檔案限時(shí)辦結(jié)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司檔案管理工作，提高檔案管理效率，確保檔案的及時(shí)整理、歸檔、保管和利用，特制定本限時(shí)辦結(jié)制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)行為。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.高效準(zhǔn)確原則：以提高檔案管理效率為目標(biāo)，在規(guī)定時(shí)間內(nèi)準(zhǔn)確完成各項(xiàng)檔案管理任務(wù)，保證檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。3.服務(wù)至上原則：以滿足公司各部門及員工對(duì)檔案利用需求為出發(fā)點(diǎn)，提供優(yōu)質(zhì)、高效的檔案服務(wù)。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和技能。3.負(fù)責(zé)公司各類檔案的集中收集、整理、分類、編目、裝訂、上架、保管等工作。4.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、盤點(diǎn)，確保檔案的安全和完整。6.按照規(guī)定向有關(guān)部門移交檔案，并辦理相關(guān)手續(xù)。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類工作，并定期移交至檔案管理部門。2.協(xié)助檔案管理部門開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高本部門員工的檔案管理意識(shí)。3.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、利用等工作，及時(shí)提供相關(guān)檔案資料。（三）員工個(gè)人職責(zé)1.妥善保管個(gè)人在工作中形成的各類文件資料，并按照公司規(guī)定及時(shí)移交至本部門兼職檔案員。2.積極配合公司檔案管理工作，遵守檔案管理相關(guān)規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.公司在各項(xiàng)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.公司與外部單位簽訂的各類合同、協(xié)議、意向書等文件。3.公司員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、業(yè)績(jī)考核檔案等。4.公司財(cái)務(wù)檔案，包括會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表等。5.公司行政檔案，如會(huì)議記錄、工作計(jì)劃、工作總結(jié)等。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期收集本部門的檔案資料，確保檔案的及時(shí)、完整收集。2.對(duì)于重要文件和緊急文件，應(yīng)及時(shí)收集并移交至檔案管理部門。3.員工個(gè)人應(yīng)在工作完成后一周內(nèi)將相關(guān)文件資料移交至本部門兼職檔案員。（三）整理標(biāo)準(zhǔn)1.檔案管理部門按照檔案分類方案對(duì)收集到的檔案進(jìn)行整理，確保檔案分類準(zhǔn)確、編號(hào)規(guī)范。2.對(duì)每份檔案進(jìn)行編目，包括文件名稱、日期、編號(hào)、責(zé)任者等信息，便于查詢和利用。3.對(duì)破損、褪色的檔案進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的完整性。四、檔案歸檔與保管（一）歸檔流程1.各部門兼職檔案員將整理好的檔案定期移交至檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)移交的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，審核通過(guò)后進(jìn)行歸檔。3.檔案管理部門按照檔案保管期限和分類方案將檔案上架存放，并建立檔案目錄索引。（二）保管期限1.公司檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。2.永久保管的檔案主要包括公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證以及涉及公司重大權(quán)益和重要?dú)v史事件的文件等。3.長(zhǎng)期保管的檔案期限為10年至50年，主要包括公司年度財(cái)務(wù)報(bào)表、重要合同協(xié)議、人事任免文件等。4.短期保管的檔案期限為1年至10年，主要包括一般性文件、會(huì)議記錄、工作計(jì)劃等。（三）保管要求1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保檔案的安全保管。2.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，并做好記錄。4.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，存儲(chǔ)在安全可靠的介質(zhì)上，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。五、檔案利用與借閱（一）利用范圍1.公司內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案。2.公司員工因個(gè)人學(xué)習(xí)、工作需要查閱本人人事檔案等相關(guān)檔案。3.外部單位因業(yè)務(wù)往來(lái)需要查閱公司相關(guān)檔案，但需按照規(guī)定辦理審批手續(xù)。（二）借閱流程1.公司內(nèi)部人員借閱檔案，需填寫檔案借閱申請(qǐng)表，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門對(duì)借閱申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過(guò)后，將檔案提供給借閱人，并登記借閱檔案的名稱、數(shù)量、借閱日期、歸還日期等信息。3.借閱人應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)歸還檔案，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.外部單位借閱檔案，需提交正式的借閱申請(qǐng)函，注明借閱目的、借閱檔案名稱、借閱期限等信息，并加蓋單位公章。經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門應(yīng)按照規(guī)定收取一定的檔案查閱費(fèi)用。（三）利用要求1.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得擅自涂改、轉(zhuǎn)借、復(fù)印、泄露檔案內(nèi)容。2.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。3.檔案利用完畢后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門應(yīng)對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期鑒定原則：檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限是否合理，是否需要繼續(xù)保存。2.全面審查原則：對(duì)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、形式等進(jìn)行全面審查，綜合判斷檔案的價(jià)值。3.集體決策原則：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員等組成，對(duì)檔案鑒定結(jié)果進(jìn)行集體討論和決策。（二）鑒定流程1.檔案管理部門根據(jù)檔案保管期限表，對(duì)到期檔案進(jìn)行初步篩選，確定需要鑒定的檔案清單。2.檔案鑒定小組對(duì)需要鑒定的檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的價(jià)值和保管期限，提出鑒定意見。3.檔案管理部門根據(jù)鑒定小組的意見，編制檔案鑒定報(bào)告，明確需要銷毀的檔案清單。4.檔案鑒定報(bào)告經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，方可進(jìn)行檔案銷毀工作。（三）銷毀程序1.檔案管理部門按照檔案銷毀清單，對(duì)需要銷毀的檔案進(jìn)行造冊(cè)登記，注明檔案名稱、數(shù)量、銷毀日期等信息。2.選擇安全可靠的銷毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息徹底銷毀。3.銷毀過(guò)程中，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保銷毀工作的順利進(jìn)行。4.銷毀工作完成后，銷毀人員和監(jiān)督人員應(yīng)在檔案銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)，并將檔案銷毀清冊(cè)歸檔保存。七、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立檔案管理監(jiān)督小組，由公司辦公室、審計(jì)部門等相關(guān)人員組成，定期對(duì)公司檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)重點(diǎn)檢查檔案管理制度的執(zhí)行情況、檔案收集整理歸檔情況、檔案保管利用情況等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)提出整改意見。3.檔案管理部門應(yīng)定期向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)檔案管理工作情況，接受公司領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督和指導(dǎo)。（二）考核辦法1.將檔案管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)各部門兼職檔案員和檔案管理部門進(jìn)行考核。2.考核內(nèi)容包括檔案收集的及時(shí)性和完整性、檔案整理的規(guī)范性、檔案歸檔的準(zhǔn)確性、檔案保管的安全性、檔案利用的服務(wù)質(zhì)量等方面。