關(guān)部門人員對檔案進行銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)采用適當?shù)姆绞?，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無法恢復(fù)。3.對檔案銷毀過程進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等，記錄應(yīng)存檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進行掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)錄入等工作，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)：建立檔案數(shù)據(jù)庫，對檔案的基本信息、內(nèi)容摘要、保管期限、密級等進行錄入和管理，實現(xiàn)檔案信息的快速檢索和查詢。3.檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用：利用檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的在線查閱、借閱、審批、統(tǒng)計分析等功能，提高檔案管理工作的自動化和信息化水平。（三）信息化安全管理1.建立健全檔案信息化安全管理制度，加強對檔案信息化系統(tǒng)的安全防護，防止信息泄露、篡改、丟失等安全事故的發(fā)生。2.對檔案信息化系統(tǒng)進行定期維護和更新，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。3.加強對檔案信息化管理人員的安全培訓(xùn)，提高其安全意識和操作技能。八、獎勵與處