檔案檢查管理制度一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在公司各項工作中的作用，特制定本檔案檢查管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案管理工作中的相關(guān)活動。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。2.全面覆蓋原則：對公司各類檔案的形成、收集、整理、保管、利用等環(huán)節(jié)進行全面檢查，不留死角。3.及時準(zhǔn)確原則：定期開展檢查工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并準(zhǔn)確記錄，以便采取有效措施加以解決。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案檢查管理中的職責(zé)，確保工作落實到人。二、檔案檢查管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定檔案檢查計劃，并組織實施。2.對各部門檔案管理工作進行日常指導(dǎo)和監(jiān)督，及時糾正不規(guī)范行為。3.具體實施檔案檢查工作，包括現(xiàn)場檢查、資料查閱等，并撰寫檢查報告。4.負(fù)責(zé)對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題提出整改意見，并跟蹤整改情況。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的整理、保管和自查工作，確保檔案符合管理要求。2.配合檔案管理部門的檢查工作，提供相關(guān)資料和信息。3.根據(jù)整改意見，及時對本部門檔案管理中存在的問題進行整改。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.審批檔案檢查計劃和檢查報告。2.對檔案管理工作中的重大問題進行決策，協(xié)調(diào)解決檔案管理工作中的困難。三、檔案檢查內(nèi)容與標(biāo)準(zhǔn)（一）檔案收集1.檢查檔案收集是否齊全、完整，是否涵蓋了公司各項業(yè)務(wù)活動中形成的各類文件材料。2.查看文件材料的收集是否及時，有無遺漏或延誤。3.確認(rèn)收集的文件材料是否真實、有效，符合檔案形成的原始性要求。（二）檔案整理1.檢查檔案分類是否科學(xué)合理，是否符合公司檔案分類方案。2.查看文件材料的編號、編目是否規(guī)范，目錄與檔案內(nèi)容是否一致。3.確認(rèn)檔案裝訂是否整齊牢固，紙張規(guī)格是否統(tǒng)一。4.檢查檔案的排列是否有序，便于查找和利用。（三）檔案保管1.查看檔案保管場所是否安全，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.檢查檔案存儲設(shè)備是否完好，存儲環(huán)境是否符合要求。例如，溫度應(yīng)控制在[具體溫度范圍]，濕度應(yīng)保持在[具體濕度范圍]。3.確認(rèn)檔案的存放是否規(guī)范，是否按照類別、年度、保管期限等進行有序存放。4.檢查檔案保管期限劃分是否準(zhǔn)確，有無超期保管或提前銷毀的情況。（四）檔案利用1.查看檔案借閱登記制度是否健全，借閱手續(xù)是否完備。借閱人需填寫借閱申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱檔案。2.檢查檔案利用記錄是否完整，包括借閱時間、歸還時間、借閱內(nèi)容等。3.確認(rèn)檔案利用過程中是否遵循保密規(guī)定，有無泄露檔案機密的情況。4.查看檔案復(fù)制、摘錄等利用方式是否符合規(guī)定，是否經(jīng)過審批。（五）電子檔案管理1.檢查電子檔案的存儲格式是否規(guī)范，是否便于長期保存和利用。2.查看電子檔案的備份制度是否落實，備份數(shù)據(jù)是否完整、可恢復(fù)。3.確認(rèn)電子檔案的元數(shù)據(jù)是否齊全、準(zhǔn)確，與電子檔案內(nèi)容是否一致。4.檢查電子檔案的安全防護措施是否到位，有無病毒感染、數(shù)據(jù)丟失等風(fēng)險。四、檔案檢查方式與頻率（一）定期檢查1.公司檔案管理部門每年組織一次全面的檔案定期檢查，檢查時間為[具體月份]。2.各部門每半年進行一次本部門檔案的自查，并將自查情況書面報告檔案管理部門。（二）不定期抽查1.檔案管理部門根據(jù)工作需要，不定期對各部門檔案管理情況進行抽查。2.抽查比例不低于公司部門總數(shù)的[X]%，每次抽查的部門數(shù)量根據(jù)實際情況確定。（三）專項檢查1.在公司重大項目、重要活動結(jié)束后，檔案管理部門及時組織專項檔案檢查，確保相關(guān)檔案的完整與規(guī)范。2.當(dāng)國家出臺新的檔案管理法律法規(guī)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)時，檔案管理部門應(yīng)針對公司檔案管理情況開展專項檢查，確保公司檔案管理工作符合新要求。五、檔案檢查程序（一）檢查準(zhǔn)備1.檔案管理部門制定檢查方案，明確檢查目的、范圍、內(nèi)容、方法、人員分工等。2.準(zhǔn)備檢查所需的各類表格、工具，如檔案檢查表、文件查閱清單等。（二）現(xiàn)場檢查1.檢查人員按照檢查方案，深入各部門檔案保管場所，對檔案進行實地查看。2.檢查過程中，認(rèn)真記錄檔案的實際情況，包括檔案的數(shù)量、整理狀況、保管環(huán)境等。（三）資料查閱1.查閱檔案管理部門及各部門的檔案管理制度、文件材料收集清單、檔案整理目錄冊、借閱登記冊等相關(guān)資料。2.核對資料內(nèi)容與實際檔案管理情況是否相符，檢查各項制度的執(zhí)行情況。（四）問題記錄與匯總1.檢查人員對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題進行詳細(xì)記錄，包括問題描述、所在部門、涉及檔案類別等。2.檢查結(jié)束后，檔案管理部門對檢查問題進行匯總分析，形成問題清單。（五）反饋與溝通1.檔案管理部門將問題清單及時反饋給各相關(guān)部門，與部門負(fù)責(zé)人進行溝通，確認(rèn)問題情況。2.各部門對反饋的問題如有異議，可在規(guī)定時間內(nèi)提出申訴，檔案管理部門進行核實和解釋。（六）整改跟蹤1.各部門根據(jù)整改意見制定整改措施，明確整改責(zé)任人及整改期限，并將整改計劃報檔案管理部門備案。2.檔案管理部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到有效解決。整改期限結(jié)束后，各部門需提交整改報告，檔案管理部門進行驗收。六、檔案檢查結(jié)果處理（一）對檢查中發(fā)現(xiàn)的一般性問題1.檔案管理部門向責(zé)任部門下達(dá)整改通知書，要求其限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)在規(guī)定期限內(nèi)完成整改，并將整改情況書面報告檔案管理部門。（二）對檢查中發(fā)現(xiàn)的嚴(yán)重問題1.檔案管理部門及時向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報，提出處理建議。2.公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)情況做出相應(yīng)決策，如對責(zé)任部門進行通報批評、對責(zé)任人進行問責(zé)等。3.責(zé)任部門按照公司領(lǐng)導(dǎo)的決策要求，采取有效措施進行整改，并將整改結(jié)果報公司領(lǐng)導(dǎo)審核。（三）將檔案檢查結(jié)果納入公司績效考核體系1.對檔案管理工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個人，給予適當(dāng)?shù)莫剟?，如績效加分、表彰獎勵等?.對檔案管理工作存在嚴(yán)重問題的部門和個人，在績效考核中予以扣分，并取消當(dāng)年評優(yōu)評先資格。七、檔案檢查工作的監(jiān)督與考核（一）公司內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé)對檔案檢查管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督1.定期對檔案檢查計劃的制定與實施、檢查結(jié)果的處理等進行審計。2.對檔案管理部門及各部門在檔案檢查管理工作中的職責(zé)履行情況進行監(jiān)督檢查，確保工作落實到位。（二）建立檔案檢查工作考核機制1.制定檔案檢查工作考核指標(biāo)