修訂檔案制度信息一、總則（一）目的為加強公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在檔案形成、收集、整理、保管、利用等過程中的管理活動。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司檔案實行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標準化。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應真實反映公司各項活動的實際情況。3.完整性原則：全面收集、整理公司在各項活動中形成的各類檔案，保證檔案的完整無缺。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。二、檔案管理職責（一）檔案管理部門職責1.負責制定和完善公司檔案管理制度，并組織實施。2.集中管理公司各類檔案，包括文書檔案、科技檔案、財務檔案、人事檔案、業(yè)務檔案等。3.對各部門檔案管理工作進行監(jiān)督、指導和檢查，確保檔案管理工作符合規(guī)定要求。4.負責檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等基礎(chǔ)工作，提高檔案管理的規(guī)范化水平。5.建立健全檔案檢索體系，方便檔案的查詢和利用。6.負責檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。7.按照規(guī)定向有關(guān)部門和單位提供檔案查閱、借閱服務，并做好登記和跟蹤管理。8.定期對檔案進行鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。（二）各部門檔案管理職責1.各部門應指定專人負責本部門檔案的收集、整理和保管工作，確保檔案的及時、準確歸檔。2.按照公司檔案管理制度的要求，定期將本部門形成的檔案移交至檔案管理部門。3.在檔案形成過程中，嚴格按照檔案管理要求進行規(guī)范操作，保證檔案質(zhì)量。4.積極配合檔案管理部門的工作，接受檔案管理部門的監(jiān)督、指導和檢查。（三）檔案管理人員職責1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，嚴格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負責檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、利用等，確保檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)。3.熟悉檔案管理業(yè)務，掌握檔案管理的基本知識和技能方法，不斷提高檔案管理水平。4.保守檔案機密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容，確保檔案信息安全。5.定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進措施和建議，不斷完善檔案管理工作。三、檔案的分類與編號（一）檔案分類1.文書檔案：主要包括公司在行政管理、黨群工作、經(jīng)營管理等活動中形成的各類文件材料。2.科技檔案：涵蓋公司在科研、生產(chǎn)、技術(shù)改造等活動中形成的技術(shù)文件、圖紙、報告等。3.財務檔案：包含公司財務預算、決算、會計憑證、賬簿、報表等財務方面的檔案。4.人事檔案：涉及員工個人基本信息、履歷、考核、獎懲、工資等方面的檔案。5.業(yè)務檔案：根據(jù)公司不同業(yè)務類型，如市場營銷、客戶服務、項目管理等活動中形成的檔案。（二）檔案編號1.檔案編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性、穩(wěn)定性和擴展性原則。2.文書檔案編號：采用年度保管期限流水號的方式，如2023長期001。3.科技檔案編號：結(jié)合項目編號或?qū)I(yè)分類進行編制，如項目X技術(shù)文件01。4.財務檔案編號：按照會計年度和檔案類別進行編號，如2023會計憑證001。5.人事檔案編號：以員工工號為基礎(chǔ)進行編制，如工號001人事檔案。6.業(yè)務檔案編號：根據(jù)業(yè)務流程和檔案類別進行編號，如業(yè)務項目A客戶資料01。四、檔案的收集與整理（一）檔案收集1.各部門應明確檔案收集范圍和責任人，確保檔案及時、完整收集。2.檔案形成部門應在文件材料辦理完畢后，按照檔案管理要求進行整理，定期移交至檔案管理部門。移交時應填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。3.對于重要活動、項目等形成的檔案，檔案管理部門應提前介入，指導檔案收集工作，確保檔案的全面性和準確性。4.公司員工離職時，所在部門應督促其將個人保管的檔案資料全部移交至檔案管理部門。（二）檔案整理1.檔案管理部門收到檔案后，應按照檔案分類標準對檔案進行整理。2.文書檔案應按照文件的形成時間、來源、內(nèi)容等進行分類排序，去除重復、無效文件，進行編目和裝訂。3.科技檔案應按照項目或?qū)I(yè)分類，對圖紙、文件等進行分類整理，建立準確的檔案目錄。4.財務檔案應按照會計憑證、賬簿、報表等類別進行整理，確保財務數(shù)據(jù)的準確性和完整性。5.人事檔案應按照員工個人信息、履歷、考核、獎懲等內(nèi)容進行分類整理，建立規(guī)范的人事檔案庫。6.業(yè)務檔案應根據(jù)業(yè)務流程和檔案類別進行整理，便于查詢和利用。五、檔案的保管（一）保管場所1.公司應設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應保持清潔、通風良好，溫度控制在14℃24℃，相對濕度控制在45%60%。3.檔案庫房應配備必要的消防器材、防蟲藥品、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備等，確保檔案安全。（二）保管方式1.檔案應按照分類和編號順序上架存放，便于查找和管理。2.對于重要檔案和電子檔案，應采取備份存儲的方式，防止數(shù)據(jù)丟失。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。4.對破損、褪色的檔案應及時進行修復或復制，確保檔案的完整性。（三）檔案保密1.嚴格遵守國家保密法律法規(guī)，對涉及公司機密的檔案進行嚴格保密。2.檔案管理人員應簽訂保密協(xié)議，明確保密責任和義務。3.檔案查閱、借閱應嚴格履行審批手續(xù)，限制查閱范圍，防止檔案信息泄露。4.非檔案管理部門人員未經(jīng)批準不得進入檔案庫房。六、檔案的利用（一）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、內(nèi)容和期限，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員查閱公司檔案，應持有單位介紹信，經(jīng)公司分管領(lǐng)導批準后，方可查閱。查閱時應在檔案管理部門指定地點進行，不得擅自摘抄、復制檔案內(nèi)容。3.借閱檔案應填寫檔案借閱申請表，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人審批后，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期，應辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人員應妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、污損、丟失檔案。歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查，如發(fā)現(xiàn)問題，應及時追究借閱人員責任。（二）檔案復制1.因工作需要復制檔案，應填寫檔案復制申請表，注明復制內(nèi)容、用途和數(shù)量，經(jīng)所在部門負責人審批后，到檔案管理部門辦理復制手續(xù)。2.檔案管理人員應按照規(guī)定進行復制操作，確保復制件與原件一致。復制件應加蓋檔案管理部門印章，并注明“復制件”字樣。3.復制檔案應嚴格控制數(shù)量，防止過度復制導致檔案信息泄露。（三）檔案統(tǒng)計與分析1.檔案管理部門應建立檔案統(tǒng)計臺賬，對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計。2.定期對檔案利用情況進行分析，了解檔案需求動態(tài)，為檔案管理工作提供決策依據(jù)。3.根據(jù)檔案統(tǒng)計和分析結(jié)果，及時調(diào)整檔案管理策略和方法，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。七、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限和價值。2.成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務部門人員和專業(yè)技術(shù)人員組成。鑒定小組應按照檔案鑒定標準，對檔案逐一進行審查和評估。3.檔案鑒定應根據(jù)檔案的形成時間、內(nèi)容、重要性等因素，綜合判斷檔案的保存價值，確定保管期限為永久、長期（[X]年）、短期（[X]年）。（二）檔案銷毀1.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)檔案鑒定小組審核批準后，進行銷毀處理。2.檔案銷毀應填寫檔案銷毀申請表，注明銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限等信息，經(jīng)公