檔案實(shí)規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。本制度適用于公司各部門及全體員工，旨在規(guī)范檔案管理工作流程，保障公司各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的順利開展，維護(hù)公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司在經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄等檔案，包括但不限于行政文件、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同、技術(shù)資料、人事檔案等。涵蓋公司總部及各分支機(jī)構(gòu)、子公司的檔案管理工作。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映公司各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)情況，確保檔案內(nèi)容的客觀、準(zhǔn)確。2.完整性原則：全面收集、整理公司在各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)產(chǎn)生的檔案，保證檔案的齊全、完整，避免遺漏重要信息。3.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案丟失、損壞、泄露等情況發(fā)生。4.規(guī)范性原則：檔案管理工作應(yīng)遵循國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定，確保檔案的整理、分類、編號、存儲(chǔ)等工作規(guī)范統(tǒng)一。5.便利性原則：注重檔案的利用效率，建立科學(xué)合理的檔案檢索體系，方便公司員工及相關(guān)人員查詢和使用檔案。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司檔案管理制度，并組織實(shí)施和監(jiān)督檢查。2.集中統(tǒng)一管理公司各類檔案，對檔案進(jìn)行分類、編號、整理、存儲(chǔ)及保管。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，負(fù)責(zé)檔案的查詢、借閱、歸還等服務(wù)工作，確保檔案的及時(shí)有效利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定、銷毀，確保檔案的質(zhì)量和價(jià)值。5.組織開展檔案管理培訓(xùn)工作，提高公司員工的檔案管理意識(shí)和業(yè)務(wù)水平。6.參與公司重大活動(dòng)、項(xiàng)目的檔案管理工作，提供檔案管理方面的專業(yè)支持。（二）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、初步分類和臨時(shí)保管工作，確保本部門檔案的齊全、完整。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，及時(shí)提供所需檔案信息。4.負(fù)責(zé)本部門檔案管理工作的日常監(jiān)督和檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告并協(xié)助解決。（三）公司領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1.公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視檔案管理工作，將檔案管理納入公司整體管理體系，對檔案管理工作給予指導(dǎo)和支持。2.審批檔案管理工作中的重要事項(xiàng)，如檔案管理制度的修訂、檔案銷毀計(jì)劃等。3.帶頭遵守檔案管理制度，督促公司員工嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)定。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.公司在日常經(jīng)營管理活動(dòng)中形成的各類文件、資料、記錄，包括但不限于：行政文件：公司發(fā)布的各類通知、決定、報(bào)告、請示、會(huì)議紀(jì)要等。財(cái)務(wù)檔案：會(huì)計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表、審計(jì)報(bào)告、稅務(wù)資料等。業(yè)務(wù)合同：銷售合同、采購合同、租賃合同、服務(wù)合同等各類經(jīng)濟(jì)合同。技術(shù)資料：產(chǎn)品研發(fā)資料、項(xiàng)目技術(shù)文檔、工藝文件、圖紙等。人事檔案：員工個(gè)人基本信息、入職離職資料、培訓(xùn)記錄、考核評價(jià)等。其他檔案：公司獲得的榮譽(yù)證書、資質(zhì)證書、知識(shí)產(chǎn)權(quán)文件等。2.公司員工在工作中形成的與公司業(yè)務(wù)相關(guān)的個(gè)人工作記錄、調(diào)研報(bào)告、工作成果等資料。3.公司對外交流合作中產(chǎn)生的各類文件、協(xié)議、備忘錄等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)檔案收集工作，確保檔案收集的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。2.檔案收集人員應(yīng)及時(shí)收集本部門在各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的檔案，不得拖延或遺漏。3.對于重要文件、緊急文件或需特殊保管的檔案，應(yīng)優(yōu)先收集并及時(shí)移交檔案管理部門。4.收集的檔案應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得擅自涂改、偽造或損毀。（三）整理方法1.檔案管理部門對收集到的檔案進(jìn)行統(tǒng)一整理，按照檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容等進(jìn)行分類。2.分類后的檔案應(yīng)進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則，便于檔案的標(biāo)識(shí)和查詢。3.對每份檔案進(jìn)行編目，編目內(nèi)容包括檔案編號、題名、日期、來源、保管期限等信息，確保檔案信息的完整準(zhǔn)確。4.按照檔案的分類和編號順序，將檔案裝訂成冊或裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明檔案類別、編號、題名等信息。四、檔案的保管（一）保管場所1.公司應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍。3.檔案庫房內(nèi)應(yīng)配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等設(shè)施，以保障檔案的安全。（二）保管方式1.檔案應(yīng)按照分類、編號順序存放，便于查找和管理。2.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，采取不同的保管方式。對于永久保管的檔案，應(yīng)采用紙質(zhì)檔案與電子檔案同時(shí)保存的方式；對于定期保管的檔案，可根據(jù)實(shí)際情況選擇紙質(zhì)檔案或電子檔案保存，但應(yīng)確保檔案的可追溯性。3.電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)在安全可靠的存儲(chǔ)設(shè)備上，并進(jìn)行定期備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。4.對檔案的存放位置應(yīng)建立詳細(xì)的索引目錄，便于快速查找檔案。（三）保管期限1.檔案的保管期限分為永久、定期（10年、30年等）。2.永久保管的檔案主要包括公司設(shè)立、變更、終止等重要文件，公司章程、股東會(huì)議記錄、董事會(huì)決議以及涉及公司重大權(quán)益和重要資產(chǎn)的文件等。3.定期保管的檔案根據(jù)其性質(zhì)和重要程度確定保管期限，如行政文件、財(cái)務(wù)檔案、業(yè)務(wù)合同等一般保管期限為10年或30年，人事檔案等根據(jù)相關(guān)規(guī)定確定保管期限。4.檔案保管期限屆滿后，檔案管理部門應(yīng)會(huì)同相關(guān)部門進(jìn)行鑒定，對確無保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。五、檔案的利用（一）利用范圍1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱公司檔案。2.外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律糾紛等需要，經(jīng)公司批準(zhǔn)后可查閱相關(guān)檔案。3.涉及國家機(jī)密檔案的利用，應(yīng)嚴(yán)格按照國家保密法律法規(guī)的規(guī)定執(zhí)行。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱：員工因工作需要查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，提交至檔案管理部門。檔案管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在檔案庫房中查找相應(yīng)檔案，并安排專人在指定地點(diǎn)提供查閱服務(wù)。查閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成查閱，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。查閱過程中，查閱人員不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容，如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)。2.內(nèi)部借閱：員工因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱檔案的名稱、編號、借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理部門根據(jù)審批結(jié)果，將借閱的檔案交付借閱人員，并要求借閱人員在《檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人或擅自帶出公司。借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如因特殊原因需要延長借閱期限，應(yīng)提前向檔案管理部門申請并辦理續(xù)借手續(xù)。3.外部查閱：外部單位因業(yè)務(wù)合作、審計(jì)、法律糾紛等需要查閱公司檔案，應(yīng)提交正式的查閱申請函，注明查閱檔案的范圍、目的、查閱時(shí)間等信息，并加蓋單位公章。公司相關(guān)部門對查閱申請進(jìn)行審核，審核通過后，由檔案管理部門按照內(nèi)部查閱流程辦理查閱手續(xù)。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案的安全和信息的保密。外部單位如需復(fù)制檔案，應(yīng)按照公司規(guī)定辦理復(fù)制手續(xù)，并支付相應(yīng)的復(fù)制費(fèi)用。（三）利用限制1.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密、財(cái)務(wù)機(jī)密等重要信息的檔案，未經(jīng)公司批準(zhǔn)，不得對外提供或泄露。2.檔案利用人員不得擅自將檔案用于非工作目的或向無關(guān)人員展示檔案內(nèi)容。3.對于借出公司的檔案，借閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守借閱期限和歸還要求，如發(fā)現(xiàn)檔案丟失、損壞等情況，應(yīng)及時(shí)向檔案管理部門報(bào)告并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織1.公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任組長，成員包括各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)專家。2.檔案鑒定工作小組負(fù)責(zé)定期對公司檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的保管期限和價(jià)值，提出檔案銷毀意見。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司檔案管理制度的要求，結(jié)合公司實(shí)際情況，制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)。2.鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)綜合考慮檔案的形成時(shí)間、來源、內(nèi)容、重要程度、保管期限等因素，對檔案的價(jià)值進(jìn)行評估。3.對于反映公司重大歷史事件、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)、核心技術(shù)等具有重要價(jià)值的檔案，應(yīng)予以重點(diǎn)保護(hù)，延長保管期限或列為永久保管檔案。（三）銷毀流程1.檔案鑒定工作小組對擬銷毀的檔案進(jìn)行逐一審核，形成《檔案銷毀清單》，注明檔案名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息。2.《檔案銷毀清單》經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后，由檔案管理部門組織實(shí)施銷毀工作。3.銷毀檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底，防止檔案信息泄露。監(jiān)銷人員應(yīng)在《檔案銷毀記錄》上簽字確認(rèn)銷毀情況。4.銷毀后的檔案應(yīng)在《檔案銷毀清單》上注明銷毀日期、銷毀方式等信息，并將《檔案銷毀清單》和《檔案銷毀記錄》歸檔保存。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)1.建立公司檔案信息化管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲(chǔ)與管理，提高檔案管理的效率和便捷性。2.通過信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享利用，為公司決策提供及時(shí)準(zhǔn)確的檔案支持。3.確保檔案信息化系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保障檔案信息的安全保密。（二）信息化管理措施1.對公司現(xiàn)有檔案進(jìn)行全面數(shù)字化掃描，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。掃描后的電子檔案應(yīng)與紙質(zhì)檔案內(nèi)容一致，并按照檔案分類編號進(jìn)行存儲(chǔ)。2.在檔案信息化管理系統(tǒng)中建立完善的檔案檢索體系，通過關(guān)鍵詞、題名、日期、編號等多種方式進(jìn)行檔案檢索，提高檢索效率。3.加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，對不同人員的檔案訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制。采用加密技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止數(shù)據(jù)泄露。4.定期對檔案信息化系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和功能的不斷完善。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)備份工作，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）電子檔案管理要求1.電子檔案應(yīng)具備與紙質(zhì)檔案同等的法律效力，其格式應(yīng)符合國家規(guī)定和公司要求，確保電子檔案的可讀性和可追溯性。2.電子檔案的元數(shù)據(jù)應(yīng)完整準(zhǔn)確，包括文件題名、日期、來源、作者、格式等信息，以便于檔案的管理和利用。3.對電子檔案的修改、刪除等操作應(yīng)進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和記錄，確保電子檔案的真實(shí)性和完整性。八、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查主體公司檔案管理部門負(fù)責(zé)對公司各部門的檔案管理工作進(jìn)行日常監(jiān)督檢查，定期對檔案管理情況進(jìn)行全面檢查。同時(shí)，公司內(nèi)部審計(jì)部門可對檔案管理工作進(jìn)行專項(xiàng)審計(jì)，確保檔案管理工作符合公司規(guī)定和法律法規(guī)要求。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、保管、利用、鑒定銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.各部門兼職檔案員的工作履職情況，是否認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)，檔案管理工作是否規(guī)范有序。3.檔案庫房的安全管理情況，包括防火、防潮、防蟲、防盜等措施是否落實(shí)到位。4.檔案信息化管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，數(shù)據(jù)備份、安全保密等措施是否有效。（三）問題整改1.對于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。2.責(zé)任部門應(yīng)針對存在的問題制定詳細(xì)的整改措施，并認(rèn)真組織實(shí)施。整改完成后，應(yīng)向檔案管理部門提交整改報(bào)告。3.檔案管理部門對整改情況進(jìn)行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。對整改不力的部門，將按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)