文件管理檔案制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織文件管理與檔案工作，確保文件資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門及全體員工在工作中形成的各類文件、檔案的管理。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則：公司/組織的文件管理與檔案工作由專門部門集中負責，確保文件資料的統(tǒng)一收集、整理、保管和利用。2.真實性原則：文件資料應(yīng)如實反映工作實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋公司/組織運營過程中的各類文件，保證文件資料的全面性。4.時效性原則：及時對文件進行處理、歸檔，確保文件的現(xiàn)行效用。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的文件資料，嚴格保密，防止泄露。二、文件管理（一）文件分類1.行政文件：包括公司/組織的規(guī)章制度、會議紀要、工作計劃與總結(jié)、通知、報告等。2.業(yè)務(wù)文件：與公司/組織業(yè)務(wù)活動相關(guān)的合同、協(xié)議、項目文檔、業(yè)務(wù)報表等。3.技術(shù)文件：技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標準等方面的文件。4.財務(wù)文件：財務(wù)報表、預(yù)算、審計報告等。5.人事文件：員工檔案、招聘資料、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件。（二）文件起草與審核1.文件起草：各部門根據(jù)工作需要負責起草相關(guān)文件，內(nèi)容應(yīng)準確、清晰、簡潔。起草人應(yīng)注明文件的主題、適用范圍、主要內(nèi)容、起草日期等。2.文件審核：文件起草完成后，需經(jīng)部門負責人審核。審核重點包括文件內(nèi)容的合法性、合理性、準確性，格式的規(guī)范性等。審核通過后，方可提交上級審批。（三）文件審批1.一般性文件：由部門負責人審批后即可生效。2.重要文件：涉及公司/組織重大決策、政策調(diào)整、資金使用等重要事項的文件，需經(jīng)公司/組織高層領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批意見：審批人應(yīng)在文件上簽署明確的審批意見，如同意、修改后同意、不同意等，并注明審批日期。（四）文件編號1.編號規(guī)則：為便于文件管理和查詢，對文件進行統(tǒng)一編號。編號應(yīng)體現(xiàn)文件類別、年份、順序號等信息。例如，行政文件編號格式為：XZ[年份][順序號]，業(yè)務(wù)文件編號格式為：YW[年份][順序號]等。2.編號分配：文件編號由文件管理部門負責統(tǒng)一分配，確保編號的唯一性。（五）文件印發(fā)1.文件印發(fā)部門：經(jīng)審批后的文件，由文件起草部門負責印發(fā)。印發(fā)時應(yīng)確保文件格式規(guī)范、內(nèi)容清晰。2.印發(fā)份數(shù)：根據(jù)文件的使用范圍和實際需要確定印發(fā)份數(shù)，避免浪費。3.文件發(fā)放記錄：建立文件發(fā)放記錄，詳細記錄文件發(fā)放的日期、部門、人員等信息，以便跟蹤文件去向。（六）文件簽收與登記1.文件簽收：接收文件的部門或人員應(yīng)及時簽收文件，并在文件簽收單上簽字確認。簽收單應(yīng)注明文件名稱、編號、簽收日期等信息。2.文件登記：文件管理部門應(yīng)對收到的文件進行詳細登記，記錄文件的來源、類別、編號、標題、日期、份數(shù)等信息，建立文件臺賬。（七）文件傳閱1.傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要確定文件的傳閱范圍，確保相關(guān)人員及時了解文件精神。2.傳閱方式：采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱等方式進行。傳閱過程中，傳閱人應(yīng)在傳閱記錄上簽字，注明傳閱日期。3.傳閱期限：明確文件的傳閱期限，并及時提醒傳閱人，避免文件積壓。（八）文件使用與保管1.文件使用：員工因工作需要使用文件時，應(yīng)向文件管理部門辦理借閱手續(xù)，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。借閱人不得擅自復(fù)印、轉(zhuǎn)借文件。2.文件保管：文件管理部門應(yīng)設(shè)置專門的文件保管場所，配備必要的保管設(shè)備，確保文件的安全。對重要文件應(yīng)進行備份存儲，防止文件丟失或損壞。（九）文件清理與銷毀1.文件清理：定期對文件進行清理，清理范圍包括已過期、已失效、不再使用的文件。2.文件銷毀：對需要銷毀的文件，應(yīng)填寫文件銷毀申請表，經(jīng)部門負責人審核，報公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準后，由專人負責銷毀。銷毀過程應(yīng)進行記錄，包括銷毀日期、文件名稱、編號、份數(shù)等信息。三、檔案管理（一）檔案分類1.文書檔案：包括公司/組織在行政管理活動中形成的各類文件材料，如上級文件、公司文件、會議文件、工作計劃與總結(jié)等。2.科技檔案：與公司/組織技術(shù)研發(fā)、生產(chǎn)、工程建設(shè)有關(guān)的文件材料，如科研項目檔案、產(chǎn)品檔案、工程圖紙等。3.會計檔案：公司/組織在財務(wù)管理活動中形成的會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報表等文件材料。4.人事檔案：員工個人的基本信息、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)記錄、績效考核等文件材料。5.業(yè)務(wù)檔案：公司/組織在業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的合同、協(xié)議、業(yè)務(wù)報表、客戶資料等文件材料。（二）檔案收集1.收集范圍：各部門應(yīng)按照檔案管理要求，及時將本部門在工作中形成的具有保存價值的文件材料收集齊全，移交檔案管理部門。2.收集時間：檔案收集應(yīng)定期進行，一般每年一次。重要文件應(yīng)隨時收集歸檔。3.收集要求：收集的文件材料應(yīng)齊全完整、真實準確、格式規(guī)范，同時應(yīng)注明文件的形成日期、來源、保管期限等信息。（三）檔案整理1.分類整理：檔案管理部門按照檔案分類標準，對收集到的文件材料進行分類整理，確保檔案的系統(tǒng)性和邏輯性。2.編號編目：為整理好的檔案編制唯一的編號，并進行編目，包括檔案名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息，便于查詢和利用。3.裝訂編頁：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，去除金屬物，編寫頁碼，確保檔案的整齊美觀。（四）檔案鑒定1.鑒定原則：根據(jù)檔案的歷史價值、現(xiàn)實利用價值和保管期限，對檔案進行科學(xué)鑒定。2.鑒定方法：成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門和相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)組成。鑒定小組根據(jù)檔案鑒定標準，對檔案進行逐卷鑒定，確定檔案的保管期限。3.保管期限劃分：檔案保管期限分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。（五）檔案保管1.保管場所：檔案管理部門應(yīng)設(shè)置專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.保管設(shè)備：配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案架、檔案盒、溫濕度計、滅火器等。3.檔案存放：按照檔案類別、保管期限等進行分類存放，便于查找和管理。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，并定期進行檢查和維護。（六）檔案利用1.利用范圍：公司/組織內(nèi)部員工因工作需要可查閱、借閱檔案。外部單位查閱檔案需經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準，并辦理相關(guān)手續(xù)。2.利用方式：提供檔案原件查閱、借閱，或根據(jù)利用者需求提供檔案復(fù)印件。查閱、借閱檔案應(yīng)在檔案管理部門指定的場所進行，不得擅自將檔案帶出。3.利用登記：建立檔案利用登記制度，詳細記錄利用檔案的日期、利用者姓名、部門、利用目的、查閱或借閱檔案的名稱和編號等信息。（七）檔案統(tǒng)計1.統(tǒng)計內(nèi)容：對檔案的收集、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，包括檔案數(shù)量、種類、利用人次、利用效果等。2.統(tǒng)計報表：定期編制檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門和公司/組織領(lǐng)導(dǎo)匯報檔案管理工作情況，為決策提供依據(jù)。（八）檔案移交1.移交范圍：公司/組織因機構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，需要將檔案移交給其他單位或部門時，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進行移交。2.移交手續(xù)：辦理檔案移交手續(xù)時，應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。移交清單應(yīng)注明檔案名稱、編號、數(shù)量、保管期限等信息。3.移交監(jiān)督：檔案管理部門應(yīng)對檔案移交過程進行監(jiān)督，確保檔案移交的完整和準確。四、信息化管理（一）文件與檔案數(shù)字化1.數(shù)字化范圍：對具有重要保存價值的文件和檔案進行數(shù)字化處理，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。2.數(shù)字化標準：遵循國家相關(guān)標準和規(guī)范，確保數(shù)字化文件和檔案的質(zhì)量。3.數(shù)字化流程：包括文件掃描、圖像處理、數(shù)據(jù)掛接、存儲等環(huán)節(jié)，確保數(shù)字化成果的準確性和完整性。（二）文件與檔案管理系統(tǒng)建設(shè)1.系統(tǒng)功能：建立文件與檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)文件的起草、審核、審批、印發(fā)、簽收、登記、傳閱、使用、保管、清理、銷毀以及檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等全過程的信息化管理。2.系統(tǒng)安全：加強文件與檔案管理系統(tǒng)的安全防護，設(shè)置用戶權(quán)限管理，防止數(shù)據(jù)泄露和非法訪問。3.系統(tǒng)維護：定期對文件與檔案管理系統(tǒng)進行維護和升級，確保系統(tǒng)的正常運行。（三）電子文件與檔案管理1.電子文件生成與處理：規(guī)范電子文件的生成格式、命名規(guī)則和處理流程，確保電子文件的真實性、完整性和可讀性。2.電子檔案存儲與備份：采用安全可靠的存儲設(shè)備和存儲方式，對電子檔案進行定期備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.電子文件與檔案利用：通過文件與檔案管理系統(tǒng)提供便捷的電子文件與檔案利用服務(wù)，提高利用效率。五、監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查部門公司/組織設(shè)立專門的監(jiān)督檢查部門，負責對文件管理與檔案工作進行定期或不定期的監(jiān)督檢查。（二）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.文件管理：包括文件的起草、審核、審批、印發(fā)、簽收、登記、傳閱、使用、保管、清理、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理：包括檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用、統(tǒng)計、移交等工作是否規(guī)范。3.信息化管理：文件與檔案數(shù)字化、管理系統(tǒng)建設(shè)及電子文件與檔案管理等是否符合要求。（三）問題整