檔案職責制度一、總則（一）目的為了加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，根據(jù)國家有關法律法規(guī)和行業(yè)標準，結合本公司實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項工作的實際情況。3.完整性原則：全面收集公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的齊全。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，確保檔案信息不泄露。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立專門的檔案管理部門，負責公司檔案的統(tǒng)籌管理工作。（二）檔案管理人員職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.負責公司各類檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負責檔案庫房的日常管理，確保檔案的安全保管。4.負責檔案信息的數(shù)字化錄入和維護，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫。5.負責為公司各部門及員工提供檔案查閱、借閱等服務。6.定期對檔案進行清查、盤點，及時發(fā)現(xiàn)和處理檔案管理中存在的問題。7.參與公司重大活動和項目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持。（三）各部門檔案工作職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理、保管和移交工作。2.負責將本部門在工作中形成的各類文件材料及時收集齊全，進行初步整理，確保文件材料的完整和準確。3.按照檔案管理部門的要求，定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。4.在檔案管理部門的指導下，做好本部門檔案的日常查閱、借閱登記等工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設立、變更、注銷等相關文件，公司章程、制度、規(guī)定，會議紀要、決議，工作計劃、總結，人事檔案、勞動合同等。2.財務審計類：包括財務預算、決算報告，會計憑證、賬簿、報表，審計報告、審計資料等。3.業(yè)務經(jīng)營類：包括市場調研、營銷策劃、銷售合同、客戶資料，采購訂單、供應商資料，生產計劃、工藝流程、質量檢驗報告等。4.技術研發(fā)類：包括研發(fā)項目立項報告,技術方案、設計圖紙、實驗數(shù)據(jù)，專利、著作權等知識產權文件。5.基本建設類：包括工程項目立項審批文件，工程設計、施工圖紙，工程招投標文件，工程竣工驗收報告等。6.黨群工作類：包括黨組織建設、黨員管理、工會工作、共青團工作等方面的文件。（二）檔案編號檔案編號采用分類編號法，按照檔案分類類別進行編號。編號格式為：大類代碼小類代碼流水號。例如：行政管理類XZ001，表示行政管理類中的第一份文件。四、檔案的形成與收集（一）文件材料的形成1.公司各部門及員工在各項工作活動中應及時形成真實、準確、完整的文件材料。2.文件材料應使用耐久性強的書寫材料書寫，字跡清晰，圖樣準確。（二）檔案收集要求1.各部門應按照檔案管理的要求，定期對本部門形成的文件材料進行收集、整理，確保文件材料不遺漏。2.對于重要會議、重大活動、重點項目等形成的文件材料，應及時進行專項收集。3.員工離職時，應將個人保管的屬于公司的文件材料全部移交至所在部門或檔案管理部門。五、檔案的整理與歸檔（一）整理原則檔案整理應遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。（二）整理方法1.行政管理類檔案：按照文件性質、時間順序進行分類整理，同一類文件按照發(fā)文時間先后排列。2.財務審計類檔案：按照會計年度、類別進行整理，會計憑證應按月裝訂成冊。3.業(yè)務經(jīng)營類檔案：按照業(yè)務流程、項目類別進行整理，合同類檔案應按照合同簽訂時間順序排列。4.技術研發(fā)類檔案：按照項目階段、技術類別進行整理，圖紙類檔案應折疊成A4規(guī)格并裝訂。5.基本建設類檔案：按照工程項目建設階段、文件類別進行整理，竣工圖應加蓋竣工圖章。6.黨群工作類檔案：按照工作內容、時間順序進行整理。（三）歸檔要求1.各部門整理好的檔案應及時移交至檔案管理部門進行歸檔。2.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。3.歸檔后的檔案應按照編號順序上架存放，便于查找和利用。六、檔案的保管（一）保管場所公司設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，如檔案柜、防火設備、防潮設備、防蟲設備、防盜設備等，確保檔案的安全保管。（二）保管要求1.檔案應分類存放，排列有序，便于查找。2.定期對檔案進行清查、盤點，核對檔案數(shù)量、質量，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。3.做好檔案庫房的清潔衛(wèi)生工作，保持庫房環(huán)境整潔。4.嚴格控制檔案庫房的溫度、濕度，溫度應保持在14℃24℃之間，濕度應保持在45%60%之間。（三）檔案的安全保護1.加強檔案庫房的安全管理，制定安全管理制度，明確安全責任。2.安裝必要的安全監(jiān)控設備，確保檔案庫房24小時處于監(jiān)控狀態(tài)。3.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期檢查安全設施的運行情況。4.對電子檔案應采取備份存儲、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失和泄露。七、檔案信息的數(shù)字化（一）數(shù)字化目的為了提高檔案管理效率，方便檔案信息的查閱和利用，實現(xiàn)檔案信息資源的共享，對公司檔案進行數(shù)字化處理。（二）數(shù)字化范圍公司各類紙質檔案均應進行數(shù)字化處理，形成電子檔案。（三）數(shù)字化流程1.檔案掃描：按照檔案整理順序對紙質檔案進行掃描，掃描分辨率應不低于300dpi，圖像格式應為JPEG或TIFF。2.圖像處理：對掃描后的圖像進行去污、裁剪、糾偏等處理，確保圖像清晰、完整。3.數(shù)據(jù)掛接：將處理后的圖像數(shù)據(jù)與檔案目錄信息進行掛接，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.數(shù)據(jù)存儲：將電子檔案數(shù)據(jù)存儲在專用的存儲設備上，并進行備份存儲。（四）數(shù)字化管理1.建立電子檔案管理制度，規(guī)范電子檔案的收集、整理、存儲、利用等流程。2.定期對電子檔案進行檢查、維護，確保電子檔案數(shù)據(jù)的安全和完整。3.提供電子檔案的在線查閱、借閱等服務，方便公司各部門及員工使用。八、檔案的利用（一）利用原則檔案利用應遵循保密、合法、合理的原則，在確保檔案安全的前提下，為公司各項工作提供支持和服務。（二）利用方式1.查閱：公司內部人員因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：公司內部人員因工作需要借閱檔案的，應填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、用途等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：因工作需要復制檔案的，應填寫《檔案復制申請表》，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，由檔案管理部門負責復制。復制的檔案應加蓋檔案管理部門印章，并注明用途。（三）利用登記檔案管理部門應對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，記錄利用時間、利用人、利用內容、歸還時間等信息，確保檔案利用過程可追溯。（四）保密規(guī)定1.查閱、借閱檔案的人員應嚴格遵守保密制度，不得泄露檔案內容。2.檔案管理人員應對檔案利用過程進行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為及時制止并報告。3.涉及公司機密的檔案，應按照公司保密規(guī)定進行管理，嚴格控制查閱、借閱范圍。九、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定應遵循全面審查、區(qū)別對待、準確判定的原則，確保鑒定結果的科學性和準確性。（二）鑒定組織公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關業(yè)務部門負責人、檔案管理人員等組成，負責對公司檔案進行定期鑒定。（三）鑒定內容1.檔案的真實性、完整性、準確性。2.檔案的保存價值，包括歷史價值、現(xiàn)實價值、科研價值等。3.檔案的密級和保密期限。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進行審核，提出銷毀意見，編制《檔案銷毀