關(guān)于檔案制度一、總則（一）目的本檔案制度旨在規(guī)范公司/組織檔案的管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可利用性，為公司/組織的各項(xiàng)工作提供有力的支持和保障。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)各部門、各崗位涉及的各類檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司/組織設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)或指定專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，對(duì)各類檔案進(jìn)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理的規(guī)范性和一致性。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織的各項(xiàng)活動(dòng)和業(yè)務(wù)情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，嚴(yán)禁虛假、偽造檔案。3.安全保密原則采取必要的安全防護(hù)措施，確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，防止檔案信息泄露。4.便于利用原則優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便公司/組織內(nèi)部人員查閱和使用檔案。二、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類1.行政檔案包括公司/組織的各類行政文件、會(huì)議紀(jì)要、工作計(jì)劃與總結(jié)、規(guī)章制度、人事檔案、合同協(xié)議等。2.業(yè)務(wù)檔案根據(jù)公司/組織的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如銷售業(yè)務(wù)檔案、采購(gòu)業(yè)務(wù)檔案、生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案、財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)檔案等，涵蓋業(yè)務(wù)活動(dòng)中的各類文件、報(bào)表、合同、記錄等。3.技術(shù)檔案涉及公司/組織的技術(shù)研發(fā)、產(chǎn)品設(shè)計(jì)、工藝文件、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、專利資料等技術(shù)方面的檔案。4.項(xiàng)目檔案針對(duì)公司/組織開展的各類項(xiàng)目，包括項(xiàng)目立項(xiàng)文件、項(xiàng)目計(jì)劃、項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的各類文檔、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的識(shí)別和管理，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用數(shù)字編碼方式，具有唯一性。編號(hào)規(guī)則如下：1.一級(jí)編號(hào)：代表檔案類別，如“1”表示行政檔案，“2”表示業(yè)務(wù)檔案，“3”表示技術(shù)檔案，“4”表示項(xiàng)目檔案。2.二級(jí)編號(hào)：根據(jù)檔案類別下的具體細(xì)分領(lǐng)域進(jìn)行編號(hào)，如行政檔案中的人事檔案編號(hào)為“101”，合同協(xié)議編號(hào)為“102”等。3.三級(jí)編號(hào)：按照檔案形成的時(shí)間順序或其他邏輯順序進(jìn)行流水編號(hào)，確保同一類別檔案編號(hào)的連續(xù)性。例如，一份2023年5月簽訂的銷售合同協(xié)議，其編號(hào)為“20202305”，其中“2”代表業(yè)務(wù)檔案，“02”代表合同協(xié)議，“202305”表示2023年5月。三、檔案收集與整理（一）檔案收集1.各部門職責(zé)各部門負(fù)責(zé)本部門檔案的收集工作，明確專人負(fù)責(zé)檔案的日常整理和歸檔，確保檔案資料的及時(shí)、完整收集。2.收集范圍涵蓋部門工作中產(chǎn)生的各類文件、報(bào)表、記錄、合同、信函、照片、音像資料等，凡與公司/組織業(yè)務(wù)活動(dòng)相關(guān)的具有保存價(jià)值的資料均應(yīng)收集。3.收集時(shí)間各類檔案應(yīng)在形成后及時(shí)收集，對(duì)于重要緊急的文件應(yīng)在辦理完畢后的[X]個(gè)工作日內(nèi)移交檔案管理部門。（二）檔案整理1.分類整理檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)收集到的檔案進(jìn)行分類，將同一類別的檔案集中在一起。2.編號(hào)標(biāo)注在每份檔案上標(biāo)注相應(yīng)的編號(hào)，確保編號(hào)清晰、準(zhǔn)確。3.編目裝訂編制檔案目錄，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息，并按照一定順序裝訂成冊(cè)。對(duì)于紙張較多或幅面較大的檔案，應(yīng)進(jìn)行折疊或裱糊處理，使其整齊規(guī)范。4.電子檔案整理對(duì)于電子檔案，應(yīng)按照分類要求進(jìn)行文件夾命名和文件命名，確保文件名與檔案編號(hào)及內(nèi)容相符，并建立相應(yīng)的電子目錄索引。四、檔案歸檔與存儲(chǔ)（一）檔案歸檔1.定期歸檔各部門應(yīng)在每月末或每季度末將整理好的檔案移交檔案管理部門進(jìn)行歸檔。2.歸檔流程檔案管理人員對(duì)移交的檔案進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸檔手續(xù)，并在檔案目錄上簽字確認(rèn)。（二）檔案存儲(chǔ)1.存儲(chǔ)方式采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的存儲(chǔ)方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照檔案類別和編號(hào)順序排列；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.存儲(chǔ)環(huán)境檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在[X]℃[X]℃之間,濕度控制在[X]%[X]%之間。配備防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施設(shè)備，確保檔案的安全存儲(chǔ)。五、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案的，可向檔案管理部門提出申請(qǐng)。一般情況下，普通員工查閱本部門相關(guān)檔案需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；涉及跨部門檔案或重要檔案的查閱，需經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。2.外部查閱因特殊原因需要外部單位或個(gè)人查閱公司/組織檔案的，須經(jīng)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格按照檔案管理部門的規(guī)定辦理查閱手續(xù)。查閱過(guò)程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案安全。（二）借閱規(guī)定1.借閱申請(qǐng)公司/組織內(nèi)部人員借閱檔案的，應(yīng)填寫借閱申請(qǐng)表，注明借閱檔案的名稱、編號(hào)、借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)并說(shuō)明原因。重要檔案的借閱期限根據(jù)具體情況另行確定。3.借閱歸還借閱人員應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還所借檔案，檔案管理人員應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。六、檔案保密與安全（一）保密措施1.人員管理檔案管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。對(duì)涉及檔案管理工作的人員進(jìn)行定期保密教育和培訓(xùn)，提高保密意識(shí)。2.檔案保密標(biāo)識(shí)對(duì)涉及公司/組織機(jī)密的檔案，應(yīng)在檔案封面和目錄上標(biāo)注“機(jī)密”字樣，并注明保密期限。3.查閱保密在檔案查閱過(guò)程中，查閱人員不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照、傳播檔案內(nèi)容。如需摘抄或復(fù)制，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行操作。（二）安全管理1.實(shí)體安全檔案庫(kù)房應(yīng)安裝門禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備等安全設(shè)施，確保庫(kù)房安全。定期對(duì)檔案柜、存儲(chǔ)設(shè)備等進(jìn)行檢查和維護(hù)，防止檔案實(shí)體損壞。2.信息安全加強(qiáng)電子檔案的信息安全管理，設(shè)置不同級(jí)別的用戶權(quán)限，對(duì)電子檔案進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行病毒查殺和數(shù)據(jù)備份，防止數(shù)據(jù)丟失或被篡改。七、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.定期鑒定檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，一般每[X]年進(jìn)行一次全面鑒定。2.鑒定依據(jù)根據(jù)檔案的保存價(jià)值、歷史意義、現(xiàn)實(shí)利用需求等因素，綜合判斷檔案是否仍需繼續(xù)保存。對(duì)于已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)進(jìn)行銷毀處理。（二）銷毀程序1.編制銷毀清單檔案管理部門在鑒定后，編制檔案銷毀清單，詳細(xì)列出擬銷毀檔案的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.審批程序銷毀清單經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.銷毀實(shí)施由檔案管理部門指定專人負(fù)責(zé)銷毀工作，銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，確保檔案徹底銷毀。銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、執(zhí)行人員等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。八、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能要求1.檔案錄入能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的快速錄入，支持多種格式文件的上傳，確保錄入數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。2.檢索查詢提供靈活多樣的檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行檢索，能夠快速定位所需檔案信息。3.權(quán)限管理設(shè)置不同用戶的訪問權(quán)限，確保檔案信息的安全保密。4.統(tǒng)計(jì)分析對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為公司/組織的決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)維護(hù)定期對(duì)檔案信息化管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和維護(hù)，