學校檔案分類制度一、總則（一）目的為了加強學校檔案管理，實現檔案的科學分類、有序存放和有效利用，提高學校檔案管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各年級、各班級及附屬單位形成的各類檔案。（三）基本原則1.真實性原則：檔案應真實反映學校各項工作的實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料的齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案內容準確無誤，數據真實可靠。4.系統(tǒng)性原則：按照一定的邏輯關系對檔案進行分類整理，保持檔案的系統(tǒng)性。5.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密規(guī)定，確保檔案信息安全。二、檔案分類標準（一）黨群工作類1.黨組織建設：包括學校黨組織的設置、換屆選舉、黨員名冊、黨組織活動記錄等。2.宣傳工作：學校的宣傳計劃、總結、宣傳報道、校報?？?。3.紀檢監(jiān)察：黨風廉政建設、違紀案件查處等相關材料。4.群團工作：工會、共青團、學生會等組織的工作文件、活動記錄等。（二）行政管理類1.學校行政：學校的發(fā)展規(guī)劃、工作計劃、總結、會議紀要、規(guī)章制度等。2.人事管理：教職工的招聘、錄用、考核、晉升、獎懲、工資福利等文件。3.財務管理：學校的財務預算、決算、會計憑證、財務報表、審計報告等。4.后勤管理：校園建設、物資采購、房產管理、水電維修、環(huán)境衛(wèi)生等方面的文件。5.安全保衛(wèi)：學校的安全制度、應急預案、安全檢查記錄、治安案件處理等材料。（三）教學管理類1.教學計劃：各專業(yè)、各年級的教學計劃、教學大綱、課程表等。2.教學改革：教學改革項目申報、實施、成果等材料。3.教學研究：教師的教學研究論文、課題研究報告、教學成果獎等。4.教學實踐：實習、實訓、畢業(yè)設計等教學實踐環(huán)節(jié)的相關材料。5.教學質量監(jiān)控：教學檢查、評估、考試等方面的文件和記錄。（四）學生管理類1.招生工作：招生計劃、招生簡章、錄取名單、新生檔案等。2.學籍管理：學生的學籍注冊、異動、畢業(yè)、學位授予等文件。3.學生獎懲：學生的表彰獎勵、違紀處分等材料。4.學生活動：學生社團活動、文體活動、社會實踐等記錄。5.畢業(yè)生就業(yè)：畢業(yè)生就業(yè)指導、就業(yè)協(xié)議、就業(yè)統(tǒng)計等文件。（五）科學研究類1.科研項目：學校承擔的各級各類科研項目的申報、立項、研究、結題等材料。2.科研成果：科研論文、著作、專利、科研獎勵等。3.學術交流：學校組織或參加的學術會議、學術講座、學術訪問等活動的相關材料。（六）基本建設類1.校園規(guī)劃：學校的校園總體規(guī)劃、建設項目規(guī)劃等。2.基建工程：校園建設項目的可行性研究報告、設計文件、施工圖紙、竣工驗收報告等。3.設備購置：學校購置的教學設備、科研設備、辦公設備等的采購合同、驗收報告等。（七）聲像檔案類1.照片檔案：反映學校重大活動、校園風貌、師生風采等的照片。2.錄像檔案：學校的宣傳片、教學錄像、會議錄像、活動錄像等。3.錄音檔案：重要會議、講座、報告等的錄音。（八）實物檔案類1.榮譽證書：學校獲得的各級各類榮譽證書。2.獎牌獎杯：學校獲得的獎牌、獎杯等實物。3.紀念品：具有紀念意義的禮品、紀念品等。三、檔案整理與歸檔（一）整理要求1.分類準確：按照本制度規(guī)定的分類標準，對檔案進行準確分類。2.編號規(guī)范：為每一類檔案編制統(tǒng)一的編號，編號應簡潔明了，便于查找和管理。3.裝訂整齊：對紙質檔案進行裝訂，確保整齊、牢固，便于翻閱。4.編目清晰：編制檔案目錄,目錄應包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內容，便于檢索利用。（二）歸檔流程1.收集：各部門、各年級、各班級及附屬單位應指定專人負責檔案的收集工作，確保檔案材料及時、完整地收集上來。2.整理：收集到的檔案材料應按照本制度的要求進行整理。3.鑒定：對整理好的檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。4.裝訂：對需要裝訂的檔案進行裝訂。5.編目：編制檔案目錄。6.移交：整理好的檔案應及時移交學校檔案管理部門進行集中保管。四、檔案保管（一）保管場所學校應設立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。（二）保管設備1.檔案架：用于存放檔案，檔案架應排列整齊，便于查找檔案。2.溫濕度計：監(jiān)測檔案庫房的溫度和濕度，確保檔案保管環(huán)境適宜。3.防蟲藥品：定期投放防蟲藥品，防止檔案被蟲蛀。4.滅火器：配備必要的滅火器，確保檔案庫房消防安全。（三）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映學校主要職能活動和歷史面貌的，對學校、國家和社會具有長遠利用價值的檔案，應永久保管。2.長期保管：凡是在相當長的時期內學校需要查考利用的檔案，應長期保管，保管期限為16年至50年。3.短期保管：凡是在較短時期內學校需要查考利用的檔案，應短期保管，保管期限為15年以下。（四）檔案清查1.定期清查：學校檔案管理部門應定期對檔案進行清查，每年至少進行一次全面清查，確保檔案的完整、準確和安全。2.不定期清查：在檔案管理工作中，如發(fā)現檔案有丟失、損壞、泄密等情況，應及時進行清查。五、檔案利用（一）利用原則1.依法利用：檔案利用應遵守國家有關法律法規(guī)和學校的規(guī)章制度。2.服務教學科研：檔案利用應圍繞學校的教學、科研和管理工作，為師生員工提供優(yōu)質服務。3.保守秘密：在檔案利用過程中，應嚴格遵守保密規(guī)定，確保檔案信息安全。（二）利用方式1.查閱：師生員工因工作需要查閱檔案的，應填寫查閱申請表，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.借閱：因特殊情況需要借閱檔案的，應填寫借閱申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復制：如需復制檔案材料的，應填寫復制申請表，經所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。復制檔案材料應注明出處，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應建立檔案利用登記制度，對檔案的查閱、借閱、復制等利用情況進行詳細登記，登記內容包括利用者姓名、單位、利用時間、利用目的、利用檔案名稱及數量等。六、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.全面審查：對檔案進行全面審查，綜合考慮檔案的內容價值、保管期限、現實利用情況等因素。2.準確判斷：根據審查結果，準確判斷檔案是否已失去保存價值。3.集體鑒定：檔案鑒定工作應組成鑒定小組進行集體鑒定，確保鑒定結果的客觀性和公正性。（二）鑒定程序1.初步審查：檔案管理部門對擬銷毀的檔案進行初步審查，提出初步意見。2.詳細審查：鑒定小組對初步審查通過的檔案進行詳細審查，確定檔案的保管期限和是否已失去保存價值。3.形成鑒定報告：鑒定小組根據審查結果，形成鑒定報告，提出銷毀意見。4.審批：鑒定報告經學校分管領導審批后生效。（三）銷毀程序1.造冊登記：對擬銷毀的檔案進行造冊登記，登記內容包括檔案編號、題名、日期、保管期限等。2.監(jiān)銷：銷毀檔案