檔案移出制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司/組織檔案移出管理工作，確保檔案的安全、完整與有效利用，根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準，結(jié)合本公司/組織實際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司/組織內(nèi)所有涉及檔案移出的部門、崗位及相關(guān)人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：檔案移出工作必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及行業(yè)標準，確保檔案管理活動合法合規(guī)。2.安全保密原則：在檔案移出過程中，要采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露。3.規(guī)范有序原則：明確檔案移出的流程、手續(xù)及責任，保證檔案移出工作規(guī)范、有序進行。4.可追溯原則：對檔案移出的全過程進行記錄，以便于查詢和追溯。二、檔案移出的定義與范圍（一）定義檔案移出是指公司/組織內(nèi)的檔案因各種原因需要轉(zhuǎn)移至外部機構(gòu)或個人的行為。（二）范圍1.對外提供服務(wù)：如向客戶、合作伙伴等提供檔案資料作為服務(wù)內(nèi)容的一部分。2.業(yè)務(wù)合作：因與外部機構(gòu)開展業(yè)務(wù)合作，需將相關(guān)檔案移交給合作方。3.行政事務(wù)：按照政府部門要求或其他行政需要，將檔案移交給相關(guān)部門。4.其他特殊情況：根據(jù)公司/組織決策或特殊需求，將檔案移出至特定機構(gòu)或個人。三、檔案移出的流程（一）申請1.提出申請：檔案使用部門或個人如需移出檔案，應(yīng)填寫《檔案移出申請表》，詳細說明檔案移出的原因、接收方信息、檔案內(nèi)容及數(shù)量等。2.審批申請：申請表經(jīng)部門負責人審核簽字后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門對申請進行初步審查，核實申請的必要性和合規(guī)性，如申請符合要求，則提交至公司/組織相關(guān)領(lǐng)導審批。（二）審核1.檔案管理部門審核：檔案管理部門對申請移出的檔案進行詳細審核，檢查檔案的完整性、準確性及保密性。確認檔案無缺失、涂改等問題，且符合移出要求。2.相關(guān)部門會審：對于涉及重要業(yè)務(wù)或敏感信息的檔案移出申請，檔案管理部門應(yīng)組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門、法務(wù)部門等進行會審。各部門根據(jù)職責對檔案移出的風險、合規(guī)性等進行評估，并提出意見和建議。（三）批準經(jīng)審核通過的檔案移出申請，由公司/組織相關(guān)領(lǐng)導進行最終批準。領(lǐng)導在審批過程中，應(yīng)綜合考慮申請的合理性、對公司/組織的影響等因素，做出批準或不予批準的決定。（四）準備1.整理檔案：檔案管理部門根據(jù)批準的申請，對擬移出的檔案進行整理。按照檔案類別、時間順序等進行分類、編號，確保檔案排列有序，便于查閱和交接。2.制作清單：檔案管理部門制作《檔案移出清單》，詳細記錄檔案的名稱、數(shù)量、編號、日期等信息。清單一式兩份，一份由檔案管理部門留存，一份隨檔案移交給接收方。3.包裝檔案：對于需要移出的檔案，根據(jù)檔案的性質(zhì)和數(shù)量，采用適當?shù)陌b方式。如紙質(zhì)檔案可裝入檔案盒或文件袋，并密封；電子檔案可存儲在移動存儲設(shè)備中，并進行加密處理。（五）交接1.確定交接時間和地點：檔案管理部門與接收方協(xié)商確定檔案交接的時間和地點。交接地點應(yīng)選擇在安全、便于操作的場所，如公司/組織的會議室或檔案管理部門辦公室。2.辦理交接手續(xù)：在規(guī)定的交接時間，檔案管理部門與接收方共同辦理檔案交接手續(xù)。雙方在《檔案移出清單》上簽字確認，注明交接日期、交接人等信息。接收方應(yīng)檢查檔案的包裝、數(shù)量、清單等是否與申請一致，如有問題應(yīng)及時提出并協(xié)商解決。3.交接記錄：檔案管理部門對檔案交接過程進行記錄，包括交接時間、地點、交接雙方人員、檔案名稱及數(shù)量等信息。記錄可采用書面形式或電子文檔形式保存，以備查詢。（六）跟蹤與反饋1.跟蹤檔案去向：檔案管理部門對已移出的檔案進行跟蹤，了解檔案在接收方的使用情況和保存狀態(tài)。如發(fā)現(xiàn)檔案存在丟失、損壞或其他異常情況，應(yīng)及時與接收方溝通，并采取相應(yīng)措施。2.接收方反饋：接收方在檔案使用完畢后，應(yīng)及時向檔案管理部門反饋檔案的使用情況和意見建議。檔案管理部門對接收方的反饋進行整理和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，不斷完善檔案移出制度。四、檔案移出的審批權(quán)限（一）一般檔案移出1.涉及一般性業(yè)務(wù)或行政事務(wù)的檔案移出申請，由部門負責人審核簽字后，報檔案管理部門負責人批準。2.檔案管理部門負責人批準后，檔案管理部門按照規(guī)定流程辦理檔案移出手續(xù)。（二）重要檔案移出1.對于涉及公司/組織核心業(yè)務(wù)、機密信息、重大決策等重要檔案的移出申請，需經(jīng)部門負責人、檔案管理部門負責人審核后，提交公司/組織分管領(lǐng)導審批。2.分管領(lǐng)導審批通過后，檔案管理部門方可辦理檔案移出手續(xù)。在審批過程中，如分管領(lǐng)導認為有必要，可組織相關(guān)部門進行會審。（三）特殊檔案移出1.涉及公司/組織商業(yè)秘密、國家機密等特殊檔案的移出申請，必須經(jīng)公司/組織主要領(lǐng)導審批。2.主要領(lǐng)導審批時，應(yīng)嚴格審查檔案移出的必要性、安全性及合規(guī)性等因素。審批通過后，檔案管理部門應(yīng)按照最高級別的安全保密措施辦理檔案移出手續(xù)。五、檔案移出的安全與保密措施（一）安全措施1.運輸安全：在檔案移出過程中，應(yīng)采取適當?shù)倪\輸方式，確保檔案的安全。對于重要或敏感檔案，應(yīng)安排專人護送，避免檔案在運輸過程中受到損壞、丟失或泄露。2.存儲安全：接收方應(yīng)具備安全的檔案存儲環(huán)境，確保檔案在接收后得到妥善保管。檔案管理部門應(yīng)對接收方的存儲條件進行檢查和評估，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時提出整改要求。3.備份與恢復：對于重要電子檔案，在移出前應(yīng)進行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可恢復性。同時，應(yīng)制定檔案恢復計劃，以便在檔案出現(xiàn)問題時能夠及時進行恢復。（二）保密措施1.簽訂保密協(xié)議：在檔案移出前，檔案管理部門應(yīng)與接收方簽訂保密協(xié)議，明確雙方的保密責任和義務(wù)。保密協(xié)議應(yīng)包括保密范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容。2.限定使用范圍：檔案管理部門應(yīng)明確檔案的使用范圍，要求接收方只能在規(guī)定的范圍內(nèi)使用檔案，不得擅自擴大使用范圍或泄露給第三方。3.監(jiān)督與檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對接收方的檔案使用情況進行監(jiān)督和檢查，如發(fā)現(xiàn)接收方違反保密協(xié)議或超出使用范圍使用檔案，應(yīng)及時采取措施制止，并追究其違約責任。六、檔案移出的責任追究（一）違規(guī)責任界定1.在檔案移出過程中，如發(fā)現(xiàn)申請部門或個人存在以下違規(guī)行為，應(yīng)追究其責任：未經(jīng)批準擅自移出檔案；提供虛假申請材料；未按照規(guī)定流程辦理檔案移出手續(xù)；因保管不善導致檔案丟失、損壞或泄露；違反保密協(xié)議，將檔案信息泄露給第三方。2.檔案管理部門工作人員如存在以下違規(guī)行為，應(yīng)追究其責任：對檔案移出申請審核不嚴；未按照規(guī)定對檔案進行整理、包裝和交接；未履行跟蹤與反饋職責，導致檔案出現(xiàn)問題未能及時發(fā)現(xiàn)和處理；違反保密規(guī)定，泄露檔案信息。（二）責任追究方式1.對于違規(guī)行為較輕的部門或個人，給予警告、批評教育等處理，并要求其限期整改。2.對于違規(guī)行為造成一定損失或影響的部門或個人，給予罰款、降職、撤職等處分，并責令其賠償相應(yīng)損失。3.對于違規(guī)行為嚴重，構(gòu)成違法犯罪的部門或個人，依法追究其法律責任。（三）責任追究程序1.發(fā)現(xiàn)違規(guī)行為后，由檔案管理部門或相關(guān)部門進行調(diào)查核實，收集相關(guān)證據(jù)。2.根據(jù)調(diào)查結(jié)果，提出責任追究建議，報公司/組織領(lǐng)導審批。3.公司/組織領(lǐng)導批準后，按