檔案編制制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司檔案管理，規(guī)范檔案編制工作，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，充分發(fā)揮檔案在公司各項(xiàng)工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、整理、歸檔、保管、利用等過(guò)程中的相關(guān)活動(dòng)。（三）編制依據(jù)本制度依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《企業(yè)檔案管理規(guī)定》以及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范制定。（四）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案資源的整合與共享。2.真實(shí)完整原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的實(shí)際情況，保證檔案的完整性。3.分類科學(xué)原則：按照檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，進(jìn)行科學(xué)分類，便于管理和利用。4.安全保密原則：確保檔案的安全，防止檔案信息的泄露和損毀，嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門公司設(shè)立專門的檔案管理部門，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督指導(dǎo)公司的檔案編制工作。其主要職責(zé)包括：1.制定和完善檔案編制制度、流程和標(biāo)準(zhǔn)。2.組織開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高員工檔案意識(shí)和編制能力。3.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等工作。4.對(duì)各部門檔案編制工作進(jìn)行檢查和考核，確保檔案質(zhì)量。（二）各部門兼職檔案員各部門指定一名兼職檔案員，負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步歸檔工作，并協(xié)助檔案管理部門開(kāi)展相關(guān)工作。其主要職責(zé)包括：1.負(fù)責(zé)本部門日常文件材料的收集、分類和整理，確保文件材料齊全、完整。2.按照檔案編制要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行初步整理，編制目錄，定期向檔案管理部門移交。3.配合檔案管理部門開(kāi)展檔案清查、鑒定等工作，提供相關(guān)資料和信息。三、檔案分類與編號(hào)（一）檔案分類公司檔案分為以下幾大類：1.行政管理類：包括公司設(shè)立、變更、注銷等相關(guān)文件，股東會(huì)、董事會(huì)、總經(jīng)理辦公會(huì)等會(huì)議文件，行政公文、規(guī)章制度、工作計(jì)劃與總結(jié)等。2.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、企業(yè)文化建設(shè)等方面的文件。3.經(jīng)營(yíng)管理類：涵蓋市場(chǎng)調(diào)研、市場(chǎng)營(yíng)銷、客戶關(guān)系管理、合同管理、財(cái)務(wù)管理、人力資源管理、物資采購(gòu)管理等業(yè)務(wù)領(lǐng)域的文件。4.生產(chǎn)技術(shù)類：涉及產(chǎn)品研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量控制、設(shè)備管理、技術(shù)改造等方面的文件。5.基本建設(shè)類：包括公司基本建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)、可行性研究、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程的文件。6.科研項(xiàng)目類：針對(duì)公司科研項(xiàng)目的申報(bào)、研究、成果鑒定與轉(zhuǎn)化等環(huán)節(jié)形成的文件。7.外事工作類：有關(guān)公司對(duì)外交往、合作、交流等活動(dòng)的文件。8.會(huì)計(jì)檔案類：按照國(guó)家有關(guān)會(huì)計(jì)檔案管理的規(guī)定，對(duì)公司會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)告等進(jìn)行分類歸檔。9.聲像檔案類：包括公司各類活動(dòng)的照片、錄音、錄像等聲像資料。10.電子檔案類：以電子數(shù)據(jù)形式存在的各類文件，如辦公自動(dòng)化系統(tǒng)文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)等。（二）檔案編號(hào)為便于檔案的管理和查找，對(duì)每類檔案進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“大類代碼+流水號(hào)”的方式，具體編號(hào)規(guī)則如下：1.行政管理類：代碼XZ，流水號(hào)從001開(kāi)始。2.黨群工作類：代碼DQ，流水號(hào)從001開(kāi)始。3.經(jīng)營(yíng)管理類：代碼JY，流水號(hào)從001開(kāi)始。4.生產(chǎn)技術(shù)類：代碼SC，流水號(hào)從001開(kāi)始。5.基本建設(shè)類：代碼JS，流水號(hào)從001開(kāi)始。6.科研項(xiàng)目類：代碼KY，流水號(hào)從001開(kāi)始。7.外事工作類：代碼WS，流水號(hào)從001開(kāi)始。8.會(huì)計(jì)檔案類：代碼KJ，流水號(hào)按照會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)定執(zhí)行。9.聲像檔案類：代碼SX，流水號(hào)從001開(kāi)始。10.電子檔案類：代碼DZ，流水號(hào)從001開(kāi)始。四、檔案編制流程（一）文件收集1.各部門兼職檔案員負(fù)責(zé)及時(shí)收集本部門在工作活動(dòng)中形成的各類文件材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、聲像資料等。2.收集的文件材料應(yīng)齊全、完整，確保能夠準(zhǔn)確反映工作實(shí)際情況。對(duì)于重要文件的草稿、修改稿等，也應(yīng)一并收集保存。3.涉及多個(gè)部門共同辦理的文件，由主辦部門負(fù)責(zé)收集，并及時(shí)與協(xié)辦部門溝通協(xié)調(diào)，確保文件的完整性。（二）文件整理1.收集后的文件材料應(yīng)按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類。分類時(shí)應(yīng)遵循文件的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持同一類文件的系統(tǒng)性和連貫性。2.對(duì)每一類文件進(jìn)行排序，一般按照文件的重要程度、時(shí)間順序等進(jìn)行排列。對(duì)于有特定編號(hào)或順序的文件，應(yīng)按照原順序排列。3.去除文件材料上的金屬物，如訂書(shū)釘、回形針等，對(duì)破損的文件進(jìn)行修補(bǔ)或復(fù)制，確保文件的完整性和可讀性。4.編寫(xiě)文件頁(yè)碼，頁(yè)碼應(yīng)標(biāo)注在文件正面的右上角或背面的左上角，連續(xù)編號(hào)，不得漏編、重編。（三）文件編目1.編制文件目錄，目錄應(yīng)包括文件編號(hào)、文號(hào)、責(zé)任者、題名、日期、頁(yè)號(hào)等項(xiàng)目。2.責(zé)任者應(yīng)填寫(xiě)文件的制發(fā)部門或個(gè)人；題名應(yīng)準(zhǔn)確概括文件的主要內(nèi)容；日期應(yīng)填寫(xiě)文件形成的具體年月日。3.文件目錄應(yīng)打印或書(shū)寫(xiě)清晰、工整，一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)存放，作為查找檔案的索引。（四）檔案裝訂1.將整理好的文件材料按照順序依次裝訂成冊(cè)，一般采用左側(cè)裝訂，便于翻閱和保存。2.裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的整齊、牢固，不得壓字、掉頁(yè)。對(duì)于紙張過(guò)大或過(guò)小的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊或粘貼處理，使其規(guī)格統(tǒng)一。3.在文件的左上角或右上角加蓋檔案章，檔案章應(yīng)注明檔案類別、年度、保管期限等信息。（五）檔案歸檔1.各部門兼職檔案員應(yīng)定期將整理好的檔案移交至檔案管理部門。移交時(shí)應(yīng)填寫(xiě)檔案移交清單，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案管理部門對(duì)接收的檔案進(jìn)行審核，檢查檔案的編制質(zhì)量是否符合要求，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門進(jìn)行整改。3.審核合格的檔案按照檔案編號(hào)順序上架存放，并建立檔案臺(tái)賬，記錄檔案的入庫(kù)時(shí)間、保管期限、存放位置等信息。五、檔案保管（一）保管場(chǎng)所公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫(kù)房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案柜、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防火防盜設(shè)備等，確保檔案的安全保管。（二）保管期限檔案保管期限分為永久、長(zhǎng)期和短期三種。具體劃分標(biāo)準(zhǔn)如下：1.永久保管的檔案：凡是反映公司主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)公司有長(zhǎng)遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，如公司章程、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、重要會(huì)議記錄、重大合同協(xié)議等，應(yīng)永久保管。2.長(zhǎng)期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案，主要包括公司一般性業(yè)務(wù)文件、重要項(xiàng)目資料等。3.短期保管的檔案：保管期限為15年以下的檔案，如一般性的通知、簡(jiǎn)報(bào)、臨時(shí)性文件等。（三）檔案清查1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，重點(diǎn)檢查檔案的數(shù)量、保管狀況、編制質(zhì)量等。2.在清查過(guò)程中，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)采取措施進(jìn)行處理，并查明原因，追究相關(guān)人員的責(zé)任。3.清查結(jié)束后，應(yīng)編寫(xiě)檔案清查報(bào)告，總結(jié)檔案管理工作中的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施和建議。六、檔案利用（一）利用范圍公司員工因工作需要，可查閱、借閱、復(fù)印檔案。查閱、借閱檔案應(yīng)填寫(xiě)申請(qǐng)表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理部門辦理相關(guān)手續(xù)。（二）利用方式1.查閱：?jiǎn)T工可在檔案管理部門指定的場(chǎng)所查閱檔案，查閱時(shí)應(yīng)保持安靜，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損。2.借閱：如需借閱檔案，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)表，注明借閱期限、用途等信息，經(jīng)批準(zhǔn)后辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)?。簩?duì)于確需復(fù)印的檔案，應(yīng)填寫(xiě)復(fù)印申請(qǐng)表，經(jīng)批準(zhǔn)后由檔案管理部門工作人員代為復(fù)印，并加蓋檔案管理部門印章。（三）利用登記檔案管理部門應(yīng)對(duì)檔案利用情況進(jìn)行詳細(xì)登記，包括利用時(shí)間、利用人姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案名稱及數(shù)量等信息。登記記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢。七、檔案保密（一）保密措施1.檔案管理部門應(yīng)建立健全檔案保密制度，明確保密責(zé)任，加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的保密教育。2.檔案庫(kù)房應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無(wú)關(guān)人員進(jìn)入。檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案信息。3.對(duì)涉及公司機(jī)密的檔案，應(yīng)采取加密存儲(chǔ)、專人保管等措施，確保檔案信息的安全。（二）保密期限檔案保密期限應(yīng)根據(jù)檔案內(nèi)容的敏感程度和重要性確定，一般與檔案保管期限相同。對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的檔案，保密期限可適當(dāng)延長(zhǎng)。（三）解密程序