清算檔案制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司清算檔案管理，確保清算檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于清算工作的順利開(kāi)展以及后續(xù)查詢、利用和維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司進(jìn)入清算程序后涉及的各類檔案管理工作，包括但不限于清算申請(qǐng)文件、資產(chǎn)清查資料、債權(quán)債務(wù)清單、清算會(huì)議記錄、審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、法律文件、稅務(wù)資料以及其他與清算相關(guān)的文件和資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司清算過(guò)程中的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。2.完整性原則：涵蓋清算工作全過(guò)程的各類文件資料，確保無(wú)遺漏，保持檔案體系的完整性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司商業(yè)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密、個(gè)人隱私等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的程序和要求，確保檔案整理、歸檔、保管、利用等環(huán)節(jié)規(guī)范有序。二、檔案管理職責(zé)分工（一）清算組1.負(fù)責(zé)組織和協(xié)調(diào)清算檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)、完整。2.對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行初步審核，保證檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。3.按照本制度規(guī)定的流程，辦理檔案的移交、保管和查閱等手續(xù)。（二）檔案管理部門1.設(shè)立專門的清算檔案保管區(qū)域，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、防火防潮防蟲設(shè)施等，確保檔案安全存放。2.制定檔案分類方案和編號(hào)規(guī)則，對(duì)清算檔案進(jìn)行科學(xué)分類和編號(hào)，便于查找和管理。3.負(fù)責(zé)檔案的日常保管、維護(hù)和定期檢查，對(duì)破損、變質(zhì)等檔案及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或處理。4.根據(jù)規(guī)定，為經(jīng)授權(quán)的人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。（三）相關(guān)業(yè)務(wù)部門1.在清算過(guò)程中，各業(yè)務(wù)部門應(yīng)及時(shí)將本部門產(chǎn)生的與清算相關(guān)的文件資料移交清算組，確保檔案的及時(shí)歸集。2.配合清算組和檔案管理部門，提供檔案整理、審核所需的相關(guān)信息和協(xié)助。（四）監(jiān)督部門1.對(duì)清算檔案管理工作進(jìn)行全程監(jiān)督，檢查檔案管理是否符合本制度及相關(guān)規(guī)定。2.對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門進(jìn)行改進(jìn)，確保檔案管理工作規(guī)范、有效。三、檔案收集與整理（一）收集范圍1.清算申請(qǐng)階段：包括向法院提交的清算申請(qǐng)書、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本、公司章程、股東會(huì)決議等相關(guān)文件。2.資產(chǎn)清查階段：資產(chǎn)盤點(diǎn)表、固定資產(chǎn)清單、流動(dòng)資產(chǎn)明細(xì)、無(wú)形資產(chǎn)評(píng)估資料、對(duì)外投資情況說(shuō)明等。3.債權(quán)債務(wù)清理階段：債權(quán)債務(wù)清單、債權(quán)人申報(bào)資料、債務(wù)確認(rèn)文件、合同協(xié)議、往來(lái)賬目明細(xì)等。4.清算會(huì)議階段：清算會(huì)議通知、會(huì)議記錄、決議文件、參會(huì)人員簽到表等。5.審計(jì)與評(píng)估階段：審計(jì)報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、專項(xiàng)審計(jì)資料、評(píng)估機(jī)構(gòu)資質(zhì)證明等。6.法律事務(wù)處理階段：訴訟案件相關(guān)文件，如起訴狀、答辯狀、判決書、裁定書等；律師函、法律意見(jiàn)書、和解協(xié)議等。7.稅務(wù)處理階段：稅務(wù)申報(bào)資料、納稅憑證、稅務(wù)審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)處理決定書等。8.其他與清算有關(guān)的文件資料，如清算公告、清算費(fèi)用支出明細(xì)、員工安置方案、財(cái)產(chǎn)分配方案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，在文件資料形成或收到之日起[X]個(gè)工作日內(nèi)，將相關(guān)資料移交清算組。2.移交的檔案應(yīng)齊全完整，原件與復(fù)印件一致，復(fù)印件需注明“與原件核對(duì)一致”并加蓋部門公章。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其內(nèi)容完整、格式合規(guī)，并按照規(guī)定的存儲(chǔ)方式和命名規(guī)則進(jìn)行保存，同時(shí)提供相應(yīng)紙質(zhì)打印件一并移交。（三）整理方法1.清算組收到檔案資料后，應(yīng)按照檔案分類方案進(jìn)行初步整理。2.對(duì)每份文件資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識(shí)別和查詢。編號(hào)規(guī)則如下：采用[編號(hào)位數(shù)]位數(shù)字編號(hào)，前[X]位表示檔案類別，中間[X]位表示年份，后[X]位為流水號(hào)。例如，“1012023001”，其中“101”表示資產(chǎn)清查類檔案，“2023”表示年份，“001”為該類檔案的流水號(hào)。3.按照文件資料的性質(zhì)、時(shí)間順序等進(jìn)行分類排序，同一類別的文件應(yīng)集中存放，并附上文件目錄清單。4.對(duì)文件資料進(jìn)行裝訂或裝盒，確保整齊、牢固，便于保管和查閱。對(duì)于紙張較大或較多的文件，可采用折疊等方式進(jìn)行整理，使其規(guī)格統(tǒng)一。四、檔案歸檔（一）歸檔流程1.整理后的檔案經(jīng)清算組負(fù)責(zé)人審核無(wú)誤后，填寫檔案歸檔清單，注明檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源等信息。2.檔案管理部門根據(jù)歸檔清單接收檔案，并進(jìn)行再次核對(duì)。核對(duì)無(wú)誤后，將檔案存入專門的檔案柜或存儲(chǔ)設(shè)備中，并在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行登記。3.建立檔案索引目錄，將檔案編號(hào)、名稱、存放位置等信息錄入索引目錄表，方便快速查找檔案。索引目錄應(yīng)定期更新，確保與實(shí)際檔案存放情況一致。（二）歸檔期限清算過(guò)程中形成的各類檔案應(yīng)在相關(guān)工作結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成歸檔。對(duì)于重大復(fù)雜的清算項(xiàng)目，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)延長(zhǎng)歸檔期限，但最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）特殊檔案處理1.對(duì)于涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密、個(gè)人隱私等特殊檔案，應(yīng)按照國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和公司保密制度進(jìn)行單獨(dú)保管，并采取加密存儲(chǔ)、限制查閱權(quán)限等特殊措施。2.對(duì)于電子檔案，應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份存儲(chǔ)的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照相同的編號(hào)和分類方式進(jìn)行管理。五、檔案保管（一）保管設(shè)施1.檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫(kù)房，庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能。2.配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、密集架、溫濕度計(jì)、滅火器、防蟲藥、除濕機(jī)等，確保檔案存放環(huán)境適宜。3.對(duì)檔案庫(kù)房進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保設(shè)施設(shè)備正常運(yùn)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)修復(fù)或更換。（二）保管期限與銷毀1.清算檔案的保管期限根據(jù)國(guó)家法律法規(guī)和公司實(shí)際情況確定。一般情況下，清算檔案應(yīng)保管[X]年，涉及重要債權(quán)債務(wù)、稅務(wù)處理、法律糾紛等事項(xiàng)的檔案，保管期限應(yīng)適當(dāng)延長(zhǎng)。2.保管期滿后，由檔案管理部門提出銷毀意見(jiàn)，填寫檔案銷毀清單，注明檔案編號(hào)、名稱、保管期限、銷毀原因等信息。3.銷毀清單經(jīng)清算組負(fù)責(zé)人、監(jiān)督部門審核批準(zhǔn)后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀。銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式、參與人員等，并由參與人員簽字確認(rèn)。4.對(duì)于涉及未結(jié)清債權(quán)債務(wù)、法律糾紛等仍需留存?zhèn)洳榈臋n案，不得銷毀，應(yīng)繼續(xù)妥善保管直至相關(guān)事項(xiàng)處理完畢。（三）定期盤點(diǎn)1.檔案管理部門應(yīng)定期對(duì)清算檔案進(jìn)行盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，確保檔案數(shù)量與歸檔清單一致，檔案存放位置準(zhǔn)確無(wú)誤。2.盤點(diǎn)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的檔案缺失、損壞等問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，并采取相應(yīng)的補(bǔ)救措施。如因人為原因造成檔案損失的，應(yīng)追究相關(guān)人員責(zé)任。3.盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)形成盤點(diǎn)報(bào)告，報(bào)告內(nèi)容包括盤點(diǎn)時(shí)間、范圍、結(jié)果、存在問(wèn)題及處理情況等，并報(bào)送清算組負(fù)責(zé)人和監(jiān)督部門備案。六、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員查閱清算檔案，需填寫檔案查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意。2.涉及公司高層管理人員、重要業(yè)務(wù)信息、敏感財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)等檔案的查閱，需經(jīng)清算組負(fù)責(zé)人審批。3.外部單位或個(gè)人查閱清算檔案，應(yīng)持有合法有效的證明文件，如法院調(diào)查令、律師函等，并填寫檔案查閱申請(qǐng)表，經(jīng)清算組負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司法定代表人批準(zhǔn)后方可查閱。（二）借閱程序1.因工作需要借閱清算檔案的，借閱人應(yīng)填寫檔案借閱申請(qǐng)表，詳細(xì)說(shuō)明借閱用途、借閱期限等信息，并按照查閱權(quán)限履行審批手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)審批后的申請(qǐng)表，辦理檔案借閱手續(xù)，向借閱人提供檔案，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱情況。3.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、損壞、丟失。如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請(qǐng)辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱期滿后，借閱人應(yīng)及時(shí)歸還檔案，檔案管理部門對(duì)歸還的檔案進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)與借閱人溝通并追究責(zé)任。（三）查閱與借閱登記1.檔案管理部門應(yīng)建立檔案查閱與借閱登記臺(tái)賬，詳細(xì)記錄查閱或借閱人的姓名、部門、查閱或借閱時(shí)間、檔案編號(hào)、檔案名稱、查閱或借閱用途、審批情況、歸還時(shí)間等信息。2.查閱或借閱登記臺(tái)賬應(yīng)定期進(jìn)行整理和歸檔，作為檔案管理工作的重要記錄資料保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立清算檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、檢索、利用和管理，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。2.通過(guò)信息化手段，確保檔案信息的安全、完整和可追溯，為公司清算工作提供有力的信息支持。（二）數(shù)據(jù)錄入與維護(hù)1.檔案管理部門應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)清算檔案信息化管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)錄入工作，確保錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、及時(shí)。2.對(duì)新形成的檔案資料，應(yīng)在歸檔后[X]個(gè)工作日內(nèi)完成數(shù)據(jù)錄入。對(duì)于已歸檔的紙質(zhì)檔案，應(yīng)逐步進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換，并錄入系統(tǒng)。3.定期對(duì)系統(tǒng)中的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，如檔案信息變更、存放位置調(diào)整等，確保數(shù)據(jù)與實(shí)際檔案情況一致。（三）系統(tǒng)安全與保密1.建立健全檔案信息化管理系統(tǒng)安全管理制度，采取防火墻、加密技術(shù)、用戶認(rèn)證、訪問(wèn)控制等安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露、篡改和非法訪問(wèn)。2.對(duì)系統(tǒng)操作人員進(jìn)行權(quán)限管理，根據(jù)工作需要分配不同的操作權(quán)限，嚴(yán)禁越權(quán)操作。