檔案入檔規(guī)章制度一、總則（一）目的為了加強公司/組織檔案管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性，提高檔案利用效率，特制定本規(guī)章制度。（二）適用范圍本規(guī)章制度適用于公司/組織內(nèi)各部門及全體員工形成的各類檔案的入檔管理。（三）基本原則1.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映公司/組織各項活動的實際情況。2.完整性原則：確保檔案材料齊全、完整，不遺漏重要信息。3.準確性原則：檔案信息準確無誤，數(shù)據(jù)真實可靠。4.規(guī)范性原則：檔案的形成、整理、歸檔應(yīng)符合國家法律法規(guī)及行業(yè)標準的要求，遵循統(tǒng)一的規(guī)范和格式。5.保密性原則：對涉及公司/組織機密的檔案，應(yīng)嚴格保密，防止信息泄露。二、檔案分類及范圍（一）行政檔案1.公司文件：包括公司章程、董事會決議、股東會決議、公司管理制度、各類通知、通報等。2.行政事務(wù)文件：如工作計劃、總結(jié)、報告、會議紀要、活動方案、合同協(xié)議（行政類）等。3.人事檔案：員工個人基本信息、入職離職手續(xù)、薪資福利記錄、培訓(xùn)記錄、考核評價、獎懲情況等。4.資質(zhì)證照檔案：公司營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證、各類資質(zhì)證書、榮譽證書等。（二）財務(wù)檔案1.會計憑證：原始憑證、記賬憑證等。2.會計賬簿：總賬、明細賬、日記賬等。3.財務(wù)報表：資產(chǎn)負債表、利潤表、現(xiàn)金流量表等。4.財務(wù)審計報告：年度審計報告、專項審計報告等。5.稅務(wù)檔案：納稅申報表、稅務(wù)發(fā)票、稅務(wù)審計資料等。（三）業(yè)務(wù)檔案1.銷售業(yè)務(wù)檔案：客戶信息、銷售合同、訂單、銷售報表、市場調(diào)研報告等。2.采購業(yè)務(wù)檔案：供應(yīng)商信息、采購合同、采購訂單、采購發(fā)票、采購報表等。3.生產(chǎn)業(yè)務(wù)檔案：生產(chǎn)計劃、生產(chǎn)工藝文件、產(chǎn)品質(zhì)量檢驗報告、設(shè)備維護記錄、生產(chǎn)報表等。4.研發(fā)業(yè)務(wù)檔案：研發(fā)項目立項報告、研發(fā)方案、實驗數(shù)據(jù)、技術(shù)文檔、專利申請資料等。（四）其他檔案1.基建檔案：工程項目立項文件、設(shè)計圖紙、施工記錄、竣工驗收報告等。2.設(shè)備檔案：設(shè)備采購合同、設(shè)備說明書、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備報廢資料等。3.電子檔案：以電子形式存在的各類文件、數(shù)據(jù)、圖表等，包括辦公自動化系統(tǒng)生成的文件、業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)備份等。三、檔案形成與收集（一）檔案形成要求1.各部門及員工應(yīng)按照公司/組織的業(yè)務(wù)流程和工作要求，及時、準確地形成各類檔案材料。檔案材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。2.涉及多個部門共同辦理的業(yè)務(wù)，主辦部門應(yīng)負責組織協(xié)調(diào)相關(guān)部門及時收集、整理檔案材料，并確保檔案的完整性和準確性。（二）檔案收集職責1.部門職責各部門負責人為本部門檔案收集工作的第一責任人，應(yīng)指定專人負責檔案的收集、整理和初步審核工作。負責收集本部門在日常工作中形成的各類檔案材料，包括紙質(zhì)文件、電子文件、圖表、照片、音像資料等，并按照檔案分類要求進行初步分類整理。2.員工職責員工應(yīng)及時將工作中形成的各類檔案材料移交至本部門檔案管理人員，確保檔案材料的真實性、完整性和及時性。對檔案材料的形成過程進行記錄，以便在需要時能夠提供相關(guān)背景信息和說明。（三）檔案收集時間1.對于日常工作中形成的檔案材料應(yīng)定期收集，一般每月或每季度收集一次。具體收集時間由各部門根據(jù)實際情況自行確定，但應(yīng)確保檔案材料不積壓、不延誤。2.對于重大項目、重要活動等形成的檔案材料，應(yīng)在項目結(jié)束或活動完成后及時收集整理，確保檔案的時效性。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循檔案形成規(guī)律和特點，保持檔案之間的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。2.按照檔案分類方案，對收集到的檔案材料進行分類、編號、編目等整理工作，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。（二）整理方法1.紙質(zhì)檔案整理去除檔案材料上的金屬物，如訂書釘、回形針等。根據(jù)檔案分類方案，對檔案材料進行分類，同類檔案材料按照時間順序或重要程度排列。編寫檔案頁碼，確保頁碼連續(xù)且準確。填寫檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。2.電子檔案整理按照電子文件的類別和內(nèi)容進行分類存儲，建立清晰的文件夾結(jié)構(gòu)。對電子文件進行命名，命名應(yīng)遵循統(tǒng)一的規(guī)則，體現(xiàn)文件的主題和日期等關(guān)鍵信息。建立電子文件索引目錄，便于快速查找和利用。（三）整理要求1.分類準確：嚴格按照檔案分類方案進行分類，確保檔案歸類合理無誤。2.編號規(guī)范：檔案編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于識別和管理。3.編目清晰：檔案目錄應(yīng)填寫完整、準確，字跡清晰，便于查閱。五、檔案歸檔（一）歸檔流程1.各部門檔案管理人員對整理好的檔案進行自查，確保檔案材料齊全、整理規(guī)范。2.將自查合格的檔案移交至公司/組織檔案管理部門。3.檔案管理部門對接收的檔案進行審核，審核內(nèi)容包括檔案的完整性、準確性、規(guī)范性等。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知相關(guān)部門進行整改。4.審核通過的檔案進行歸檔存儲，按照檔案保管期限和存儲方式進行分類存放。（二）歸檔時間1.各部門應(yīng)在每年[具體時間]前，將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交至檔案管理部門。2.對于緊急或特殊情況需要及時歸檔的檔案，應(yīng)在檔案形成后[規(guī)定時間]內(nèi)完成歸檔工作。（三）歸檔要求1.歸檔的檔案應(yīng)保持整理后的原狀，不得擅自更改或抽取檔案材料。2.檔案管理部門應(yīng)建立檔案歸檔臺賬，詳細記錄檔案的歸檔日期、類別、數(shù)量等信息，便于查詢和統(tǒng)計。六、檔案保管（一）保管場所1.公司/組織應(yīng)設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)配備必要的設(shè)施設(shè)備，如空調(diào)、除濕機、消防器材、防蟲藥品、檔案密集架等。（二）保管期限1.永久保管：涉及公司/組織核心機密、重要歷史資料、具有長期保存價值的檔案等，應(yīng)永久保管。2.定期保管：根據(jù)檔案的重要程度和使用頻率，定期保管檔案的期限分為[X]年、[X]年、[X]年等。到期后，經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，可按照規(guī)定程序進行銷毀。（三）保管要求1.檔案應(yīng)按照類別、保管期限分別存放，排列有序，便于查找和利用。2.定期對檔案進行檢查和清點，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時采取措施進行處理，并記錄相關(guān)情況。3.對電子檔案應(yīng)進行定期備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。七、檔案利用（一）利用原則1.檔案利用應(yīng)遵循保密、合法、合理、及時的原則，確保檔案信息的安全和有效利用。2.嚴格按照檔案利用審批程序進行操作，未經(jīng)批準，任何人不得擅自查閱、借閱、復(fù)制檔案。（二）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部員工因工作需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.外部單位因業(yè)務(wù)往來、合作項目等需要查閱、借閱檔案的，應(yīng)經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準，并簽訂保密協(xié)議后，方可進行查閱、借閱。（三）利用程序1.查閱程序內(nèi)部員工查閱檔案，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。外部單位查閱檔案，應(yīng)提交查閱申請函，說明查閱原因、查閱范圍等，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并做好查閱記錄。2.借閱程序內(nèi)部員工借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱期限、借閱用途等信息，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，辦理借閱手續(xù)。外部單位借閱檔案，應(yīng)提交借閱申請函，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，簽訂保密協(xié)議，辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[規(guī)定天數(shù)]，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制程序內(nèi)部員工復(fù)制檔案，應(yīng)填寫《檔案復(fù)制申請表》，注明復(fù)制內(nèi)容、復(fù)制用途等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門辦理復(fù)制手續(xù)。外部單位復(fù)制檔案，應(yīng)提交復(fù)制申請函，經(jīng)公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準后，按照規(guī)定收取復(fù)制費用，并辦理復(fù)制手續(xù)。復(fù)制的檔案應(yīng)加蓋檔案管理部門印章，以確保其真實性和有效性。（四）利用記錄檔案管理部門應(yīng)對檔案利用情況進行詳細記錄，包括利用時間、利用人、利用內(nèi)容、利用方式等信息。利用記錄應(yīng)妥善保存，以備查詢和統(tǒng)計。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則檔案鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴格保密的原則，確保鑒定結(jié)果真實可靠。（二）鑒定組織公司/組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負責人及檔案管理人員組成。鑒定工作小組負責對到期檔案進行鑒定，提出銷毀意見。（三）鑒定方法1.根據(jù)檔案保管期限表，對到期檔案進行逐一核對，確定檔案是否仍具有保存價值。2.綜合考慮檔案的內(nèi)容、來源、形式等因素，對檔案的重要性、時效性、完整性等進行評估，判斷其是否需要繼續(xù)保存。3.征求相關(guān)部門和人員的意見，了解檔案在實際工作中的利用情況，作為鑒定的參考依據(jù)。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定確無保存價值的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細記錄檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案鑒定工作小組組長審核簽字后，報公司/組織相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準。3.批準后的檔案銷毀工作應(yīng)在指定地點進行，由檔案管理部門和相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員應(yīng)確保檔案銷毀徹